Organiser un congrès de franchise sans rien laisser au dernier moment

Un congrès de franchise se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et le programme, puis les intervenants, les inscriptions et la logistique. Le nombre de participants détermine la salle, le traiteur, les badges, les chambres et le matériel technique. Prévoyez plusieurs vérifications avant le jour J, notamment pour les présentations, les besoins alimentaires et les branchements. Les oublis les plus gênants concernent souvent les informations pratiques envoyées trop tard et les repas spéciaux mal identifiés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme
2 personnes
3
Confirmer les intervenants
2 personnes
4
Rassembler les informations sur les intervenants
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Réserver des chambres d’hôtel
11
Commander le catering
2 personnes
12
Réserver la technique
13
Envoyer les infos de parking
14
Concevoir les badges
15
Faire imprimer le programme
16
Rassembler les présentations
17
Vérifier les présentations
2 personnes
18
Vérifier la liste des participants
19
Imprimer les badges nominatifs
20
Acheter le matériel
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Étiqueter les repas spéciaux
2 personnes
23
Aménager la chambre froide
2 personnes
24
Trier les badges
2 personnes
25
Préparer la table d'inscription
2 personnes
26
Composer le pack de bienvenue
3 personnes
27
Marquer la disposition de la salle
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
30
Aménager la zone de scène
3 personnes
31
Installer l’écran de projection
2 personnes
32
Raccorder le matériel audio
2 personnes
33
Tester les présentations
2 personnes
34
Régler l’éclairage
2 personnes
35
Approvisionner le comptoir d’accueil
2 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
38
Installer la signalétique
2 personnes

Événement

39
Accueillir les intervenants
2 personnes
40
Enregistrer les participants
4 personnes
41
Servir le café de bienvenue
2 personnes
42
Assurer l’ouverture
2 personnes
43
Animer les présentations
2 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Gérer la technique pendant les sessions
2 personnes
46
Servir les en-cas de pause
3 personnes
47
Animer la pause networking
2 personnes
48
Recueillir les questions des participants
49
Animer le débat
2 personnes
50
Installer le buffet du dîner
4 personnes
51
Servir le buffet du dîner
5 personnes
52
Servir les repas diététiques
2 personnes
53
Récupérer les assiettes et les verres
3 personnes
54
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
55
Servir les amuse-bouches
3 personnes
56
Ravitailler les boissons à l’apéritif
2 personnes
57
Remercier les intervenants
2 personnes
58
Annoncer la clôture
59
Pointage à l’enregistrement
2 personnes

Suivi

60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Apporter la vaisselle à la cuisine
3 personnes
62
Éteindre l’équipement
2 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Nettoyer la cuisine
3 personnes
66
Nettoyer la salle
3 personnes
67
Vérifier les toilettes
68
Rassembler les objets trouvés
69
Gérer la caution et les clés
70
Vérifier le matériel de location
2 personnes
71
Retourner les matériels de location
2 personnes
72
Ranger le stock restant
2 personnes
73
Rassembler les factures et les reçus
74
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables de congrèsqté 12
Tables de buffetqté 6
Table d'inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Lutrin
Portantsqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 130
Cuillères à caféqté 130
Fourchettes de tableqté 130
Couteaux de table basiquesqté 130
Louchesqté 20

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Clés USBqté 4
Chargeurs mobilesqté 4
Glacièresqté 6

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 6
Bannières logoqté 3
Porte-nomsqté 8
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux directionnelsqté 10

Éclairage

Projecteurs LED uplighterqté 8
Lampes de tableqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 8
Plateaux de serviceqté 16
Couverts de serviceqté 20
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pains de glaceqté 20
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le lieu et le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les intervenants, concevoir les invitations et organiser la logistique.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que le programme et les intervenants principaux sont confirmés. Demandez immédiatement les besoins alimentaires, les coordonnées utiles et, si nécessaire, les demandes de chambre d’hôtel.
Demandez les présentations au plus tard 7 jours avant le congrès et testez chaque fichier sur l’ordinateur utilisé sur place. Prévoyez les câbles HDMI, les rallonges, les multiprises et une clé USB de secours.
Envoyez les informations de parking et d’accès au moins 5 jours avant l’événement. Le jour même, placez la table d’inscription à l’entrée, triez les badges par ordre alphabétique et gardez la liste des participants à portée de main.
Comptez les couverts, verres et tasses selon le nombre de participants confirmé, puis ajoutez une marge d’environ 10 %. Étiquetez les repas spéciaux avant l’arrivée des invités et aménagez la chambre froide pour éviter les recherches pendant le service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès de franchise ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et la technique, confirmer les intervenants, traiter les inscriptions et commander le catering sans urgence.
Quand ouvrir les inscriptions pour un congrès de franchise ?: Ouvrez-les dès que la date, le lieu, le programme et les premiers intervenants sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le congrès. Fixez une date de clôture environ 7 jours avant l’événement pour finaliser les repas et les badges.
Quand demander les présentations des intervenants ?: Demandez-les au plus tard 7 jours avant le congrès et vérifiez-les dans les 3 à 5 jours précédant l’événement. Cela laisse le temps de corriger un format, une vidéo ou un problème de connexion.
Quand imprimer les badges nominatifs ?: Faites-le 2 à 3 jours avant le congrès, après une dernière vérification de la liste des participants. Préparez ensuite les badges par ordre alphabétique pour accélérer l’accueil.

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