Zo organiseer je een franchiseconferentie

Begin met de datum, het doel en de gewenste groepsgrootte. Leg daarna de locatie vast, want zaalindeling, catering, techniek, hotelkamers en beursstands hangen daarvan af. Werk vervolgens het programma uit en bevestig sprekers, sponsoren en leveranciers met duidelijke deadlines. In de laatste weken verschuift de aandacht naar aanmeldingen, dieetwensen, presentaties, badges en route-informatie. Een korte technische test en een controle van alle leveringen voorkomen de meeste problemen op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Conferentiedatum vastleggen
2 personen
2
Programma samenstellen
3 personen
3
Sprekers bevestigen
2 personen
4
Locatie reserveren
2 personen
5
Catering reserveren
2 personen
6
Techniek reserveren
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Sponsoren benaderen
2 personen
10
Beursstands indelen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Hotelkamers bevestigen
14
Parkeerinformatie versturen
15
Programma publiceren
2 personen
16
Naamkaartjes ontwerpen
17
Presentaties verzamelen
18
Presentaties controleren
2 personen
19
Drukwerk bestellen
20
Routeborden maken
21
Badges printen
2 personen
22
Conferentiemappen vullen
3 personen
23
Leveringen bevestigen
24
Weersverwachting controleren
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Techniek ophalen
2 personen
27
Materialen sorteren
2 personen
28
Locatie openen
2 personen
29
Ruimtes ventileren
2 personen
30
Registratiebalie opstellen
2 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen plaatsen
4 personen
33
Beursstands opbouwen
4 personen
34
Podiumruimte inrichten
3 personen
35
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
36
Presentaties testen
2 personen
37
Verlichting instellen
2 personen
38
Koffiepunt inrichten
2 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Hapjes klaarzetten
3 personen
41
Conferentiemappen klaarleggen
2 personen
42
Routeborden plaatsen
2 personen
43
Briefing ontvangstteam houden
4 personen

Event

44
Sprekers ontvangen
2 personen
45
Bezoekers registreren
4 personen
46
Badges uitdelen
2 personen
47
Welkomstkoffie serveren
3 personen
48
Opening begeleiden
2 personen
49
Programma aankondigen
50
Presentaties ondersteunen
2 personen
51
Microfoons beheren
52
Dranken bijvullen
3 personen
53
Koffiepunt aanvullen
2 personen
54
Pauzehapjes serveren
3 personen
55
Beursstands begeleiden
2 personen
56
Vragenronde begeleiden
2 personen
57
Dinerbuffet opstellen
4 personen
58
Dinerbuffet serveren
5 personen
59
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
60
Tafels afruimen
3 personen
61
Avondprogramma begeleiden
2 personen
62
Netwerkborrel verzorgen
4 personen
63
Glazen en servies verzamelen
3 personen
64
Gevonden voorwerpen verzamelen
65
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

66
Cateringresten koelen
2 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Ruimtes schoonmaken
4 personen
70
Meubilair terugplaatsen
4 personen
71
Techniek uitschakelen
2 personen
72
Decoratie verwijderen
2 personen
73
Locatie afsluiten
2 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Huurmaterialen retourneren
2 personen
76
Overgebleven catering opruimen
2 personen
77
Bedankmail versturen
78
Facturen controleren
79
Presentaties delen
80
Deelnemerslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Conferentietafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Biertafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 6
Registratietafelaantal 2
Sprekersstoelenaantal 6
Kleedkamertafelsaantal 2
Statafelsaantal 10

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
VGA-adaptersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4
Kabelgotenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 150
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 150
Koffielepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 10
Karaffenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 20
Naambordhoudersaantal 120
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 12
Welkomstbord
Routebordenaantal 8
Standbordjesaantal 12
Pennenbakjesaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledspotsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Broodmandenaantal 8
Koelelementenaantal 16

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma rond vaste wisselmomenten. Reserveer per sessie tijd voor binnenkomst, vragen en het wisselen van presentaties; zonder buffer loopt een ochtendprogramma snel uit.
Bevestig techniek niet alleen op papier. Test beamer, projectiescherm, microfoons, HDMI-kabels, VGA-adapters en presentatieklikker uiterlijk één werkdag vooraf met de laptop die tijdens de conferentie wordt gebruikt.
Sluit de registratie uiterlijk een week voor de conferentie af voor de eerste telling. Gebruik die telling voor naamkaartjes, badges, conferentiemappen, stoelen, koffie, waterglazen en catering.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en stuur de definitieve aantallen minimaal 3 werkdagen vóór het evenement naar de cateraar. Controleer ook of buffettafels, warmhoudbakken en koelboxen klaarstaan.
Maak één draaiboek voor ontvangst, programma, beursstands en leveringen. Neem daarin contactpersonen, aankomsttijden, parkeerinformatie, hotelkamers en een laatste controle van routeborden en weersverwachting op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een franchiseconferentie?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met de datum, locatie en het programma. Bevestig sprekers en techniek uiterlijk 8 weken vooraf en sluit drukwerk en badges af zodra de deelnemerslijst stabiel is.
Wanneer moet ik sprekers voor een franchiseconferentie vastleggen?: Benader sprekers ongeveer 4 tot 6 maanden vóór de conferentie en vraag binnen 2 weken om een definitieve bevestiging. Verzamel hun presentaties uiterlijk 10 werkdagen vooraf, zodat techniek en programma nog gecontroleerd kunnen worden.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een franchiseconferentie?: Stuur een save-the-date 3 tot 4 maanden vooraf en de volledige uitnodiging zodra locatie en programma voldoende vaststaan. Open het aanmeldformulier minimaal 8 weken vóór de conferentie en stuur parkeer- en hotelinformatie uiterlijk 1 week vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de technische voorbereiding?: Reserveer op de opbouwdag minstens 2 uur voor beamer, scherm, geluid, microfoons, kabels, stekkerdozen en presentaties. Doe daarnaast vóór de start een test van 30 minuten met de eerste spreker en controleer een reserve-laptop of adapters.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.