Franchisekonferenz organisieren: die richtige Reihenfolge
Eine Franchisekonferenz gelingt, wenn Inhalt, Teilnehmerlogistik und Technik früh zusammengeführt werden. Lege zuerst Termin und Programm fest, bestätige Referenten und reserviere danach Location, Catering und Technik. Sobald die Anmeldung geöffnet ist, brauchst du einen festen Prozess für Ernährungswünsche, Hotelzimmer und Rückfragen. In den letzten Wochen geht es vor allem um Präsentationen, Namensschilder, Drucksachen, Lieferungen und einen vollständigen Techniktest.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Konferenztermin festlegen
2 Personen
- 2
Programm zusammenstellen
3 Personen
- 3
Referenten bestätigen
2 Personen
- 4
Location reservieren
2 Personen
- 5
Catering reservieren
2 Personen
- 6
Technik reservieren
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldeformular öffnen
- 9
Sponsoren ansprechen
2 Personen
- 10
Messestände einteilen
2 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Hotelzimmer bestätigen
- 14
Parkinformationen versenden
- 15
Programm veröffentlichen
2 Personen
- 16
Namensschilder entwerfen
- 17
Präsentationen sammeln
- 18
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 19
Drucksachen bestellen
- 20
Wegweiser erstellen
- 21
Badges drucken
2 Personen
- 22
Konferenzmappen füllen
3 Personen
- 23
Lieferungen bestätigen
- 24
Wettervorhersage prüfen
- 25
Einkaufen gehen
2 Personen
- 26
Technik abholen
2 Personen
- 27
Materialien sortieren
2 Personen
- 28
Location öffnen
2 Personen
- 29
Räume lüften
2 Personen
- 30
Registrierungstheke aufstellen
2 Personen
- 31
Tische aufstellen
4 Personen
- 32
Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Messestände aufbauen
4 Personen
- 34
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
- 35
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 36
Präsentationen testen
2 Personen
- 37
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 38
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 39
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 40
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 41
Konferenzmappen bereitlegen
2 Personen
- 42
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 43
Briefing für das Empfangsteam durchführen
4 Personen
Event
- 44
Referenten empfangen
2 Personen
- 45
Besucher registrieren
4 Personen
- 46
Namensschilder ausgeben
2 Personen
- 47
Willkommenskaffee servieren
3 Personen
- 48
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
- 49
Programm ankündigen
- 50
Präsentationen unterstützen
2 Personen
- 51
Mikrofone verwalten
- 52
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 53
Kaffeeausgabe auffüllen
2 Personen
- 54
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 55
Messestände betreuen
2 Personen
- 56
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 57
Abendbuffet aufbauen
4 Personen
- 58
Abendbuffet servieren
5 Personen
- 59
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 60
Tische abräumen
3 Personen
- 61
Abendprogramm betreuen
2 Personen
- 62
Networking-Empfang betreuen
4 Personen
- 63
Gläser und Geschirr einsammeln
3 Personen
- 64
Fundsachen sammeln
- 65
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 66
Cateringreste kühlen
2 Personen
- 67
Abfall sammeln
3 Personen
- 68
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 69
Räume reinigen
4 Personen
- 70
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 71
Technik ausschalten
2 Personen
- 72
Dekoration entfernen
2 Personen
- 73
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 74
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 75
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 76
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
- 77
Dankesmail versenden
- 78
Rechnungen prüfen
- 79
Präsentationen teilen
- 80
Teilnehmerliste archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KonferenztischeAnz. 12
- StühleAnz. 120
- BiertischeAnz. 8
- BuffetischeAnz. 6
- RegistrierungstischAnz. 2
- RednerstühleAnz. 6
- UmkleidetischeAnz. 2
- StehtischeAnz. 10
Ausstattung
- BeamerAnz. 2
- ProjektionsleinwandAnz. 2
- LaptopAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 4
- VGA-AdapterAnz. 2
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherAnz. 4
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- PräsentationsklickerAnz. 2
- PowerbanksAnz. 4
- KabelkanäleAnz. 12
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 150
- WeingläserAnz. 120
- TellerAnz. 150
- DesserttellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 150
- KaffeelöffelAnz. 120
- ServierschalenAnz. 20
- ServierzangenAnz. 10
- KaraffenAnz. 12
Dekoration
- TischdeckenAnz. 20
- NamensschildhalterAnz. 120
- WimpelkettenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 12
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 8
- StandbeschilderungAnz. 12
- StiftehalterAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-SpotsAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 8
- BrotkörbeAnz. 8
- KühlelementeAnz. 16
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- MikrofasertücherAnz. 20
- HandseifenspenderAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane das Programm vor der Einladung vollständig genug, damit Dauer, Referenten und Pausen feststehen. Versende Einladungen erst, wenn Anmeldung, vorläufiges Programm und wichtige Anreiseinformationen zusammenpassen.
- Bestätige Catering und Ernährungswünsche nicht erst am Veranstaltungstag. Schließe die Erfassung einige Tage vorher ab und übergib dem Catering eine aktuelle Teilnehmerzahl mit getrennten Angaben zu Allergien und Sonderkost.
- Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, VGA-Adapter, Mikrofone und Lautsprecher gemeinsam. Ein einzelner Adapter oder ein fehlendes Verlängerungskabel kann sonst kurz vor Beginn den gesamten Vortrag verzögern.
- Sammle Präsentationen vor der Konferenz und prüfe sie auf Format, Seitenverhältnis und eingebettete Videos. Lege außerdem Ersatzlösungen wie einen zweiten Adapter und geladene Powerbanks bereit.
- Richte die Registrierung mit Tisch, Namensschildern, Konferenzmappen und Wegweisern so ein, dass sie vor dem Einlass komplett steht. Bestätige Lieferungen und Hotelzimmer spätestens in der letzten Planungswoche; am Veranstaltungstag bleibt dann nur die Ausgabe und Kontrolle.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Franchisekonferenz organisieren?
- Beginne idealerweise mehrere Monate vor dem Termin mit Datum, Programm, Location und Referenten. Catering, Technik und Einladungen sollten feststehen, bevor die Anmeldung geöffnet wird.
- Wann sollte die Anmeldung für eine Franchisekonferenz starten?
- Öffne die Anmeldung, sobald Termin, Ort, Programmrahmen und Teilnahmebedingungen geklärt sind. Für Hotelzimmer und Ernährungswünsche solltest du eine verbindliche Frist von mindestens 7 bis 14 Tagen vor der Konferenz setzen.
- Wie prüft man die Technik für eine Konferenz richtig?
- Führe spätestens am Vortag einen vollständigen Test mit Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofonen, Lautsprechern, Mischpult und allen Kabeln durch. Starte zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor Einlass einen kurzen Funktionstest im aufgebauten Raum.
- Wann müssen Präsentationen und Namensschilder fertig sein?
- Fordere Präsentationen mindestens 3 bis 5 Werktage vor der Konferenz an und prüfe sie danach zentral. Namensschilder, Badges und Konferenzmappen sollten spätestens am Vortag gedruckt, sortiert und am Registrierungstisch bereitliegen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!