Cómo organizar una conferencia de franquicia paso a paso

Organizar una conferencia de franquicia requiere coordinar ponentes, asistentes, patrocinadores, stands y proveedores sin dejar decisiones para el último día. Empieza fijando la fecha y el programa; después confirma el lugar, la técnica, el catering y las personas que intervendrán. La inscripción te dará los datos necesarios para preparar acreditaciones, dietas, habitaciones y materiales. En la fase final, revisa presentaciones, entregas, señalización y el montaje de cada zona.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha de la conferencia
2 personas
2
Elaborar el programa
3 personas
3
Confirmar ponentes
2 personas
4
Reservar el lugar
2 personas
5
Reservar el catering
2 personas
6
Reservar técnica
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Abrir el formulario de inscripción
9
Contactar con los patrocinadores
2 personas
10
Distribuir los stands de la feria
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Confirmar habitaciones de hotel
14
Enviar la información de aparcamiento
15
Publicar el programa
2 personas
16
Diseñar tarjetas de nombre
17
Recopilar las presentaciones
18
Revisar las presentaciones
2 personas
19
Encargar material impreso
20
Crear señales de ruta
21
Imprimir las acreditaciones
2 personas
22
Rellenar carpetas de la conferencia
3 personas
23
Confirmar entregas
24
Comprobar el pronóstico del tiempo
25
Hacer la compra
2 personas
26
Recoger el equipo técnico
2 personas
27
Clasificar los materiales
2 personas
28
Abrir la ubicación
2 personas
29
Ventilar los espacios
2 personas
30
Montar el mostrador de registro
2 personas
31
Montar mesas
4 personas
32
Colocar las sillas
4 personas
33
Montar stands de feria
4 personas
34
Montar el espacio del escenario
3 personas
35
Conectar el equipo de sonido
2 personas
36
Probar presentaciones
2 personas
37
Configurar la iluminación
2 personas
38
Montar el punto de café
2 personas
39
Enfriar las bebidas
2 personas
40
Preparar los aperitivos
3 personas
41
Preparar carpetas de conferencia
2 personas
42
Colocar señales de ruta
2 personas
43
Hacer briefing al equipo de recepción
4 personas

Evento

44
Recibir a los ponentes
2 personas
45
Registrar a los visitantes
4 personas
46
Repartir acreditaciones
2 personas
47
Servir café de bienvenida
3 personas
48
Acompañar la inauguración
2 personas
49
Anunciar el programa
50
Apoyar las presentaciones
2 personas
51
Gestionar micrófonos
52
Rellenar las bebidas
3 personas
53
Reponer el punto de café
2 personas
54
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
55
Guiar los stands de la feria
2 personas
56
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
57
Montar el buffet de cena
4 personas
58
Servir el bufé de cena
5 personas
59
Servir comidas especiales
2 personas
60
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
61
Coordinar el programa de la noche
2 personas
62
Atender el cóctel de networking
4 personas
63
Recoger vasos y vajilla
3 personas
64
Recoger objetos perdidos
65
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

66
Enfriar los restos del catering
2 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Limpiar espacios
4 personas
70
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
71
Apagar la técnica
2 personas
72
Retirar la decoración
2 personas
73
Cerrar el recinto
2 personas
74
Inventariar materiales
2 personas
75
Devolver el material alquilado
2 personas
76
Recoger el catering sobrante
2 personas
77
Enviar correo de agradecimiento
78
Revisar las facturas
79
Compartir las presentaciones
80
Archivar la lista de participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de conferenciacant. 12
Sillascant. 120
Mesas de cervezacant. 8
Mesas de buffetcant. 6
Mesa de registrocant. 2
Sillas para ponentescant. 6
Mesas de vestuariocant. 2
Mesas altascant. 10

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátilcant. 2
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores VGAcant. 2
Micrófonoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 3
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Clic de presentacióncant. 2
Baterías externascant. 4
Canaletas para cablescant. 12
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 150
Platos de postrecant. 120
Cubiertoscant. 150
Cucharillas de cafécant. 120
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 10
Jarrascant. 12

Decoración

Mantelescant. 20
Portanombrescant. 120
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 12
Cartel de bienvenida
Señales de rutacant. 8
Carteles de standcant. 12
Portalápicescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Focos LEDcant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 8
Cestas de pancant. 8
Acumuladores de fríocant. 16

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de enviar invitaciones. Intenta confirmar a los ponentes y reservar el lugar, el catering y la técnica al menos 8 semanas antes; cualquier cambio posterior afecta a las inscripciones y a los patrocinadores.
Abre el formulario de inscripción cuando el programa básico esté confirmado. Pide desde el principio las preferencias dietéticas, la necesidad de habitación y la información de aparcamiento para no tener que perseguir esos datos durante la última semana.
Asigna los stands antes de publicar el plano de la feria. Reserva espacio para circulación y coloca la mesa de registro, las mesas altas y el vestuario de forma que no bloqueen la entrada ni el acceso a las salas.
Recopila las presentaciones varios días antes y pruébalas en el portátil, el proyector, la pantalla, los cables HDMI, los adaptadores VGA y el clic de presentación. Lleva baterías externas y cables de repuesto: una incompatibilidad descubierta justo antes de una ponencia retrasa todo el programa.
Haz una comprobación final 24 horas antes: entregas, acreditaciones, carpetas, señales de ruta, previsión meteorológica, bebidas y equipos de café. Cuenta también micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, regletas y canaletas para cables en la sala donde se usarán.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de franquicia?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite confirmar ponentes, reservar el lugar y los proveedores, abrir inscripciones y corregir datos de dietas, hoteles y aparcamiento antes de imprimir materiales.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones a una conferencia de franquicia?: Envíalas cuando la fecha, el lugar y el programa inicial estén cerrados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Deja al menos 3 semanas de inscripción para obtener preferencias dietéticas y necesidades de alojamiento.
¿Cuándo hay que recoger las presentaciones de los ponentes?: Pídelas como máximo 7 días antes y revisa todos los archivos entre 3 y 5 días antes. Así puedes probar formatos, vídeos, adaptadores y el orden de las diapositivas sin hacerlo durante el montaje.
¿Qué se revisa el día anterior a la conferencia?: El día anterior comprueba las entregas, las acreditaciones, las carpetas, la señalización, el montaje, la técnica, el catering y la previsión del tiempo. Haz el recuento final de sillas, micrófonos, vasos, tazas, cables y regletas antes de cerrar el espacio.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.