Organiser une conférence de franchise sans rien laisser au dernier moment

Une conférence de franchise se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et le programme, puis les intervenants, les partenaires et les inscriptions. Les détails qui prennent le plus de retard sont souvent la technique, les présentations, les badges et les besoins alimentaires. Prévoyez aussi l’accueil des participants, les stands du salon, les chambres d’hôtel et les indications de parking. Ce plan vous aide à répartir les 80 tâches et à vérifier le matériel avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date de la conférence
2 personnes
2
Établir le programme
3 personnes
3
Confirmer les intervenants
2 personnes
4
Réserver le lieu
2 personnes
5
Réserver le catering
2 personnes
6
Réserver la technique
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Contacter les sponsors
2 personnes
10
Aménager les stands du salon
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Confirmer les chambres d'hôtel
14
Envoyer les infos de parking
15
Publier le programme
2 personnes
16
Concevoir les badges nominatifs
17
Rassembler les présentations
18
Vérifier les présentations
2 personnes
19
Commander les imprimés
20
Créer les panneaux de direction
21
Imprimer les badges
2 personnes
22
Remplir les dossiers de conférence
3 personnes
23
Confirmer les livraisons
24
Vérifier les prévisions météo
25
Faire les courses
2 personnes
26
Récupérer le matériel technique
2 personnes
27
Trier les matériaux
2 personnes
28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Aérer les espaces
2 personnes
30
Installer le comptoir d'inscription
2 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Installer les chaises
4 personnes
33
Monter les stands du salon
4 personnes
34
Aménager l’espace de scène
3 personnes
35
Raccorder la sonorisation
2 personnes
36
Tester les présentations
2 personnes
37
Régler l’éclairage
2 personnes
38
Mettre en place le point café
2 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Préparer les en-cas
3 personnes
41
Préparer les dossiers de conférence
2 personnes
42
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
43
Animer le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes

Événement

44
Accueillir les intervenants
2 personnes
45
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
46
Distribuer les badges
2 personnes
47
Servir le café de bienvenue
3 personnes
48
Accompagner l'ouverture
2 personnes
49
Annoncer le programme
50
Soutenir les présentations
2 personnes
51
Gérer les micros
52
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
53
Réapprovisionner le point café
2 personnes
54
Servir les en-cas de pause
3 personnes
55
Accompagner les stands du salon
2 personnes
56
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
57
Installer le buffet du dîner
4 personnes
58
Servir le buffet du dîner
5 personnes
59
Servir les repas diététiques
2 personnes
60
Dégager les tables
3 personnes
61
Encadrer le programme du soir
2 personnes
62
Organiser le cocktail networking
4 personnes
63
Rassembler les verres et la vaisselle
3 personnes
64
Rassembler les objets trouvés
65
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

66
Refroidir les restes du traiteur
2 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer les espaces
4 personnes
70
Remettre le mobilier en place
4 personnes
71
Éteindre la technique
2 personnes
72
Retirer la décoration
2 personnes
73
Fermer le lieu
2 personnes
74
Inventorier le matériel
2 personnes
75
Retourner les matériels de location
2 personnes
76
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
77
Envoyer un e-mail de remerciement
78
Vérifier les factures
79
Partager les présentations
80
Archiver la liste des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de conférenceqté 12
Chaisesqté 120
Tables de bièreqté 8
Tables de buffetqté 6
Table d'inscriptionqté 2
Chaises des intervenantsqté 6
Tables de logeqté 2
Tables hautesqté 10

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs VGAqté 2
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4
Goulottes de câblesqté 12
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 150
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10
Carafesqté 12

Décoration

Nappesqté 20
Porte-nomsqté 120
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 8
Panneaux de standqté 12
Pots à stylosqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 8
Pains de glaceqté 16

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez 8 à 12 semaines avant la conférence par la date, le lieu et le programme. Bloquez rapidement les intervenants, le traiteur et la technique avant de lancer les invitations.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est assez stable, idéalement 6 semaines avant l’événement. Demandez dès le formulaire les allergies, régimes alimentaires, besoins d’accessibilité et éventuelles nuits d’hôtel.
Fixez une date limite pour recevoir les présentations, par exemple 7 jours avant la conférence. Testez ensuite chaque fichier sur l’ordinateur portable prévu, avec le vidéoprojecteur, les câbles HDMI, les adaptateurs et le cliqueur.
Préparez les badges, dossiers et panneaux de direction au moins 3 jours avant l’accueil. Gardez une liste des inscrits mise à jour et prévoyez une table d’inscription séparée du passage vers la salle.
Faites un test technique complet le jour précédent : microphones, haut-parleurs, table de mixage, rallonges, multiprises et goulottes de câbles. Vérifiez aussi les livraisons, la météo, le café, les boissons et la disposition des tables du buffet et des stands.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence de franchise ?: Prévoyez généralement 8 à 12 semaines pour coordonner le lieu, le programme, les intervenants, les inscriptions, le traiteur et la technique. Avec moins de 6 semaines, il faut réduire les choix ou confirmer immédiatement les prestataires prioritaires.
Quand ouvrir les inscriptions à une conférence de franchise ?: Ouvrez le formulaire environ 6 semaines avant l’événement, lorsque la date, le lieu et les grandes lignes du programme sont confirmés. Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant la conférence pour finaliser les badges, le catering et les besoins alimentaires.
Quand demander les présentations des intervenants ?: Demandez les fichiers au plus tard 7 jours avant la conférence, puis vérifiez-les sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur prévus. Conservez une version de secours sur une clé ou un autre support le jour J.
Quand préparer les badges et les dossiers de conférence ?: Préparez les badges et les dossiers 3 jours avant l’événement, après avoir exporté la liste des inscrits. Gardez quelques badges vierges et du matériel d’impression pour les modifications ou inscriptions de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.