Zo organiseer je een franchisebeurs zonder gaten in de planning

Begin met de datum, locatie en beschikbare beursvloer. Daarna leg je de standindeling vast, benader je franchisegevers en publiceer je de voorwaarden en inschrijving. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, werk je deelnemers, standnummers, programma en catering bij elkaar. De laatste weken draaien vooral om bevestigingen, presentaties, techniek, badges en route-informatie. Zo voorkom je dat standhouders op de dag zelf naar hun plek zoeken of dat bezoekers essentiële informatie missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Beursplattegrond maken
2 personen
3
Standindeling bepalen
2 personen
4
Franchisegevers benaderen
2 personen
5
Deelnemersvoorwaarden versturen
6
Inschrijfformulier publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotie op sociale media starten
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Standhouders bevestigen
2 personen
12
Catering reserveren
13
Dranklevering reserveren
14
Techniek reserveren
15
Parkeerinformatie publiceren
16
Programma samenstellen
2 personen
17
Sprekers bevestigen
18
Presentaties verzamelen
19
Standnummers toewijzen
20
Bezoekersbadges voorbereiden
2 personen
21
Standhoudersinformatie drukken
22
Routeborden ontwerpen
23
Laatste bezoekersmail versturen
24
Voorraad controleren
2 personen
25
Boodschappenlijst controleren
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Dranken ophalen
2 personen
28
Locatie openen
2 personen
29
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
31
Standwanden opbouwen
4 personen
32
Standnummers ophangen
2 personen
33
Routeborden plaatsen
2 personen
34
Podiumachterwand plaatsen
3 personen
35
Verlichting aansluiten
2 personen
36
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
37
Registratiebalie inrichten
2 personen
38
Badges per stand klaarleggen
2 personen
39
Promotiemateriaal uitstallen
3 personen
40
Koffiepunt inrichten
2 personen
41
Dranken koud zetten
2 personen
42
Hapjes voorbereiden
3 personen
43
Techniek testen
2 personen
44
Presentaties klaarzetten
45
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
46
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

47
Deuren openen
2 personen
48
Bezoekers registreren
3 personen
49
Badges uitdelen
2 personen
50
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
51
Presentaties begeleiden
2 personen
52
Microfoons beheren
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Koffiepunt aanvullen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Toiletten controleren
59
Standhouders ondersteunen
2 personen
60
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
61
Foto's van het event maken
62
Laatste bezoekers informeren
2 personen
63
Deuren sluiten
2 personen

Nazorg

64
Standmateriaal afbreken
4 personen
65
Techniek uitschakelen
2 personen
66
Promotiemateriaal verzamelen
3 personen
67
Servies verzamelen
2 personen
68
Voedsel gekoeld opslaan
2 personen
69
Afval sorteren
2 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Huurmaterialen retourneren
2 personen
73
Overgebleven drank opslaan
74
Foto's en bestanden archiveren
75
Bedankmail versturen
76
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 24
Bezoekersstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 24
Registratiebalie
Loungefauteuilsaantal 8
Loungetafelsaantal 4
Podium
Kledingrekkenaantal 4
Afsluitbare kastenaantal 6
Standwandenaantal 48
Klaptafelsaantal 8
Krukkenaantal 16

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Theeglazenaantal 150
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 180
Dessertbordjesaantal 150
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 24
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 4
Koelkastenaantal 4
Koelboxenaantal 8
Laptopsaantal 2
Beeldschermenaantal 4
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadpuntenaantal 4
Barcode scannersaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Handtrucksaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 12
Logofoamboardsaantal 24
Bannersaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Plantenaantal 16
Pijlbordenaantal 12
Standnummersaantal 24
Programmabordenaantal 4
Flip-oversaantal 6
Stiftenaantal 24

Catering

Naamkaartjesaantal 250
Lanyardsaantal 250
Programmaboekjesaantal 250
Notitieblokkenaantal 250
Balpennenaantal 250
Draagtasjesaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Servettenaantal 500
Roerstaafjesaantal 300
Papieren rietjesaantal 250
Wegwerpbekersaantal 300
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuigeraantal 2
Schoonmaakkarrenaantal 2
Papieren handdoekenaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Staande lampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 6

Tips

Maak de beursplattegrond voordat je standhouders definitief bevestigt. Reserveer naast de standtafels ook ruimte voor de registratiebalie, bezoekersstoelen, loungeplekken, het podium en looproutes.
Stuur de deelnemersvoorwaarden direct met het inschrijfformulier mee. Vraag daarin ook naar dieetwensen en technische behoeften, zodat catering, beeldschermen, laptops en een projector niet pas in de laatste week geregeld worden.
Plan de standnummers nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd en stuur ze samen met de standhoudersinformatie. Laat standhouders niet zelf een plek kiezen; dat geeft sneller dubbele verwachtingen over zichtbaarheid en voorzieningen.
Verzamel presentaties en bevestig sprekers uiterlijk enkele dagen voor de beurs. Test daarna de laptops, beeldschermen, projector en microfoons op locatie en neem een reserveoplossing voor presentatiemateriaal mee.
Stuur de laatste bezoekersmail kort voor de beurs met programma, parkeerinformatie, routeborden en aanvangstijd. Controleer tegelijk de voorraad van badges, drukwerk, koffie- en theeservies, waterglazen en cateringbenodigdheden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een franchisebeurs organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, beursplattegrond en het benaderen van franchisegevers. Start de promotie zodra het inschrijfformulier en de deelnemersvoorwaarden klaar zijn, bij voorkeur uiterlijk 8 tot 10 weken voor de beurs.
Wanneer moet ik standhouders voor een franchisebeurs bevestigen?: Bevestig standhouders zodra hun inschrijving, voorwaarden en eventuele technische wensen zijn gecontroleerd. Doe dit idealiter 4 tot 6 weken voor de beurs, zodat standnummers, standwanden, tafels, badges en drukwerk nog aangepast kunnen worden.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een franchisebeurs?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief koffie, thee en water. Tel daarna 1 drankje per persoon per extra uur op en houd 10% reserve aan voor sprekers, standhouders en onverwachte drukte.
Wanneer stuur je de laatste bezoekersmail voor een franchisebeurs?: Stuur de laatste bezoekersmail 3 tot 5 dagen voor de beurs. Vermeld daarin het programma, de aanvangstijd, parkeerinformatie, de locatie en eventuele route-instructies, zodat bezoekers niet op de dag zelf naar praktische informatie hoeven te zoeken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.