Cómo organizar una feria de franquicias sin perder el control

Organizar una feria de franquicias empieza mucho antes de abrir las puertas. Primero fija la fecha y el lugar, calcula el espacio de los stands y confirma qué franquiciadores participarán. Después ordena las inscripciones, el programa, la técnica, el catering y la comunicación con visitantes. El día del evento, una distribución clara, acreditaciones listas y señalización visible evitan colas y preguntas repetidas. Este plan te ayuda a seguir la secuencia y a detectar lo que suele quedar para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Crear plano de la feria
2 personas
3
Definir la distribución de los stands
2 personas
4
Contactar con franquiciadores
2 personas
5
Enviar las condiciones de participación
6
Publicar el formulario de inscripción
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Iniciar la promoción en redes sociales
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
12
Reservar el catering
13
Reservar la entrega de bebidas
14
Reservar técnica
15
Publicar información de estacionamiento
16
Elaborar el programa
2 personas
17
Confirmar ponentes
18
Recopilar las presentaciones
19
Asignar números de stand
20
Preparar las acreditaciones de visitantes
2 personas
21
Imprimir la información para los expositores
22
Diseñar carteles de ruta
23
Enviar el último correo a los visitantes
24
Comprobar el inventario
2 personas
25
Comprobar la lista de la compra
26
Hacer la compra
2 personas
27
Recoger las bebidas
2 personas
28
Abrir la ubicación
2 personas
29
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Montar las paredes del stand
4 personas
32
Colgar los números de stand
2 personas
33
Colocar señales de ruta
2 personas
34
Colocar el fondo del escenario
3 personas
35
Conectar la iluminación
2 personas
36
Conectar el equipo de sonido
2 personas
37
Montar el mostrador de registro
2 personas
38
Preparar las acreditaciones por stand
2 personas
39
Exhibir material promocional
3 personas
40
Montar el punto de café
2 personas
41
Enfriar las bebidas
2 personas
42
Preparar aperitivos
3 personas
43
Probar la técnica
2 personas
44
Preparar las presentaciones
45
Realizar el control de seguridad
2 personas
46
Instruir al equipo de registro
2 personas

Evento

47
Abrir las puertas
2 personas
48
Registrar a los visitantes
3 personas
49
Repartir acreditaciones
2 personas
50
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
51
Coordinar presentaciones
2 personas
52
Gestionar micrófonos
53
Servir café y té
2 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Reponer el punto de café
57
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
58
Comprobar los baños
59
Apoyar a los expositores
2 personas
60
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
61
Hacer fotos del evento
62
Informar a los últimos visitantes
2 personas
63
Cerrar las puertas
2 personas

Seguimiento

64
Desmontar el material del stand
4 personas
65
Apagar la técnica
2 personas
66
Recoger material promocional
3 personas
67
Recoger la vajilla
2 personas
68
Guardar los alimentos refrigerados
2 personas
69
Clasificar residuos
2 personas
70
Limpiar el lugar
4 personas
71
Inventariar materiales
2 personas
72
Devolver el material alquilado
2 personas
73
Almacenar las bebidas sobrantes
74
Archivar fotos y archivos
75
Enviar correo de agradecimiento
76
Revisar las facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 24
Sillas para visitantescant. 120
Taburetes de barcant. 24
Mostrador de registro
Butacas loungecant. 8
Mesas de loungecant. 4
Escenario
Percheroscant. 4
Armarios con cierrecant. 6
Paredes para standscant. 48
Mesas plegablescant. 8
Taburetescant. 16

Vajilla

Tazas de cafécant. 150
Vasos de técant. 150
Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 180
Platos de postrecant. 150
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 24
Pinzas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 8
Termoscant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 4
Neverascant. 4
Neveras portátilescant. 8
Portátilescant. 2
Pantallascant. 4
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Puntos de cargacant. 4
Escáneres de códigos de barrascant. 2
Terminales de pagocant. 2
Carretillas de manocant. 2
Maletines de herramientascant. 2

Decoración

Banderas de la empresacant. 12
Pizarras de espuma con logocant. 24
Bannerscant. 12
Mantelescant. 24
Plantascant. 16
Carteles direccionalescant. 12
Números de standcant. 24
Carteles del programacant. 4
Pizarras de hojascant. 6
Rotuladorescant. 24

Catering

Tarjetas de nombrecant. 250
Lanyardscant. 250
Programascant. 250
Bloc de notascant. 250
Bolígrafoscant. 250
Bolsas de manocant. 250
Pulserascant. 250
Servilletascant. 500
Varillas para mezclarcant. 300
Pajitas de papelcant. 250
Vasos desechablescant. 300
Compras

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Aspiradoracant. 2
Carros de limpiezacant. 2
Toallas de papelcant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Lámparas de piecant. 6
Iluminación ambientalcant. 6

Consejos

Define el plano antes de asignar stands. Reserva pasillos suficientemente amplios para el flujo de visitantes y deja una zona separada para el escenario, el registro y las sesiones del programa.
Contacta a los franquiciadores con varias semanas de margen y envíales las condiciones de participación junto con un plazo concreto para inscribirse. Después podrás asignar números de stand sin rehacer el plano.
Cierra pronto las necesidades técnicas de ponentes y expositores: portátiles, pantallas, proyector y sonido. Recopila las presentaciones antes del evento para comprobar formatos y evitar cambios durante la feria.
No esperes a la última semana para reservar catering y bebidas. Usa las inscripciones para calcular café, té, agua y opciones dietéticas, y confirma por separado la hora de entrega y el lugar de descarga.
Prepara la experiencia del visitante como un recorrido: formulario de inscripción, acreditación, carteles de ruta, información de estacionamiento y un último correo. Envía ese correo entre 24 y 48 horas antes con horarios, acceso y programa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de franquicias?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Así tendrás tiempo para reservar el lugar, captar franquiciadores, publicar las inscripciones, preparar la promoción y confirmar técnica, catering y bebidas.
¿Cuándo se debe cerrar la distribución de los stands?: Procura cerrar el plano y la numeración de los stands entre 3 y 4 semanas antes. Deja al menos una semana para imprimir la información de expositores, preparar la señalización y comunicar los números definitivos.
¿Cuándo enviar el último correo a los visitantes?: Envíalo entre 24 y 48 horas antes de la feria. Incluye la hora de apertura, el programa, la información de estacionamiento y cualquier instrucción para recoger la acreditación.
¿Cómo calcular el café y las bebidas para una feria?: Calcula aproximadamente 2 bebidas por visitante para una pausa de una hora y añade un margen del 10 al 15 %. Separa las necesidades de café, té y agua, y confirma las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido de catering.

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