Organiser un salon de la franchise, étape par étape
Un salon de la franchise se prépare d’abord comme un projet commercial, puis comme un événement accueillant. Commencez par fixer la date et le lieu, avant de dessiner le plan du salon et de répartir les stands. Les inscriptions des franchiseurs, la promotion et le programme doivent avancer en parallèle. Dans les dernières semaines, concentrez-vous sur les confirmations, la technique, le catering, la signalétique et les informations pratiques envoyées aux visiteurs.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Créer le plan du salon
2 personnes
- 3
Définir la répartition des stands
2 personnes
- 4
Contacter les franchiseurs
2 personnes
- 5
Envoyer les conditions de participation
- 6
Publier le formulaire d'inscription
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Lancer la promotion sur les réseaux sociaux
- 9
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Confirmer les exposants
2 personnes
- 12
Réserver le catering
- 13
Réserver la livraison des boissons
- 14
Réserver la technique
- 15
Publier les informations de stationnement
- 16
Établir le programme
2 personnes
- 17
Confirmer les intervenants
- 18
Rassembler les présentations
- 19
Attribuer les numéros de stand
- 20
Préparer les badges visiteurs
2 personnes
- 21
Imprimer les informations des exposants
- 22
Concevoir les panneaux d’orientation
- 23
Envoyer le dernier e-mail aux visiteurs
- 24
Vérifier les stocks
2 personnes
- 25
Vérifier la liste des courses
- 26
Faire les courses
2 personnes
- 27
Récupérer les boissons
2 personnes
- 28
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 29
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
- 30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 31
Monter les cloisons de stand
4 personnes
- 32
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
- 33
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
- 34
Installer le fond de scène
3 personnes
- 35
Brancher l’éclairage
2 personnes
- 36
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 37
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 38
Préparer les badges par stand
2 personnes
- 39
Installer le matériel promotionnel
3 personnes
- 40
Mettre en place le point café
2 personnes
- 41
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 42
Préparer les en-cas
3 personnes
- 43
Tester la technique
2 personnes
- 44
Préparer les présentations
- 45
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
- 46
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
Événement
- 47
Ouvrir les portes
2 personnes
- 48
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 49
Distribuer les badges
2 personnes
- 50
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
- 51
Animer les présentations
2 personnes
- 52
Gérer les micros
- 53
Servir le café et le thé
2 personnes
- 54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 56
Réapprovisionner le point café
- 57
Vider les poubelles
2 personnes
- 58
Vérifier les toilettes
- 59
Soutenir les exposants
2 personnes
- 60
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
- 61
Prendre des photos de l’événement
- 62
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 63
Fermer les portes
2 personnes
Suivi
- 64
Démonter le matériel de stand
4 personnes
- 65
Éteindre la technique
2 personnes
- 66
Rassembler le matériel promotionnel
3 personnes
- 67
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 68
Conserver les aliments au frais
2 personnes
- 69
Trier les déchets
2 personnes
- 70
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 71
Inventorier le matériel
2 personnes
- 72
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 73
Stocker les boissons restantes
- 74
Archiver les photos et les fichiers
- 75
Envoyer un e-mail de remerciement
- 76
Vérifier les factures
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de standqté 24
- Chaises pour les visiteursqté 120
- Tabourets de barqté 24
- Comptoir d'inscription
- Fauteuils loungeqté 8
- Tables loungeqté 4
- Scène
- Portants à vêtementsqté 4
- Armoires verrouillablesqté 6
- Panneaux de standqté 48
- Tables pliantesqté 8
- Tabouretsqté 16
Vaisselle
- Tasses à caféqté 150
- Verres à théqté 150
- Verres à eauqté 180
- Verres à vinqté 120
- Assiettesqté 180
- Assiettes à dessertqté 150
- Couvertsqté 180
- Plateaux de serviceqté 24
- Pinces de serviceqté 12
- Pichets à caféqté 8
- Thermosqté 8
Équipement
- Machines à caféqté 4
- Bouilloiresqté 4
- Réfrigérateursqté 4
- Glacièresqté 8
- Ordinateurs portablesqté 2
- Écransqté 4
- Projecteur
- Écran de projection
- Microphones sans filqté 3
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 12
- Points de rechargeqté 4
- Scanners de codes-barresqté 2
- Terminaux de paiementqté 2
- Diablesqté 2
- Boîtes à outilsqté 2
Décoration
- Drapeaux d'entrepriseqté 12
- Panneaux logo en mousseqté 24
- Bannièresqté 12
- Nappesqté 24
- Plantesqté 16
- Panneaux indicateursqté 12
- Numéros de standqté 24
- Panneaux du programmeqté 4
- Chevaletsqté 6
- Marqueursqté 24
Catering
- Badges nominatifsqté 250
- Lanyardsqté 250
- Brochures du programmeqté 250
- Blocs-notesqté 250
- Stylos à billeqté 250
- Sacs à emporterqté 250
- Braceletsqté 250
- Serviettesqté 500
- Bâtonnets mélangeursqté 300
- Pailles en papierqté 250
- Gobelets jetablesqté 300
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Bacs de tri des déchetsqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Aspirateurqté 2
- Chariots de ménageqté 2
- Essuie-toutqté 12
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 12
- Lampadairesqté 6
- Éclairage d’ambianceqté 6
Conseils
- Fixez le plan avant d’attribuer les stands. Prévoyez des allées suffisamment larges, un comptoir d’inscription visible et un espace clairement identifié pour la scène, les présentations et les échanges.
- Contactez les franchiseurs avec des conditions de participation précises. Demandez dès l’inscription le nombre de représentants, les besoins techniques, les horaires d’arrivée et les éventuelles contraintes alimentaires.
- Ne repoussez pas la promotion à la dernière semaine. Envoyez les invitations dès que le programme prend forme, puis prévoyez un dernier e-mail avec le stationnement, les horaires, l’adresse et les modalités d’accueil.
- Verrouillez le programme avec les intervenants avant d’imprimer les supports. Rassemblez les présentations à l’avance et testez les ordinateurs portables, écrans, projecteur et son au moins la veille.
- Contrôlez les stocks avant l’installation, pas le matin de l’ouverture. Vérifiez notamment les badges, panneaux d’orientation, informations exposants, mobilier, vaisselle, café, boissons et équipements de refroidissement.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la franchise ?
- Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour contacter les franchiseurs, ouvrir les inscriptions, promouvoir le salon et confirmer les intervenants. Gardez les 7 derniers jours pour les badges, la signalétique, les présentations et les vérifications logistiques.
- Quand faut-il attribuer les numéros de stand ?
- Attribuez les numéros de stand dès que les exposants confirmés sont connus, idéalement 2 à 3 semaines avant le salon. Vous pourrez alors imprimer les panneaux, les informations exposants et le plan remis à l’accueil.
- Quand réserver le catering et les boissons pour un salon de la franchise ?
- Réservez le catering et la livraison des boissons au moins 3 à 4 semaines avant l’événement. Confirmez ensuite les quantités et les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant, lorsque les inscriptions sont suffisamment stabilisées.
- Que faut-il envoyer aux visiteurs avant un salon de la franchise ?
- Envoyez un dernier e-mail 3 à 5 jours avant le salon avec les horaires, l’adresse, le stationnement, le programme et les informations d’accueil. Indiquez aussi les éventuels changements de dernière minute afin d’éviter les questions le jour même.
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