Eine Franchise-Messe Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Franchise-Messe entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen reibungslosen Messetag. Legen Sie zuerst Termin, Ort und Messeplan fest, bevor Sie Franchisegeber ansprechen und die Anmeldung öffnen. Danach folgen Aussteller, Programm, Catering, Technik und Besucherkommunikation. Planen Sie außerdem feste Fristen für Präsentationen, Standnummern und Besucherausweise ein – diese Details werden häufig erst kurz vor dem Aufbau erledigt und verursachen dann unnötigen Zeitdruck.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Messeplan erstellen
2 Personen
- 3
Standaufteilung festlegen
2 Personen
- 4
Franchisegeber kontaktieren
2 Personen
- 5
Teilnahmebedingungen verschicken
- 6
Anmeldeformular veröffentlichen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Social-Media-Werbung starten
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
- 12
Catering reservieren
- 13
Getränkelieferung reservieren
- 14
Technik reservieren
- 15
Parkinformationen veröffentlichen
- 16
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 17
Referenten bestätigen
- 18
Präsentationen sammeln
- 19
Standnummern zuweisen
- 20
Besucherausweise vorbereiten
2 Personen
- 21
Ausstellerinformationen drucken
- 22
Wegweiser entwerfen
- 23
Letzte Besucher-E-Mail versenden
- 24
Bestand prüfen
2 Personen
- 25
Einkaufsliste prüfen
- 26
Einkaufen gehen
2 Personen
- 27
Getränke abholen
2 Personen
- 28
Location öffnen
2 Personen
- 29
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
- 30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Stellwände aufbauen
4 Personen
- 32
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 33
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 34
Bühnenrückwand aufstellen
3 Personen
- 35
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 36
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 37
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 38
Ausweise pro Stand bereitlegen
2 Personen
- 39
Werbematerial ausstellen
3 Personen
- 40
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 41
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 42
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 43
Technik testen
2 Personen
- 44
Präsentationen vorbereiten
- 45
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 46
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
Event
- 47
Türen öffnen
2 Personen
- 48
Besucher registrieren
3 Personen
- 49
Namensschilder ausgeben
2 Personen
- 50
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
- 51
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 52
Mikrofone verwalten
- 53
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 54
Snacks servieren
3 Personen
- 55
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 56
Kaffeeausgabe auffüllen
- 57
Mülleimer leeren
2 Personen
- 58
Toiletten kontrollieren
- 59
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 60
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 61
Eventfotos machen
- 62
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 63
Türen schließen
2 Personen
Nachbereitung
- 64
Standmaterial abbauen
4 Personen
- 65
Technik ausschalten
2 Personen
- 66
Werbematerial sammeln
3 Personen
- 67
Geschirr sammeln
2 Personen
- 68
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
- 69
Abfall trennen
2 Personen
- 70
Location reinigen
4 Personen
- 71
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 72
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 73
Übrig gebliebene Getränke aufbewahren
- 74
Fotos und Dateien archivieren
- 75
Dankesmail versenden
- 76
Rechnungen prüfen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StehtischeAnz. 24
- Besucher-StühleAnz. 120
- BarhockerAnz. 24
- Registrierungstheke
- Lounge-SesselAnz. 8
- LoungetischeAnz. 4
- Bühne
- KleiderständerAnz. 4
- Abschließbare SchränkeAnz. 6
- StandwändeAnz. 48
- KlappischeAnz. 8
- HockerAnz. 16
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 150
- TeegläserAnz. 150
- WassergläserAnz. 180
- WeingläserAnz. 120
- TellerAnz. 180
- DesserttellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 180
- ServierschalenAnz. 24
- ServierzangenAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 4
- KühlschränkeAnz. 4
- KühlboxenAnz. 8
- LaptopsAnz. 2
- BildschirmeAnz. 4
- Projektor
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- LadestationenAnz. 4
- Barcode-ScannerAnz. 2
- KartenterminalsAnz. 2
- SackkarrenAnz. 2
- WerkzeugkofferAnz. 2
Dekoration
- FirmenflaggenAnz. 12
- Logo-SchaumstofftafelnAnz. 24
- BannerAnz. 12
- TischdeckenAnz. 24
- PflanzenAnz. 16
- WegweiserAnz. 12
- StandnummernAnz. 24
- ProgrammschilderAnz. 4
- FlipchartsAnz. 6
- StifteAnz. 24
Catering
- NamensschilderAnz. 250
- LanyardsAnz. 250
- ProgrammhefteAnz. 250
- NotizblöckeAnz. 250
- KugelschreiberAnz. 250
- TragetaschenAnz. 250
- ArmbänderAnz. 250
- ServiettenAnz. 500
- RührstäbchenAnz. 300
- PapierstrohhalmeAnz. 250
- EinwegbecherAnz. 300
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- AbfalltrennbehälterAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- StaubsaugerAnz. 2
- ReinigungswagenAnz. 2
- PapierhandtücherAnz. 12
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 12
- StehlampenAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
Tipps
- Beginnen Sie mit Termin, Ort und einem maßstabsgetreuen Messeplan. Teilen Sie früh fest, wo Registrierung, Bühne, Besucherplätze, Catering und die einzelnen Stände stehen, damit Sie später nicht mehrfach umplanen müssen.
- Versenden Sie Teilnahmebedingungen zusammen mit dem Anmeldeformular. Legen Sie eine verbindliche Anmeldefrist fest und erfassen Sie dabei auch Ernährungswünsche, benötigte Technik sowie die Namen der Standbetreiber.
- Bestätigen Sie Aussteller erst nach Prüfung der Anmeldungen und vergeben Sie die Standnummern anschließend gesammelt. Drucken Sie Ausstellerinformationen, Wegweiser und Besucherausweise mindestens 3 bis 5 Werktage vor der Messe.
- Sichern Sie Catering, Getränkelieferung und Technik nicht erst nach den Anmeldungen. Für Kaffeemaschinen, Thermoskannen, Kühlschränke, Bildschirme und einen Projektor sollten Reservierungen spätestens 2 bis 4 Wochen vor dem Termin vorliegen.
- Sammeln Sie Präsentationen und bestätigen Sie Referenten vor der letzten Besucher-E-Mail. Prüfen Sie am Vortag Bestand und Einkaufsliste und kontrollieren Sie beim Aufbau, ob Standwände, Stehtische, Stühle und abschließbare Schränke vollständig bereitstehen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Franchise-Messe organisieren?
- Starten Sie idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit Termin, Ort und Messeplan. Für Ausstellerakquise und Besucherwerbung bleiben dann mindestens 8 bis 12 Wochen, statt alles in den letzten Wochen zu bündeln.
- Wann sollte die Anmeldung für eine Franchise-Messe starten?
- Veröffentlichen Sie das Anmeldeformular etwa 10 bis 12 Wochen vor der Messe. Setzen Sie die Anmeldefrist ungefähr 4 Wochen vor dem Termin, damit Standaufteilung, Catering und Besucherausweise noch rechtzeitig feststehen.
- Wie viele Sitzplätze braucht eine Franchise-Messe?
- Planen Sie Sitzplätze nicht nur für Vorträge, sondern auch für Pausen und Gespräche ein. Als Ausgangspunkt eignen sich etwa 20 bis 30 Sitzplätze je 100 erwartete Besucher; die genaue Zahl hängt von Programm und Standkonzept ab.
- Wann verschickt man die letzte Besucher-E-Mail?
- Senden Sie die letzte Besucher-E-Mail 3 bis 5 Tage vor der Messe. Sie sollte Anreise, Parkinformationen, Öffnungszeit, Registrierung und gegebenenfalls Programmänderungen enthalten.
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