Hoe organiseer je een franchisebeurs?

Begin met het doel van de franchisebeurs en bepaal daarna de datum, tijden en locatie. Werk vervolgens de exposantenlijst uit, nodig franchiseketens uit en leg afspraken vast voordat je standruimtes verkoopt. Daarna volgen bezoekerswerving, registratie, standindeling en praktische informatie. De laatste weken draaien vooral om bevestigingen, dieetwensen, technische wensen, naamkaartjes en een controle van alle materialen. Zo voorkom je dat exposanten op de beursdag nog vragen hebben over stroom, parkeren of hun stand.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
3
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
4
Exposanten uitnodigen
2 personen
5
Aanmeldformulier publiceren
6
Bezoekers uitnodigen
2 personen
7
Promotie online plaatsen
8
Promotie bij partners verspreiden
2 personen
9
Exposantencontracten versturen
10
Standruimtes verkopen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Exposantenfacturen versturen
14
Standindeling maken
2 personen
15
Catering reserveren
16
Technische wensen verzamelen
17
Naamkaartjes ontwerpen
18
Bezoekersregistratie sluiten
19
Bezoekerslijst exporteren
20
Exposanteninformatie versturen
21
Plattegrond definitief maken
2 personen
22
Parkeerinformatie publiceren
23
Draaiboek printen
24
Naamkaartjes printen
2 personen
25
Materialen controleren
2 personen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Exposantenontvangst voorbereiden
2 personen
28
Registratiebalie voorbereiden
2 personen
29
Standmaterialen klaarzetten
4 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Exposantenstands opbouwen
6 personen
32
Standborden plaatsen
3 personen
33
Wegwijzers ophangen
2 personen
34
Decoratie ophangen
3 personen
35
Verlichting controleren
2 personen
36
Wifi en stroom testen
2 personen
37
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
38
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
39
Hapjes uitstallen
3 personen
40
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
41
Briefing ontvangstteam geven
42
Briefing exposanten geven
2 personen

Event

43
Bezoekers ontvangen
4 personen
44
Bezoekers registreren
3 personen
45
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
46
Exposanten begeleiden
2 personen
47
Informatiebalie bemannen
2 personen
48
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Buffet bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten controleren
55
Servies verzamelen
2 personen
56
Servies afwassen
2 personen
57
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
58
Laatste bezoekers informeren
2 personen
59
Exposanten uitchecken
2 personen
60
Verloren voorwerpen registreren

Nazorg

61
Exposantenstands afbouwen
6 personen
62
Meubilair terugplaatsen
4 personen
63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Keuken schoonmaken
2 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Voorraad tellen
70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
71
Gevonden voorwerpen bewaren
72
Exposantenfacturen controleren
73
Bezoekersbedankmail versturen
74
Exposantenbedankmail versturen
75
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 30
Beursstoelenaantal 90
Registratietafelaantal 2
Barkrukkenaantal 12
Klapstoelenaantal 12
Kapstokkenaantal 4
Afzetpalenaantal 8
Afzetlintaantal 4
Tafelkledenaantal 30
Folderrekkenaantal 25

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 3
Badgeprinter
Labelprinter
Pinapparatenaantal 2
Barcodescannersaantal 2
Wifirouter
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 15
USB-ladersaantal 8
Powerbanksaantal 4
Presentatieschermenaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
Geluidsboxenaantal 2
Microfoon
Gereedschapskoffersaantal 2
Rolcontainersaantal 4
Kabelmattenaantal 12

Decoratie

Bedrijfsbannersaantal 6
Standachterwandenaantal 25
Standnaambordenaantal 25
Richtingsbordenaantal 12
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 10
Plantenaantal 12
Vlaggenaantal 8
Kleefhakenaantal 40
Kabelbindersaantal 200

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 15
Warmhoudbakkenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Keukentangenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 3
Flessenopenersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 30
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Lichtslingersaantal 6

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Naamkaartjesaantal 300
Lanyardsaantal 300
Bezoekerslijstenaantal 6
Exposantenhandleidingenaantal 30
Plattegrondenaantal 250
Programmafoldersaantal 250
Pennenaantal 80
Notitieblokkenaantal 60
Printerpapieraantal 2
Etikettenvellenaantal 10
Ordnersaantal 6
Clipboardsaantal 8

Tips

Leg de standverkoop vast voordat je de plattegrond definitief maakt. Vraag per exposant naar het gewenste vloeroppervlak, technische aansluitingen en presentatieschermen; die informatie bepaalt de indeling.
Sluit de bezoekersregistratie enkele dagen voor de beurs. Exporteer daarna de bezoekerslijst en gebruik die voor naamkaartjes, badges en een snelle controle bij de registratietafel.
Verzamel technische wensen en dieetwensen niet pas tijdens de laatste week. Geef exposanten en bezoekers een duidelijke uiterste datum, zodat je catering, HDMI-kabels, verlengkabels en stroompunten op tijd kunt regelen.
Stuur exposanteninformatie minimaal één week vooraf. Vermeld daarin de standruimte, opbouw- en openingstijden, parkeerinformatie, route naar de locatie en wat zij zelf moeten meenemen.
Plan een materiaalcontrole op de dag vóór de beurs. Test laptops, tablets, badge- en labelprinters, pinapparaten, barcodescanners, wifi en microfoon; leg kabelmatten en stekkerdozen alvast per zone klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een franchisebeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Exposanten uitnodigen, standruimtes verkopen en bezoekers werven vragen meer doorlooptijd dan alleen de locatie en catering reserveren.
Wanneer moet je exposanten uitnodigen voor een franchisebeurs?: Nodig exposanten ongeveer 12 tot 16 weken voor de beurs uit. Houd daarna minimaal 6 weken aan voor contracten, facturen, technische wensen en het definitief maken van de standindeling.
Wanneer sluit je de bezoekersregistratie voor een franchisebeurs?: Sluit de registratie meestal 2 tot 3 werkdagen vooraf. Dan kun je de bezoekerslijst exporteren, naamkaartjes printen en de bezetting van registratie en catering beter inschatten.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een franchisebeurs?: Reserveer minimaal 3 tot 4 uur voor de opbouw van een compacte beurs en langer als er veel stands of presentaties zijn. Controleer vóór opening alle standwanden, banners, stroompunten, schermen en registratiesystemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.