So organisierst du eine Franchise-Messe
Eine Franchise-Messe steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Zuerst sicherst du Location, Datum und Uhrzeiten, danach baust du Aussteller- und Besuchergewinnung auf. Sobald Anmeldungen eingehen, folgen Verträge, Rechnungen, Standaufteilung, Catering und technische Anforderungen. In den letzten Tagen zählen genaue Listen, ein fertiger Lageplan und eine funktionierende Registrierung – dort entstehen die meisten Verzögerungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Datum und Uhrzeiten festlegen
- 3
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
- 4
Aussteller einladen
2 Personen
- 5
Anmeldeformular veröffentlichen
- 6
Besucher einladen
2 Personen
- 7
Werbung online stellen
- 8
Werbematerial bei Partnern verteilen
2 Personen
- 9
Ausstellerverträge versenden
- 10
Standflächen verkaufen
2 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Ausstellerrechnungen versenden
- 14
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 15
Catering reservieren
- 16
Technische Anforderungen sammeln
- 17
Namensschilder entwerfen
- 18
Besucherregistrierung schließen
- 19
Besucherliste exportieren
- 20
Ausstellerinformationen versenden
- 21
Lageplan finalisieren
2 Personen
- 22
Parkinformationen veröffentlichen
- 23
Ablaufplan ausdrucken
- 24
Namensschilder drucken
2 Personen
- 25
Materialien prüfen
2 Personen
- 26
Einkaufen gehen
2 Personen
- 27
Empfang für Aussteller vorbereiten
2 Personen
- 28
Registrierungstheke vorbereiten
2 Personen
- 29
Standmaterialien bereitstellen
4 Personen
- 30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Ausstellerstände aufbauen
6 Personen
- 32
Stand-Schilder aufstellen
3 Personen
- 33
Wegweiser aufhängen
2 Personen
- 34
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 35
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 36
WLAN und Strom testen
2 Personen
- 37
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 38
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 39
Snacks auslegen
3 Personen
- 40
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
- 41
Briefing für das Empfangsteam geben
- 42
Aussteller briefen
2 Personen
Event
- 43
Besucher empfangen
4 Personen
- 44
Besucher registrieren
3 Personen
- 45
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 46
Aussteller betreuen
2 Personen
- 47
Infostand besetzen
2 Personen
- 48
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
- 49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Snacks servieren
3 Personen
- 52
Buffet nachfüllen
2 Personen
- 53
Mülleimer leeren
2 Personen
- 54
Toiletten kontrollieren
- 55
Geschirr sammeln
2 Personen
- 56
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 57
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 58
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 59
Aussteller auschecken
2 Personen
- 60
Verlorene Gegenstände erfassen
Nachbereitung
- 61
Messestände abbauen
6 Personen
- 62
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 63
Dekoration entfernen
3 Personen
- 64
Geräte ausschalten
2 Personen
- 65
Abfall sammeln
3 Personen
- 66
Location reinigen
4 Personen
- 67
Küche reinigen
2 Personen
- 68
Toiletten reinigen
2 Personen
- 69
Bestände zählen
- 70
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 71
Fundgegenstände aufbewahren
- 72
Ausstellerrechnungen überprüfen
- 73
Dankesmail an Besucher versenden
- 74
Dankesmail an Aussteller versenden
- 75
Fotos und Dateien archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MessetischeAnz. 30
- MessestühleAnz. 90
- RegistrierungstischAnz. 2
- BarhockerAnz. 12
- KlappstühleAnz. 12
- KleiderständerAnz. 4
- AbsperrpfostenAnz. 8
- AbsperrbandAnz. 4
- TischdeckenAnz. 30
- ProspektständerAnz. 25
Ausstattung
- LaptopsAnz. 4
- TabletsAnz. 3
- Badgedrucker
- Etikettendrucker
- KartenlesegeräteAnz. 2
- Barcode-ScannerAnz. 2
- WLAN-Router
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 15
- USB-LadegeräteAnz. 8
- PowerbanksAnz. 4
- PräsentationsbildschirmeAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 4
- LautsprecherboxenAnz. 2
- Mikrofon
- WerkzeugkofferAnz. 2
- RollcontainerAnz. 4
- KabelmattenAnz. 12
Dekoration
- FirmenbannerAnz. 6
- Rückwände für den StandAnz. 25
- Standnamen-SchilderAnz. 25
- WegweiserAnz. 12
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 10
- PflanzenAnz. 12
- FahnenAnz. 8
- KlebehakenAnz. 40
- KabelbinderAnz. 200
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 150
- WeingläserAnz. 80
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServiertablettsAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 15
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- KüchenzangenAnz. 8
- WasserkocherAnz. 3
- KorkenzieherAnz. 3
- FlaschenöffnerAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 30
- ReinigungshandschuheAnz. 12
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 12
- LichterkettenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Papierwaren
- NamensschilderAnz. 300
- LanyardsAnz. 300
- BesucherlistenAnz. 6
- AusstellerhandbücherAnz. 30
- PläneAnz. 250
- ProgrammhefteAnz. 250
- StifteAnz. 80
- NotizblöckeAnz. 60
- DruckerpapierAnz. 2
- EtikettenblätterAnz. 10
- OrdnerAnz. 6
- KlemmbretterAnz. 8
Tipps
- Lege Location, Datum und Uhrzeiten zuerst fest und plane mindestens 12 bis 16 Wochen Vorlauf für Ausstelleransprache, Werbung und Verträge ein. Ohne diese Angaben können Anmeldeformular und Einladungen nicht zuverlässig veröffentlicht werden.
- Erstelle die Ausstellerliste, bevor du Standflächen verkaufst. Frage bei der Anmeldung technische Anforderungen, Ernährungswünsche und benötigte Standausstattung ab; fehlende Angaben führen oft in der letzten Woche zu Nachbestellungen.
- Schließe die Besucherregistrierung spätestens 3 bis 5 Tage vor der Messe und exportiere danach die Besucherliste. So kannst du Namensschilder drucken und den Registrierungstisch mit Laptop, Tablet, Badgedrucker oder Barcode-Scanner vorbereiten.
- Finalisiere Standaufteilung und Lageplan mindestens 7 Tage vorher. Prüfe dabei nicht nur Messetische und Rückwände, sondern auch Stromwege, Verlängerungskabel, Kabelmatten und den Zugang für Rollcontainer.
- Plane den Aufbau mit einer Materialprüfung am Vortag. Teste WLAN-Router, Kartenlesegeräte, Präsentationsbildschirme, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Mikrofon; ein Werkzeugkoffer, USB-Ladegeräte und Powerbanks gehören als Reserve an den Registrierungstisch.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Franchise-Messe organisieren?
- Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vor dem Messetag. In dieser Zeit lassen sich Location, Ausstellerverträge, Standflächen, Catering, Werbung und Besucherregistrierung nacheinander bearbeiten.
- Wann sollte man Aussteller für eine Franchise-Messe einladen?
- Versende die ersten Einladungen etwa 10 bis 12 Wochen vorher. Gib den Ausstellern anschließend eine klare Frist von mindestens 4 Wochen für Anmeldung, Vertrag, Rechnung und technische Anforderungen.
- Wann schließt man die Besucherregistrierung für eine Franchise-Messe?
- Schließe die Registrierung 3 bis 5 Tage vor Beginn. Danach exportierst du die Besucherliste, druckst Namensschilder und kannst den Empfang anhand der tatsächlichen Anmeldungen besetzen.
- Was muss man bei der Technik einer Franchise-Messe prüfen?
- Prüfe die Technik spätestens am Vortag und teste jedes Gerät vor Ort. Dazu gehören WLAN, Laptops oder Tablets, Kartenlesegeräte, Barcode-Scanner, Bildschirme, HDMI-Kabel, Lautsprecher, Mikrofon und Stromversorgung.
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