Organiser un salon de la franchise, étape par étape

Un salon de la franchise se prépare dans un ordre précis : lieu et horaires d’abord, exposants et inscriptions ensuite, puis visiteurs, stands et logistique. Commence par réserver un lieu adapté au nombre de stands et fixe rapidement les échéances de communication. Les retards apparaissent souvent quand les besoins techniques, alimentaires ou les contrats ne sont pas recueillis assez tôt. Prévois une dernière vérification sur place avant l’ouverture, avec le plan final, les badges et le matériel contrôlés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et les horaires
3
Établir la liste des exposants
2 personnes
4
Inviter les exposants
2 personnes
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Inviter les visiteurs
2 personnes
7
Publier la promotion en ligne
8
Diffuser la promotion chez les partenaires
2 personnes
9
Envoyer les contrats des exposants
10
Vendre les emplacements de stand
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Envoyer les factures aux exposants
14
Préparer le plan du stand
2 personnes
15
Réserver le catering
16
Recueillir les besoins techniques
17
Concevoir les badges nominatifs
18
Fermer l’enregistrement des visiteurs
19
Exporter la liste des visiteurs
20
Envoyer les informations aux exposants
21
Finaliser le plan
2 personnes
22
Publier les informations de stationnement
23
Imprimer le déroulé
24
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
25
Vérifier le matériel
2 personnes
26
Faire les courses
2 personnes
27
Préparer l’accueil des exposants
2 personnes
28
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
29
Préparer le matériel du stand
4 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Monter les stands des exposants
6 personnes
32
Installer les panneaux de stand
3 personnes
33
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
34
Installer la décoration
3 personnes
35
Vérifier l'éclairage
2 personnes
36
Tester le wifi et l’alimentation
2 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
40
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
41
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
42
Faire le briefing des exposants
2 personnes

Événement

43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
44
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
45
Distribuer les badges
2 personnes
46
Accompagner les exposants
2 personnes
47
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
48
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
55
Rassembler la vaisselle
2 personnes
56
Faire la vaisselle
2 personnes
57
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
58
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
59
Faire le départ des exposants
2 personnes
60
Enregistrer les objets trouvés

Suivi

61
Démontage des stands des exposants
6 personnes
62
Remettre le mobilier en place
4 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Éteindre l’équipement
2 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Nettoyer la cuisine
2 personnes
68
Nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Compter le stock
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Conserver les objets trouvés
72
Vérifier les factures des exposants
73
Envoyer l'e-mail de remerciement aux visiteurs
74
Envoyer l’e-mail de remerciement aux exposants
75
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 30
Chaises de salonqté 90
Table d'inscriptionqté 2
Tabourets de barqté 12
Chaises pliantesqté 12
Porte-manteauxqté 4
Poteaux de balisageqté 8
Ruban de balisageqté 4
Nappesqté 30
Présentoirs à dépliantsqté 25

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 3
Imprimante à badges
Imprimante d'étiquettes
Terminaux de paiementqté 2
Lecteurs de codes-barresqté 2
Routeur Wi-Fi
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 15
Chargeurs USBqté 8
Batteries externesqté 4
Écrans de présentationqté 2
Câbles HDMIqté 4
Enceintesqté 2
Microphone
Boîtes à outilsqté 2
Roll-containersqté 4
Passe-câblesqté 12

Décoration

Bannières d'entrepriseqté 6
Panneaux arrière du standqté 25
Panneaux de nom des standsqté 25
Panneaux directionnelsqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 10
Plantesqté 12
Drapeauxqté 8
Crochets adhésifsqté 40
Serre-câblesqté 200

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 15
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bacs de rangementqté 12
Pinces de cuisineqté 8
Bouilloiresqté 3
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 30
Gants de nettoyageqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Catering

Courses

Papeterie

Badges nominatifsqté 300
Lanyardsqté 300
Listes des visiteursqté 6
Guides des exposantsqté 30
Plansqté 250
Brochures du programmeqté 250
Stylosqté 80
Blocs-notesqté 60
Papier pour imprimanteqté 2
Feuilles d'étiquettesqté 10
Classeursqté 6
Presse-papiersqté 8

Conseils

Bloque le lieu et les horaires avant de lancer les invitations. Garde une marge d’au moins 30 minutes avant l’ouverture pour l’installation et les contrôles.
Centralise les inscriptions des exposants dans un seul suivi. Demande dès l’inscription leurs besoins alimentaires, techniques et leurs éléments de stand afin d’éviter les modifications de dernière minute.
Travaille la promotion en deux temps : invite directement les visiteurs, puis relaie l’événement en ligne et auprès des partenaires au moins 3 semaines avant le salon.
Finalise le plan des stands après la clôture des inscriptions. Envoie ensuite aux exposants les informations pratiques, notamment l’accès, le stationnement, les horaires et l’emplacement attribué.
Ferme l’enregistrement des visiteurs avant l’impression des badges. Exporte la liste, imprime les badges nominatifs et vérifie les ordinateurs, tablettes, imprimante à badges, Wi-Fi, rallonges et câbles le jour précédent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la franchise ?: Prévois idéalement 3 à 6 mois pour réserver le lieu, vendre les emplacements, confirmer les exposants et attirer les visiteurs. Les 3 dernières semaines servent surtout à finaliser les inscriptions, le plan, la restauration et la logistique.
Quand faut-il inviter les exposants à un salon de la franchise ?: Lance les invitations dès que la date, les horaires et le lieu sont fixés, généralement 8 à 12 semaines avant l’événement. Donne une date limite claire pour les contrats, les paiements et les besoins techniques.
Quand imprimer les badges des visiteurs ?: Ferme l’enregistrement 1 à 3 jours avant le salon, puis exporte la liste et imprime les badges. Garde quelques badges vierges ou une solution d’impression sur place pour les inscriptions tardives.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de la franchise ?: Contrôle le plan final, les stands, les chaises, les tables, la signalétique, le Wi-Fi, les multiprises, les câbles et le matériel de présentation. Vérifie aussi les quantités de restauration, les badges et le déroulé imprimé au moins une fois avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.