Cómo organizar una feria de franquicias paso a paso

Organizar una feria de franquicias exige coordinar dos públicos: los expositores que necesitan vender sus espacios y los visitantes que buscan oportunidades concretas. Empieza por reservar el lugar, fijar fecha y horario, y calcular cuántos stands caben antes de abrir las inscripciones. Después ordena contratos, promoción, necesidades técnicas, catering y registro. Los últimos días deben servir para cerrar el plano, enviar instrucciones y comprobar que la acreditación funcione sin esperas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Fijar la fecha y las horas
3
Preparar la lista de expositores
2 personas
4
Invitar a los expositores
2 personas
5
Publicar el formulario de inscripción
6
Invitar a los visitantes
2 personas
7
Publicar la promoción en línea
8
Difundir la promoción entre los socios
2 personas
9
Enviar contratos a expositores
10
Vender espacios de stand
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Enviar facturas a los expositores
14
Hacer el plano de puestos
2 personas
15
Reservar el catering
16
Recopilar necesidades técnicas
17
Diseñar tarjetas de nombre
18
Cerrar el registro de visitantes
19
Exportar la lista de visitantes
20
Enviar información a los expositores
21
Dejar definitivo el plano
2 personas
22
Publicar información de estacionamiento
23
Imprimir el plan de trabajo
24
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
25
Comprobar los materiales
2 personas
26
Hacer la compra
2 personas
27
Preparar la recepción de expositores
2 personas
28
Preparar mostrador de registro
2 personas
29
Preparar el material del stand
4 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Montar los stands de expositores
6 personas
32
Colocar los letreros del stand
3 personas
33
Colgar señalizadores
2 personas
34
Colgar la decoración
3 personas
35
Comprobar la iluminación
2 personas
36
Probar wifi y corriente
2 personas
37
Preparar el buffet de catering
3 personas
38
Preparar café y té
2 personas
39
Montar aperitivos
3 personas
40
Preparar el material de registro
2 personas
41
Dar briefing al equipo de recepción
42
Dar briefing a los expositores
2 personas

Evento

43
Recibir a los visitantes
4 personas
44
Registrar a los visitantes
3 personas
45
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
46
Acompañar a los expositores
2 personas
47
Atender el mostrador de información
2 personas
48
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
49
Servir café y té
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Reponer el bufé
2 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Comprobar los baños
55
Recoger la vajilla
2 personas
56
Lavar la vajilla
2 personas
57
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
58
Informar a los últimos visitantes
2 personas
59
Registrar a los expositores
2 personas
60
Registrar objetos perdidos

Seguimiento

61
Desmontar los stands de los expositores
6 personas
62
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
63
Retirar la decoración
3 personas
64
Apagar el equipo
2 personas
65
Recoger la basura
3 personas
66
Limpiar el lugar
4 personas
67
Limpiar la cocina
2 personas
68
Limpiar los baños
2 personas
69
Contar el inventario
70
Devolver el material alquilado
2 personas
71
Guardar los objetos perdidos
72
Comprobar las facturas de los expositores
73
Enviar correo de agradecimiento a los visitantes
74
Enviar correo de agradecimiento a los expositores
75
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de feriacant. 30
Sillas de feriacant. 90
Mesa de registrocant. 2
Taburetes de barcant. 12
Sillas plegablescant. 12
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 8
Cinta de balizamientocant. 4
Mantelescant. 30
Expositores para folletoscant. 25

Equipo

Portátilescant. 4
Tabletscant. 3
Impresora de acreditaciones
Impresora de etiquetas
Datáfonoscant. 2
Escáneres de códigos de barrascant. 2
Router wifi
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 15
Cargadores USBcant. 8
Baterías externascant. 4
Pantallas de presentacióncant. 2
Cables HDMIcant. 4
Altavocescant. 2
Micrófono
Maletines de herramientascant. 2
Contenedores rodantescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12

Decoración

Banners de empresacant. 6
Paredes de fondo del standcant. 25
Carteles con el nombre del standcant. 25
Señales direccionalescant. 12
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 10
Plantascant. 12
Banderascant. 8
Ganchos adhesivoscant. 40
Bridascant. 200

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12
Cucharonescant. 8
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 15
Bandejas para mantener calientecant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzas de cocinacant. 8
Teterascant. 3
Sacacorchoscant. 3
Abrebotellascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 30
Guantes de limpiezacant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6

Catering

Compras

Artículos de papel

Tarjetas de nombrecant. 300
Lanyardscant. 300
Listas de visitantescant. 6
Manuales para expositorescant. 30
Planoscant. 250
Folletos del programacant. 250
Bolígrafoscant. 80
Bloc de notascant. 60
Papel para impresoracant. 2
Hojas de etiquetascant. 10
Carpetas archivadorascant. 6
Portapapelescant. 8

Consejos

Reserva el lugar y fija la fecha antes de invitar a expositores. Deja al menos 8 semanas para vender los espacios, cerrar contratos y promocionar la feria entre socios y visitantes.
Abre primero el registro de expositores y recoge sus necesidades técnicas y preferencias dietéticas. Envía los contratos y las facturas con una fecha límite clara, idealmente 3 semanas antes del evento.
Diseña el plano cuando tengas confirmados los stands y sus requisitos. Deja pasillos amplios, sitúa la mesa de registro en la entrada y evita que cables, pantallas o zonas de catering bloqueen la circulación.
Cierra el registro de visitantes entre 3 y 5 días antes. Exporta la lista, prepara las etiquetas y prueba la impresora de acreditaciones, los lectores de códigos y los datáfonos antes de abrir las puertas.
Envía a cada expositor la información definitiva 5 días antes: horario de montaje, plano, estacionamiento, conexión wifi y contacto operativo. El día anterior, imprime el plan de trabajo y comprueba materiales, cables, cargadores y equipos de respaldo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de franquicias?: Calcula entre 8 y 12 semanas. Ese margen permite reservar el lugar, vender los espacios, firmar contratos, promocionar el evento y cerrar el registro sin improvisaciones.
¿Cuándo hay que cerrar el plano de los stands?: Déjalo definitivo entre 5 y 7 días antes de la feria, cuando estén confirmados los expositores y sus necesidades técnicas. Después de ese momento, comunica cualquier cambio directamente a los afectados.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de visitantes?: Cierra el registro entre 3 y 5 días antes del evento. Así puedes exportar la lista, imprimir etiquetas y calcular mejor las acreditaciones y el personal necesario en recepción.
¿Qué información hay que enviar a los expositores antes de la feria?: Envíala 5 días antes e incluye horarios de montaje y apertura, ubicación del stand, plano, estacionamiento, conexión wifi, necesidades técnicas confirmadas y un contacto para incidencias.

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