Zo organiseer je een fondsenwervingscursus

Begin met het doel van de cursus en werk daarna in vaste volgorde: datum en locatie, docenten, programma, begroting en inschrijving. Plan niet alleen de lesinhoud, maar ook registratie, maaltijden, techniek en cursusmateriaal. Bij een cursusdag met lunch en avondmaaltijd lopen vooral dieetwensen, presentaties en stroomvoorziening snel achter. Met een deelnemerslijst, duidelijke deadlines en een controle op locatie en apparatuur voorkom je last-minute werk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Docenten bevestigen
3
Cursusprogramma uitwerken
2 personen
4
Begroting opstellen
2 personen
5
Deelnemersdoelgroep bepalen
2 personen
6
Aanmeldformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotie publiceren
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemerslijst controleren
12
Herinnering versturen
13
Catering bestellen
14
Lunch en avondmaaltijd afstemmen
2 personen
15
Cursusmateriaal afdrukken
2 personen
16
Werkbladen samenstellen
2 personen
17
Naambadges voorbereiden
18
Presentaties controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
21
Locatie controleren
2 personen
22
Zaal schoonmaken
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Registratietafel inrichten
2 personen
25
Presentatieruimte inrichten
2 personen
26
Werkmateriaal klaarleggen
2 personen
27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
28
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen

Event

29
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
30
Deelnemers registreren
2 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Cursus openen
33
Fondsenwerving presenteren
2 personen
34
Pauzedrankjes bijvullen
35
Praktijkoefeningen begeleiden
3 personen
36
Avondbuffet serveren
3 personen
37
Buffet en tafels afruimen
3 personen
38
Fondsenwervingsplan uitwerken
3 personen
39
Plenaire vragenronde begeleiden
2 personen
40
Certificaten uitdelen
41
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
42
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

43
Materialen verzamelen
3 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Zaal schoonmaken
3 personen
47
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
48
Apparatuur uitschakelen
2 personen
49
Overgebleven eten verpakken
2 personen
50
Geleende materialen retourneren
2 personen
51
Deelnemersmateriaal nasturen
52
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Drinkglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoon

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Koelboxenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Schalen voor snacksaantal 8

Cursusmateriaal

Werkbladenaantal 60
Notitieblokkenaantal 60
Balpennenaantal 60
Naambadgesaantal 60
Certificatenaantal 55
Flip-over
Flip-overpapieraantal 2
Markeerstiftenaantal 12
Post-itsaantal 10
Plakbandaantal 4
Scharenaantal 6
Klembordenaantal 10

Catering

Waterkaraffenaantal 8
Koffie kannenaantal 4
Melkkannetjesaantal 4
Suikerbakjesaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Vuilniszakhoudersaantal 6
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3

Tips

Leg de datum en locatie eerst vast en bevestig daarna de docenten. Werk het cursusprogramma uit voordat je promotie publiceert, zodat je in de uitnodiging tijden, pauzes en maaltijden concreet kunt noemen.
Maak de begroting vóór de inschrijving opent. Reken per deelnemer de kosten voor lunch, avondmaaltijd, cursusmateriaal en drank mee en bepaal hoeveel aanmeldingen nodig zijn om het fondsenwervende doel te halen.
Sluit de inschrijving enkele dagen vóór de cursusdag voor dieetwensen en catering. Controleer daarna de deelnemerslijst en maak naambadges, werkbladen, notitieblokken en balpennen op basis van het definitieve aantal.
Test de presentaties minstens één werkdag vooraf met laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, microfoon en verlengsnoeren. Neem extra stekkerdozen mee en controleer waar de stroompunten in de presentatieruimte zitten.
Plan op de cursusdag een apart blok voor opbouw en registratie. Zet tafels en stoelen klaar, richt de registratietafel in, koel dranken en controleer vóór aankomst van de deelnemers zowel de zaal als de cateringopstelling.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een fondsenwervingscursus?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, docenten en begroting. Open de inschrijving uiterlijk 6 weken voor de cursusdag, zodat je tijd houdt voor promotie en aanmeldingen.
Wanneer moet ik de catering voor een fondsenwervingscursus bestellen?: Bestel lunch en avondmaaltijd ongeveer 10 tot 14 dagen vooraf op basis van de voorlopige deelnemerslijst. Geef dieetwensen en het definitieve aantal uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf door.
Hoeveel cursusmateriaal moet ik voorbereiden?: Maak voor iedere aangemelde deelnemer één set werkbladen, een notitieblok, een pen en een naambadge. Print daarnaast 2 tot 5 extra sets voor late wijzigingen, beschadigde exemplaren of een onverwachte deelnemer.
Wanneer test je de techniek voor de cursus?: Controleer de presentaties en test laptop, beamer, scherm, HDMI-kabel en microfoon minstens 1 werkdag vooraf. Doe op de cursusdag nog een korte test van 15 minuten voordat de registratie begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.