Fundraising-Kurs organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Kurstag

Bei einem Fundraising-Kurs müssen Programm, Spendenziel und Logistik zusammenpassen. Beginne mit Termin, Ort und Dozenten, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Budget, Zielgruppe, Werbung und die genaue Teilnehmerplanung. Am Veranstaltungstag entscheiden ein vorbereiteter Registrierungsbereich, geprüfte Präsentationstechnik und abgestimmte Mahlzeiten darüber, ob der Kurs ruhig startet oder schon in der ersten Stunde ins Stocken gerät.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Dozenten bestätigen
3
Kursprogramm ausarbeiten
2 Personen
4
Budget erstellen
2 Personen
5
Teilnehmerzielgruppe festlegen
2 Personen
6
Anmeldeformular erstellen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Werbung veröffentlichen
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Teilnehmerliste prüfen
12
Erinnerung senden
13
Catering bestellen
14
Mittagessen und Abendessen abstimmen
2 Personen
15
Kursmaterial ausdrucken
2 Personen
16
Arbeitsblätter zusammenstellen
2 Personen
17
Namensschilder vorbereiten
18
Präsentationen prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Getränke kühlen
21
Ort überprüfen
2 Personen
22
Saal reinigen
2 Personen
23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
24
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
25
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
26
Arbeitsmaterial bereitlegen
2 Personen
27
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
28
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen

Event

29
Empfangstheke besetzen
2 Personen
30
Teilnehmer registrieren
2 Personen
31
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
32
Kurs eröffnen
33
Fundraising präsentieren
2 Personen
34
Pausengetränke nachfüllen
35
Praxisübungen begleiten
3 Personen
36
Abendbuffet servieren
3 Personen
37
Buffet und Tische abräumen
3 Personen
38
Fundraising-Plan ausarbeiten
3 Personen
39
Plenare Fragerunde moderieren
2 Personen
40
Zertifikate verteilen
41
Letzte Fragen beantworten
2 Personen
42
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

43
Materialien zusammenstellen
3 Personen
44
Abfall sammeln
2 Personen
45
Geschirr abwaschen
3 Personen
46
Saal reinigen
3 Personen
47
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
48
Geräte ausschalten
2 Personen
49
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
50
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
51
Teilnehmermaterial nachsenden
52
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 55
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 3

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
TrinkgläserAnz. 60
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
KaffeelöffelAnz. 60
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Kabelloses Mikrofon

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
KühlboxenAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
Schalen für SnacksAnz. 8

Kursmaterial

ArbeitsblätterAnz. 60
NotizblöckeAnz. 60
KugelschreiberAnz. 60
NamensschilderAnz. 60
ZertifikateAnz. 55
Flipchart
Flipchart-PapierAnz. 2
MarkerAnz. 12
Post-itsAnz. 10
KlebebandAnz. 4
ScherenAnz. 6
KlemmbretterAnz. 10

Catering

WasserkaraffenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
MilchkännchenAnz. 4
ZuckerschälchenAnz. 4
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
MüllsackhalterAnz. 6
EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
SchwämmeAnz. 6
SpülbürstenAnz. 3

Tipps

Lege das Teilnehmerziel vor dem Anmeldeformular fest und kalkuliere das Budget mit einer konkreten Obergrenze. So weißt du früh, wie viele Anmeldungen und Einnahmen du für den Kurs brauchst.
Bestätige die Dozenten und das Kursprogramm, bevor du Einladungen verschickst. Gib im Programm feste Zeiten für Pausen, Mittagessen und Abendessen an, damit Catering und Raumplanung darauf abgestimmt werden können.
Schließe die Teilnehmerliste spätestens eine Woche vor dem Kurs ab. Erfasse dann Ernährungswünsche, verschicke eine Erinnerung und bestelle das Catering anhand der tatsächlichen Anzahl plus einer kleinen Reserve.
Prüfe Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Mikrofon mindestens am Vortag gemeinsam mit den Präsentationen. Ein Ersatzkabel und ein Verlängerungskabel gehören griffbereit in den Präsentationsraum, nicht in eine ungeöffnete Kiste.
Bereite Registrierungstisch, Namensschilder, Arbeitsblätter, Notizblöcke und Kugelschreiber vor dem Einlass vor. Stelle Tische und Stühle mindestens 60 Minuten vorher auf und kühle Getränke rechtzeitig, damit die Anmeldung nicht gleichzeitig mit dem Aufbau stattfindet.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Fundraising-Kurs organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Dozenten und Budget. Für Werbung, Anmeldungen, Catering und Kursmaterial bleiben dann mehrere Wochen Puffer.
Wann sollte man die Einladungen für einen Fundraising-Kurs verschicken?: Verschicke die erste Einladung etwa 6 Wochen vor dem Kurs. Sende 7 Tage vorher eine Erinnerung mit Uhrzeit, Ort, Programm und Hinweisen zu Ernährungswünschen.
Wie viele Getränke braucht man für einen Fundraising-Kurs?: Plane pro Person für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Zusätzlich sollten Kaffee, Wasser und gekühlte Getränke während der Pausen nachgefüllt werden können.
Wann muss das Catering für den Fundraising-Kurs bestellt werden?: Bestelle das Catering 7 bis 10 Tage vor dem Kurs, sobald die Teilnehmerliste und Ernährungswünsche geprüft sind. Halte eine kleine Reserve für kurzfristige Änderungen bereit und stimme Mittag- und Abendessen separat ab.

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