Organiser une formation à la collecte de fonds, étape par étape

Une formation à la collecte de fonds demande de coordonner à la fois le contenu pédagogique, les intervenants et l’accueil des participants. Commencez par verrouiller la date, le lieu, le budget et le public visé, puis avancez vers les inscriptions et la logistique. Les repas, les besoins alimentaires, les supports imprimés et les tests techniques sont souvent réglés trop tard. Ce plan vous permet de suivre l’ordre de préparation jusqu’à l’installation de la salle le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Confirmer les intervenants
3
Élaborer le programme du cours
2 personnes
4
Établir le budget
2 personnes
5
Définir le public cible des participants
2 personnes
6
Créer le formulaire d’inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier la promotion
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Vérifier la liste des participants
12
Envoyer un rappel
13
Commander le catering
14
Coordonner le déjeuner et le dîner
2 personnes
15
Imprimer le matériel de cours
2 personnes
16
Composer les feuilles de travail
2 personnes
17
Préparer les badges nominatifs
18
Vérifier les présentations
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Refroidir les boissons
21
Vérifier le lieu
2 personnes
22
Nettoyer la salle
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Installer la table d'inscription
2 personnes
25
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
26
Préparer le matériel de travail
2 personnes
27
Préparer le café et le thé
2 personnes
28
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes

Événement

29
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
30
Enregistrer les participants
2 personnes
31
Servir le café et le thé
2 personnes
32
Ouvrir la formation
33
Présenter la collecte de fonds
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons de pause
35
Encadrer les exercices pratiques
3 personnes
36
Servir le buffet du soir
3 personnes
37
Débarrasser le buffet et les tables
3 personnes
38
Élaborer le plan de collecte de fonds
3 personnes
39
Animer la séance de questions en plénière
2 personnes
40
Remettre les certificats
41
Répondre aux dernières questions
2 personnes
42
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

43
Rassembler le matériel
3 personnes
44
Rassembler les déchets
2 personnes
45
Faire la vaisselle
3 personnes
46
Nettoyer la salle
3 personnes
47
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
48
Éteindre l’équipement
2 personnes
49
Emballer les restes
2 personnes
50
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
51
Renvoyer le matériel aux participants
52
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans fil

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Glacièresqté 3
Pinces de serviceqté 6
Plateaux pour snacksqté 8

Matériel de cours

Feuilles de travailqté 60
Blocs-notesqté 60
Stylos à billeqté 60
Badges nominatifsqté 60
Certificatsqté 55
Paperboard
Papier pour chevaletqté 2
Marqueursqté 12
Post-itqté 10
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 6
Presse-papiersqté 10

Catering

Carafes d'eauqté 8
Pichets de caféqté 4
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Porte-sacs-poubelleqté 6
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 3

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de lancer les invitations, puis confirmez chaque intervenant avant de publier le programme. Gardez une marge d’au moins une semaine pour remplacer une personne indisponible.
Fixez le budget avant de commander le catering ou le matériel. Comptez séparément les repas, les boissons, les impressions et les besoins techniques afin de repérer rapidement ce qui peut dépasser.
Fermez les inscriptions quelques jours avant la formation pour vérifier la liste des participants et recueillir les besoins alimentaires. Envoyez ensuite un rappel avec l’horaire, l’adresse et les informations pratiques.
Préparez les feuilles de travail, blocs-notes, stylos et badges nominatifs avant l’arrivée du groupe. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives ou les documents abîmés.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, le micro et les rallonges avant l’ouverture. Installez la table d’inscription, les tables, les chaises et l’espace de présentation avant de gérer le café et le buffet.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une formation à la collecte de fonds ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les premières décisions sont la date, le lieu, le budget, le public cible et la confirmation des intervenants.
Quand envoyer les invitations pour une formation ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la formation, dès que le programme et le formulaire d’inscription sont prêts. Prévoyez un rappel 5 à 7 jours avant l’événement.
Combien de temps avant faut-il commander le catering ?: Passez la commande au moins 7 jours avant la formation, après avoir vérifié le nombre de participants et leurs besoins alimentaires. Confirmez les quantités et les horaires de livraison 2 à 3 jours avant.
Que faut-il vérifier le matin d’une formation de collecte de fonds ?: Prévoyez 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants pour vérifier la salle, installer les tables et les chaises, préparer l’inscription et tester les présentations. Refroidissez les boissons et placez le matériel pédagogique avant l’ouverture.

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