Cómo organizar un curso de recaudación de fondos sin dejar cabos sueltos

Un curso de recaudación de fondos necesita más coordinación que una clase normal: hay que cuadrar docentes, programa, participantes, comidas y equipos técnicos. Empieza fijando la fecha y el lugar, y trabaja después hacia las inscripciones y la promoción. En la última semana, confirma asistentes, preferencias dietéticas y presentaciones. El día anterior deja preparados los materiales, las acreditaciones, las bebidas y la sala para que el registro pueda empezar sin retrasos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Confirmar a los docentes
3
Desarrollar el programa del curso
2 personas
4
Elaborar presupuesto
2 personas
5
Definir el público objetivo de los participantes
2 personas
6
Crear formulario de inscripción
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar la promoción
2 personas
9
Gestionar inscripciones
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Comprobar la lista de participantes
12
Enviar recordatorio
13
Pedir el catering
14
Coordinar el almuerzo y la cena
2 personas
15
Imprimir el material del curso
2 personas
16
Preparar hojas de trabajo
2 personas
17
Preparar acreditaciones
18
Revisar las presentaciones
2 personas
19
Hacer la compra
2 personas
20
Enfriar bebidas
21
Comprobar el lugar
2 personas
22
Limpiar la sala
2 personas
23
Colocar mesas y sillas
4 personas
24
Montar la mesa de registro
2 personas
25
Preparar el espacio de presentación
2 personas
26
Preparar el material de trabajo
2 personas
27
Preparar café y té
2 personas
28
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas

Evento

29
Atender la recepción
2 personas
30
Registrar a los participantes
2 personas
31
Servir café y té
2 personas
32
Abrir el curso
33
Presentar la recaudación de fondos
2 personas
34
Reponer las bebidas del descanso
35
Guiar los ejercicios prácticos
3 personas
36
Servir el buffet de la noche
3 personas
37
Recoger el buffet y las mesas
3 personas
38
Elaborar el plan de recaudación de fondos
3 personas
39
Moderar la ronda plenaria de preguntas
2 personas
40
Repartir certificados
41
Responder las últimas preguntas
2 personas
42
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

43
Reunir los materiales
3 personas
44
Recoger la basura
2 personas
45
Lavar la vajilla
3 personas
46
Limpiar la sala
3 personas
47
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
48
Apagar el equipo
2 personas
49
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
50
Devolver el material prestado
2 personas
51
Enviar el material de los participantes
52
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 55
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 60
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Cucharillas de cafécant. 60
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Micrófono inalámbrico

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 3
Neveras portátilescant. 3
Pinzas de servircant. 6
Cuencos para aperitivoscant. 8

Material de curso

Tableros de trabajocant. 60
Bloc de notascant. 60
Bolígrafoscant. 60
Credencialescant. 60
Certificadoscant. 55
Pizarra de hojas
Papel para rotafoliocant. 2
Rotuladores fosforescentescant. 12
Post-itscant. 10
Cinta adhesivacant. 4
Tijerascant. 6
Portapapelescant. 10

Catering

Jarras de aguacant. 8
Jarras de cafécant. 4
Jarras de lechecant. 4
Azucareroscant. 4
Compras

Limpieza

Papeleracant. 6
Soportes para bolsas de basuracant. 6
Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Esponjascant. 6
Cepillos para fregarcant. 3

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y la disponibilidad de los docentes antes de publicar nada. Reserva al menos 2 semanas para promocionar el curso y evita aceptar inscripciones sin tener definido el programa.
Calcula el presupuesto antes de encargar el catering. Separa los costes de comida, bebidas, materiales, equipos y posibles gastos del lugar para saber cuánto debe recaudar cada inscripción.
Pide las preferencias dietéticas en el formulario y vuelve a comprobarlas al cerrar la lista. Haz el pedido del catering con varios días de margen, especialmente si incluye almuerzo y cena.
Revisa las presentaciones y prueba proyector, pantalla, portátil, cable HDMI, micrófono y conexiones eléctricas el día anterior. Lleva cables alargadores y regletas ya preparados: suelen olvidarse hasta que empieza la primera sesión.
Monta la sala antes de la llegada del grupo: coloca mesas y sillas, prepara el espacio de presentación y deja lista la mesa de registro. Imprime el material, las hojas de trabajo y las acreditaciones con tiempo suficiente para corregir errores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un curso de recaudación de fondos?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Las primeras 2 semanas sirven para fijar fecha, lugar, docentes, programa y presupuesto; después puedes abrir inscripciones y promocionar el curso.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?: Cierra la lista entre 5 y 7 días antes del curso. Así puedes comprobar participantes, recoger las últimas preferencias dietéticas y encargar las cantidades correctas para el almuerzo y la cena.
¿Cuándo se prepara el material del curso?: Imprime el material, las hojas de trabajo y las acreditaciones entre 2 y 3 días antes. Revisa las presentaciones y prueba los equipos técnicos el día anterior, no justo antes de abrir el registro.
¿Cuánta bebida hay que preparar para el curso?: Calcula aproximadamente 2 bebidas por persona durante la primera parte del día y añade opciones para el almuerzo y la tarde. Enfría las bebidas el día anterior y reserva termos, tazas, vasos y cucharillas para las pausas de café.

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