Zo organiseer je een folkconcert zonder last-minute stress

Begin bij de datum, locatie en artiesten; pas daarna kun je techniek, catering en bezoekersaantallen betrouwbaar plannen. Controleer vroeg of je een muziekvergunning nodig hebt en leg de technische wensen van de artiesten schriftelijk vast. Open online aanmeldingen zodra het programma rond is, zodat je dieetwensen en aantallen tijdig verzamelt. Op de dag zelf draait alles om een vrije podiumzone, getest geluid en een draaiboek dat ook vrijwilligers en artiesten kunnen volgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Artiesten vastleggen
3
Muziekvergunning controleren
4
Geluidsapparatuur reserveren
5
Cateringafspraken maken
6
Reserveringen bevestigen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Online aanmeldingen openen
9
Programma publiceren
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Artiënteninformatie verzamelen
13
Vrijwilligers inplannen
14
Technische wensen vastleggen
15
Draaiboek afdrukken
16
Bezoekerslijst afdrukken
17
Artiestenbriefing versturen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Locatie controleren
2 personen
22
Meubilair klaarzetten
3 personen
23
Podiumzone vrijmaken
2 personen
24
Tafels opstellen
3 personen
25
Stoelen opstellen
3 personen
26
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
27
Microfoons aansluiten
2 personen
28
Verlichting installeren
2 personen
29
Decoratie ophangen
2 personen
30
Bar inrichten
3 personen
31
Buffet klaarzetten
3 personen
32
Registratietafel inrichten
2 personen
33
Techniek testen
3 personen
34
Soundcheck uitvoeren
4 personen

Event

35
Artiesten ontvangen
2 personen
36
Bezoekers verwelkomen
3 personen
37
Entree registreren
2 personen
38
Openingswoord verzorgen
39
Eerste optreden begeleiden
2 personen
40
Hapjes serveren
3 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Tweede optreden begeleiden
2 personen
43
Pauzevoorzieningen aanvullen
2 personen
44
Derde optreden begeleiden
2 personen
45
Publieksvragen begeleiden
46
Finaleoptreden begeleiden
2 personen
47
Afscheid en bedankwoord
48
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

49
Bar afsluiten
2 personen
50
Apparatuur uitschakelen
2 personen
51
Servies verzamelen
3 personen
52
Afval verzamelen
3 personen
53
Locatie schoonmaken
4 personen
54
Meubilair terugplaatsen
3 personen
55
Apparatuur retourneren
2 personen
56
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
57
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 2
XLR-kabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
Sfeerlampenaantal 12
Lichtstatievenaantal 4

Decoratie

Podiumdoekenaantal 3
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Menukaartenaantal 10
Naambordjesaantal 10

Servies

Drinkglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Schaaltjesaantal 12

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de technische wensen van de artiesten uiterlijk twee weken vooraf vast. Noteer onder meer het aantal microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers en benodigde XLR-kabels; zo voorkom je dat de geluidscheck stilvalt door ontbrekend materiaal.
Plan de geluidsopbouw vóór de ontvangst van bezoekers. Reserveer minstens 90 minuten voor luidsprekers, mengtafel, microfoonstatieven, podiumlampen en kabelmatten, en houd reservebatterijen bij de hand.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het concert af als je catering bestelt. Gebruik het definitieve aantal bezoekers en de verzamelde dieetwensen voor borden, bestek, drinkglazen en koffievoorziening.
Stuur de artiestenbriefing en het programma uiterlijk 48 uur van tevoren. Vermeld daarin de aankomsttijd, soundcheck, speelvolgorde, contactpersoon en beschikbare kleed- of garderoberuimte.
Maak de locatiecontrole onderdeel van je opbouwvolgorde: eerst podiumzone en stroom, daarna tafels en stoelen, vervolgens garderoberekken en decoratie. Druk het draaiboek en de bezoekerslijst af, zodat je niet afhankelijk bent van een telefoon met lege batterij of slecht bereik.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een folkconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en artiesten. Regel de muziekvergunning, geluidsapparatuur en catering zodra die basis vaststaat; wacht niet tot de laatste twee weken.
Wanneer moet ik de geluidsapparatuur voor een folkconcert reserveren?: Reserveer luidsprekers, mengtafel, microfoons, DI-boxen en monitoren minimaal 4 weken vooraf. Plan op de concertdag ten minste 90 minuten voor opbouw en geluidscheck.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een folkconcert?: Reken op 2 tot 3 uur voor een volledige opbouw met podium, geluid, verlichting, tafels en stoelen. Voeg minstens 30 minuten toe voor een laatste locatiecontrole en het testen van alle microfoons.
Wanneer sluit je de aanmeldingen voor een folkconcert?: Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor het concert als je catering en servies moet afstemmen. Dan heb je tijd om de bezoekerslijst, dieetwensen en vrijwilligersindeling definitief te maken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.