Cómo organizar un concierto folk sin dejar cabos sueltos
Un concierto folk se organiza primero sobre el papel y después en el escenario. Empieza cerrando fecha, ubicación y artistas; a continuación confirma permisos, sonido, catering e inscripciones. La información técnica de cada grupo debe estar reunida antes de reservar el equipo, porque micrófonos, cajas DI y monitores dependen de ella. Durante la última semana, concentra las confirmaciones, el briefing artístico y la lista de compra para llegar al montaje con todo decidido.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Confirmar a los artistas
- 3
Comprobar el permiso de música
- 4
Reservar equipo de sonido
- 5
Concertar acuerdos de catering
- 6
Confirmar las reservas
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Abrir inscripciones online
- 9
Publicar el programa
- 10
Gestionar inscripciones
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Recopilar información de los artistas
- 13
Programar voluntarios
- 14
Registrar los requisitos técnicos
- 15
Imprimir el plan de trabajo
- 16
Imprimir la lista de visitantes
- 17
Enviar briefing a los artistas
- 18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Enfriar bebidas
2 personas
- 21
Comprobar el lugar
2 personas
- 22
Montar el mobiliario
3 personas
- 23
Despejar la zona del escenario
2 personas
- 24
Montar mesas
3 personas
- 25
Colocar las sillas
3 personas
- 26
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 27
Conectar los micrófonos
2 personas
- 28
Instalar la iluminación
2 personas
- 29
Colgar la decoración
2 personas
- 30
Montar la barra
3 personas
- 31
Preparar el buffet
3 personas
- 32
Montar la mesa de registro
2 personas
- 33
Probar la técnica
3 personas
- 34
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Evento
- 35
Recibir a los artistas
2 personas
- 36
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 37
Registrar la entrada
2 personas
- 38
Dar el discurso de apertura
- 39
Acompañar la primera actuación
2 personas
- 40
Servir aperitivos
3 personas
- 41
Rellenar las bebidas
2 personas
- 42
Acompañar la segunda actuación
2 personas
- 43
Reabastecer los suministros del descanso
2 personas
- 44
Acompañar la tercera actuación
2 personas
- 45
Gestionar las preguntas del público
- 46
Coordinar la actuación final
2 personas
- 47
Despedida y discurso de agradecimiento
- 48
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
- 49
Cerrar el bar
2 personas
- 50
Apagar el equipo
2 personas
- 51
Recoger la vajilla
3 personas
- 52
Recoger la basura
3 personas
- 53
Limpiar el lugar
4 personas
- 54
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 55
Devolver el equipo
2 personas
- 56
Guardar el stock restante
2 personas
- 57
Recoger objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 8
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 100
Equipo
- Altavocescant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Altavoces de monitorcant. 2
- Cables XLRcant. 12
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 10
- Baterías de repuestocant. 24
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 6
- Luces decorativascant. 12
- Trípodes de iluminacióncant. 4
Decoración
- Telones de escenariocant. 3
- Guirnaldascant. 6
- Mantelescant. 8
- Cartas del menúcant. 10
- Pancartas con nombrescant. 10
Vajilla
- Vasoscant. 120
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzascant. 6
- Cuencoscant. 12
Limpieza
- Cubetas para lavarcant. 2
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Pide a cada artista sus requisitos técnicos al menos 3 semanas antes: número de micrófonos, cajas DI, monitores y conexiones necesarias. Con esa información puedes reservar altavoces, mesa de mezclas y cableado sin improvisar.
- No dejes el permiso de música para el final. Compruébalo antes de publicar el programa y abrir las inscripciones; si falta documentación, tendrás que corregir invitaciones y horarios.
- Cierra las preferencias dietéticas cuando gestiones las inscripciones, idealmente 7 días antes. Entrega ese recuento al catering junto con el número confirmado de asistentes, no con una estimación inicial.
- Envía el briefing a los artistas entre 3 y 5 días antes e incluye horarios, acceso, orden de actuación y requisitos técnicos. Imprime también el plan de trabajo y la lista de visitantes para el equipo de recepción.
- Reserva tiempo específico para despejar la zona del escenario antes de montar mesas y sillas. Coloca primero altavoces, subwoofers, monitores, soportes y cables con sus alfombrillas; después instala la iluminación y el mobiliario.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto folk?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para asegurar fecha, ubicación, artistas, permisos y equipo de sonido. Deja la última semana para confirmaciones, inscripciones, catering, compras y el briefing técnico.
- ¿Cuándo hay que pedir los requisitos técnicos a los músicos?
- Solicítalos al menos 3 semanas antes del concierto y reúne la información en un único documento. Confirma de nuevo los detalles entre 3 y 5 días antes, porque un cambio puede afectar a micrófonos, cajas DI, monitores y cables.
- ¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas?
- Cierra el recuento de asistentes y las preferencias dietéticas unos 7 días antes, para que el catering pueda preparar las cantidades correctas. Después solo acepta cambios si puedes actualizar la reserva y la lista de visitantes.
- ¿En qué orden se monta el espacio para un concierto folk?
- Despeja primero la zona del escenario y coloca el equipo de sonido y la iluminación antes del mobiliario. Cuando cables, alfombrillas y conexiones estén seguros, monta mesas, sillas y la zona de catering; reserva al menos 2 horas para el montaje completo.
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