So organisierst du ein Folk-Konzert ohne Leerlauf
Bei einem Folk-Konzert hängen Programm, Technik und Bewirtung eng zusammen. Lege zuerst Datum, Ort und Künstler fest, bevor du Anmeldung, Musiklizenz und Tonanlage organisierst. Danach folgen Veröffentlichungen, Besucherdaten und die Einsatzplanung. Am Veranstaltungstag entscheidet ein früher Technikcheck, ob Mikrofone, DI-Boxen, Monitorspeaker und Kabel wirklich zum Bühnenaufbau passen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Künstler festlegen
- 3
Musiklizenz prüfen
- 4
Tonanlage reservieren
- 5
Catering-Vereinbarungen treffen
- 6
Reservierungen bestätigen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Online-Anmeldungen öffnen
- 9
Programm veröffentlichen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Künstlerinformationen sammeln
- 13
Freiwillige einplanen
- 14
Technische Anforderungen festhalten
- 15
Drehbuch ausdrucken
- 16
Besucherliste ausdrucken
- 17
Künstlerbriefing versenden
- 18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Getränke kühlen
2 Personen
- 21
Ort überprüfen
2 Personen
- 22
Möbel bereitstellen
3 Personen
- 23
Bühnenbereich freimachen
2 Personen
- 24
Tische aufstellen
3 Personen
- 25
Stühle aufstellen
3 Personen
- 26
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 27
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 28
Beleuchtung installieren
2 Personen
- 29
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 30
Bar einrichten
3 Personen
- 31
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 32
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 33
Technik testen
3 Personen
- 34
Soundcheck durchführen
4 Personen
Event
- 35
Künstler empfangen
2 Personen
- 36
Besucher begrüßen
3 Personen
- 37
Einlass registrieren
2 Personen
- 38
Eröffnungsrede halten
- 39
Ersten Auftritt begleiten
2 Personen
- 40
Snacks servieren
3 Personen
- 41
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 42
Zweiten Auftritt betreuen
2 Personen
- 43
Pausenverpflegung auffüllen
2 Personen
- 44
Dritten Auftritt begleiten
2 Personen
- 45
Publikumsfragen betreuen
- 46
Finalauftritt begleiten
2 Personen
- 47
Abschied und Dankesrede
- 48
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 49
Bar schließen
2 Personen
- 50
Geräte ausschalten
2 Personen
- 51
Geschirr sammeln
3 Personen
- 52
Abfall sammeln
3 Personen
- 53
Location reinigen
4 Personen
- 54
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 55
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 56
Restbestand einlagern
2 Personen
- 57
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 8
- BarhockerAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 2
- KleiderbügelAnz. 100
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 4
- MonitorspeakerAnz. 2
- XLR-KabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelmattenAnz. 10
- ErsatzbatterienAnz. 24
Beleuchtung
- LED-BühnenlichterAnz. 6
- StimmungsleuchtenAnz. 12
- LichtstativeAnz. 4
Dekoration
- BühnentücherAnz. 3
- WimpelkettenAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
- SpeisekartenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 10
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 6
- SchälchenAnz. 12
Reinigung
- SpülbeckenAnz. 2
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Datum, Ort und Künstler mindestens 8 Wochen vorher. Erst danach lassen sich Musiklizenz, Tonanlage, Catering und Reservierungen verlässlich festmachen.
- Sammle die technischen Anforderungen der Künstler spätestens 3 Wochen vor dem Konzert schriftlich. Prüfe dabei besonders Mikrofone, DI-Boxen, Monitorspeaker, Mischpult, XLR-Kabel und Stromanschlüsse.
- Öffne die Online-Anmeldung erst, wenn Programm und Verpflegung geklärt sind, idealerweise 4 Wochen vorher. Erfasse Ernährungswünsche direkt und drucke die Besucherliste am Veranstaltungstag zusätzlich aus.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Bühne, Lautsprecher und Licht sollten mindestens 3 Stunden vorher stehen. Kabelmatten, Verlängerungskabel und Ersatzbatterien werden häufig erst beim Soundcheck vermisst.
- Kühle Getränke frühzeitig und rechne Gläser, Teller und Besteck für die angemeldete Personenzahl plus etwa 10 Prozent Reserve. Stelle Stühle, Tische und den Garderobenbereich vor dem Einlass bereit, damit der Raum nicht während des Konzerts umgebaut werden muss.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich ein Folk-Konzert organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Künstlern. Technik, Lizenz, Catering und Anmeldung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
- Wann sollte der Soundcheck bei einem Folk-Konzert stattfinden?
- Plane den Soundcheck mindestens 2 Stunden vor dem Einlass und halte weitere 60 Minuten als Puffer frei. So bleibt Zeit, DI-Boxen, Monitorspeaker, Mikrofonständer und Kabel ohne Publikum zu testen.
- Wie viele Getränke brauche ich für ein Folk-Konzert?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Kaufe zusätzlich rund 10 Prozent Reserve und berücksichtige Wasser, Kaffee sowie besondere Ernährungswünsche beim Catering.
- Wann verschicke ich die Einladungen für ein Folk-Konzert?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Konzert und öffne gleichzeitig die Online-Anmeldung. Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vorher, damit Besucherliste, Namensschilder und Cateringmenge rechtzeitig feststehen.
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