Organiser un concert folk, étape par étape

Un concert folk se prépare d’abord autour d’une date, d’un lieu adapté et d’artistes confirmés. Ensuite, il faut verrouiller les aspects qui prennent le plus de temps : autorisation musicale, sonorisation, restauration, inscriptions et besoins techniques. Le jour J, la réussite dépend surtout d’un espace scénique dégagé, d’un déroulé imprimé et d’une équipe qui sait qui fait quoi. Prévoyez plusieurs semaines pour coordonner les artistes, les prestataires et les bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Réserver les artistes
3
Vérifier le permis de musique
4
Réserver le matériel de sonorisation
5
Organiser les prestations de traiteur
6
Confirmer les réservations
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir les inscriptions en ligne
9
Publier le programme
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Collecter les informations des artistes
13
Planifier les bénévoles
14
Recueillir les besoins techniques
15
Imprimer le déroulé
16
Imprimer la liste des visiteurs
17
Envoyer le briefing aux artistes
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Vérifier le lieu
2 personnes
22
Installer le mobilier
3 personnes
23
Dégager la zone du podium
2 personnes
24
Installer les tables
3 personnes
25
Installer les chaises
3 personnes
26
Installer le système de sonorisation
3 personnes
27
Brancher les microphones
2 personnes
28
Installer l'éclairage
2 personnes
29
Installer la décoration
2 personnes
30
Aménager le bar
3 personnes
31
Mettre le buffet en place
3 personnes
32
Installer la table d'inscription
2 personnes
33
Tester la technique
3 personnes
34
Effectuer les réglages sonores
4 personnes

Événement

35
Accueillir les artistes
2 personnes
36
Accueillir les visiteurs
3 personnes
37
Enregistrer l’entrée
2 personnes
38
Faire le discours d’ouverture
39
Encadrer la première prestation
2 personnes
40
Servir des amuse-bouches
3 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
43
Réapprovisionner les fournitures de pause
2 personnes
44
Accompagner le troisième spectacle
2 personnes
45
Animer les questions du public
46
Encadrer la prestation finale
2 personnes
47
Discours d’adieu et de remerciement
48
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

49
Fermer le bar
2 personnes
50
Éteindre l’équipement
2 personnes
51
Rassembler la vaisselle
3 personnes
52
Rassembler les déchets
3 personnes
53
Nettoyer le lieu
4 personnes
54
Remettre le mobilier en place
3 personnes
55
Retourner le matériel
2 personnes
56
Ranger le stock restant
2 personnes
57
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 100

Équipement

Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Câbles XLRqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 10
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Lampes d'ambianceqté 12
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Tentures de scèneqté 3
Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 8
Cartes de menuqté 10
Badges nominatifsqté 10

Vaisselle

Verres à boireqté 120
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Petits bolsqté 12

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Vérifiez aussi le permis de musique et la capacité réelle de la salle, en tenant compte des chaises, des tables et de la zone réservée au podium.
Réservez les artistes et le matériel de sonorisation dès que la date est fixée. Demandez à chaque groupe ses besoins techniques : microphones, boîtiers DI, retours, câbles XLR et prises disponibles ne sont pas toujours les mêmes.
Fermez les inscriptions quelques jours avant le concert pour traiter les besoins alimentaires et imprimer une liste de visiteurs exploitable. Prévoyez une solution pour les inscriptions tardives à l’accueil.
Construisez le déroulé avec des horaires précis pour l’arrivée des artistes, les balances, l’ouverture des portes, les prestations et le rangement. Envoyez le briefing aux artistes avant leur venue et imprimez au moins deux exemplaires sur place.
Faites l’installation avant l’arrivée du public : dégager la zone du podium, placer les chaises et tables, tester les haut-parleurs, les microphones et l’éclairage, puis refroidir les boissons. Gardez des piles, des rallonges, des multiprises et des passe-câbles en réserve.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert folk ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver les artistes et la sonorisation, vérifier le permis de musique, ouvrir les inscriptions et coordonner la restauration.
Quand faut-il réserver les artistes et le matériel de sonorisation ?: Réservez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 6 semaines avant le concert. Les besoins techniques doivent être recueillis au plus tard 3 semaines avant pour éviter une installation incomplète.
Combien de chaises et de verres prévoir pour un concert folk ?: Prévoyez une chaise par visiteur inscrit, plus 5 à 10 % de réserve. Pour les verres, comptez au minimum 1,5 verre par personne si le lavage ou le renouvellement n’est pas possible pendant la soirée.
Quand faut-il envoyer le briefing aux artistes ?: Envoyez-le 7 à 10 jours avant le concert, avec l’adresse, les horaires d’arrivée, le déroulé, les contacts sur place et les besoins techniques confirmés. Relancez les artistes 48 heures avant si une information manque.

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