Zo organiseer je een folkconcert zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en muzikanten; pas daarna leg je het programma en de publiekscapaciteit vast. Folkconcerten lijken technisch overzichtelijk, maar podiumindeling, microfoons, DI-boxen en monitorgeluid vragen vroeg overleg met de muzikanten. Werk vervolgens toe naar uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen en catering. Plan op de dag zelf extra tijd voor laden, soundcheck, stoelen en kabels: vooral techniek en de ontvangst van bezoekers worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Muzikanten bevestigen
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
8
Reservering locatie bevestigen
9
Reservering instrumenten bevestigen
10
Technische wensen ophalen
2 personen
11
Bezoekerslijst afdrukken
12
Programmafolders afdrukken
13
Muzikanteninformatie versturen
14
Vergunningen controleren
15
Weersverwachting controleren
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Materialen verzamelen
2 personen
21
Muziekinstrumenten inladen
2 personen

Event

22
Locatie openen
2 personen
23
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
24
Podiumzone vrijmaken
2 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Stoelen neerzetten
4 personen
27
Podium opbouwen
4 personen
28
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
29
Microfoons aansluiten
2 personen
30
Instrumenten klaarzetten
3 personen
31
Verlichting ophangen
3 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Cateringbuffet inrichten
3 personen
34
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
35
Hapjes uitstallen
2 personen
36
Garderobe inrichten
2 personen
37
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
38
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
39
Muzikanten ontvangen
2 personen
40
Muzikanten laten inspelen
2 personen
41
Deuren openen
3 personen
42
Bezoekers ontvangen
3 personen
43
Programmafolders uitdelen
2 personen
44
Garderobe innemen
2 personen
45
Openingswoord verzorgen
46
Eerste concertblok begeleiden
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes aanvullen
2 personen
49
Pauze aankondigen
50
Servies afruimen
2 personen
51
Tweede concertblok begeleiden
3 personen
52
Avondbuffet aanvullen
3 personen
53
Derde concertblok begeleiden
3 personen
54
Koffie en thee bijvullen
2 personen
55
Publieksvragen begeleiden
56
Laatste concertblok begeleiden
3 personen
57
Afsluiting aankondigen
58
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
59
Garderobe uitgeven
2 personen
60
Kassa en entree afsluiten
2 personen

Nazorg

61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Instrumenten veilig inpakken
3 personen
63
Dranken en etenswaren opruimen
3 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Decoratie verwijderen
2 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
70
Materialen terugbrengen
2 personen
71
Geleende instrumenten retourneren
2 personen
72
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
73
Locatiesleutels terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 4
Podiumtrappenaantal 2
Podiumrokkenaantal 4
Stoelenaantal 100
Tafelsaantal 10
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100
Afvalbakkenaantal 6
Klaptafelsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 2
Dynamische microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 3
XLR-kabelsaantal 8
Instrumentkabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 10
Muzieklessenaarsaantal 6

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
Sfeerlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6
Batterijlampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Podiumachterdoek
Folkconcertbanneraantal 2
Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Vlaggetjeslijnenaantal 6
Krijtbordenaantal 4
Stoelhoezenaantal 20
Kabelbindersaantal 50

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Serveerbladenaantal 8

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de muzikanten minimaal 4 weken vooraf naar hun bezetting, instrumenten en technische wensen. Noteer per instrument of een microfoon, DI-box, instrumentkabel of monitor nodig is, zodat je geen aansluitingen mist.
Leg het programma pas definitief vast nadat de soundcheck en publiekscapaciteit duidelijk zijn. Reken voor het programma, de pauze en eventuele ombouw samen met minimaal 2 uur publieksplanning.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert. Bepaal daarna de cateringhoeveelheden en zorg dat dranken minstens 2 uur voor aanvang kunnen koelen.
Plan op de concertdag minstens 3 uur voor opbouw. Maak eerst de laad- en loszone vrij, daarna de podiumzone, stoelen en tafels; leg kabelgoten pas na het aansluiten van de apparatuur.
Druk bezoekerslijst en programmafolders uiterlijk 1 dag vooraf af. Controleer op de ochtend zelf de weersverwachting, vergunningen, boodschappenlijst en reserveringen van locatie en instrumenten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een folkconcert organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie en muzikanten. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor het concert en sluit dieetwensen en catering 7 dagen vooraf af.
Hoeveel tijd heb je nodig om een folkconcert op te bouwen?: Reserveer minimaal 3 uur voor laden, podium, stoelen, tafels, techniek en soundcheck. Houd daarna minstens 30 minuten vrij voor onverwachte kabel-, stroom- of instrumentproblemen.
Wanneer moet je de technische wensen van muzikanten opvragen?: Vraag dit uiterlijk 4 weken vooraf op en bevestig de lijst nogmaals 7 dagen voor het concert. Controleer daarbij microfoons, DI-boxen, monitors, XLR-kabels, instrumentkabels en stroomaansluitingen.
Hoeveel drank heb je nodig bij een folkconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel koffie, water en pauzedrankjes apart mee en koel alles minstens 2 uur vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.