Folk-Konzert organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Konzert

Bei einem Folk-Konzert müssen Musik, Technik und Bewirtung auf denselben Zeitplan abgestimmt werden. Beginne mit Datum und Ort, bestätige danach die Musiker und kläre frühzeitig ihre technischen Wünsche. Erst wenn Anmeldungen und Ernährungswünsche vorliegen, lassen sich Catering, Getränke und Sitzplätze sinnvoll planen. Am Veranstaltungstag entscheidet eine freie Ladezone darüber, ob Bühne, Instrumente und Technik rechtzeitig am richtigen Platz sind.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Musiker bestätigen
3
Programm zusammenstellen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Cateringmengen festlegen
2 Personen
8
Reservierung der Location bestätigen
9
Instrumentenreservierung bestätigen
10
Technische Wünsche einholen
2 Personen
11
Besucherliste ausdrucken
12
Programmhefte drucken
13
Musikerinformationen versenden
14
Genehmigungen prüfen
15
Wettervorhersage prüfen
16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
17
Einkaufen gehen
3 Personen
18
Getränke kühlen
2 Personen
19
Snacks vorbereiten
3 Personen
20
Materialien zusammenstellen
2 Personen
21
Musikinstrumente einladen
2 Personen

Event

22
Location öffnen
2 Personen
23
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
24
Bühnenbereich freimachen
2 Personen
25
Tische aufstellen
3 Personen
26
Stühle aufstellen
4 Personen
27
Bühne aufbauen
4 Personen
28
Tonanlage aufbauen
3 Personen
29
Mikrofone anschließen
2 Personen
30
Instrumente bereitstellen
3 Personen
31
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
32
Dekoration aufhängen
3 Personen
33
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
34
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
35
Snacks auslegen
2 Personen
36
Garderobe einrichten
2 Personen
37
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen
38
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
39
Musiker empfangen
2 Personen
40
Musiker einspielen lassen
2 Personen
41
Türen öffnen
3 Personen
42
Besucher empfangen
3 Personen
43
Programmhefte verteilen
2 Personen
44
Garderobe besetzen
2 Personen
45
Eröffnungsrede halten
46
Ersten Konzertblock begleiten
3 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Snacks auffüllen
2 Personen
49
Pause ankündigen
50
Geschirr abräumen
2 Personen
51
Zweiten Konzertblock begleiten
3 Personen
52
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
53
Dritten Konzertblock begleiten
3 Personen
54
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
55
Publikumsfragen betreuen
56
Letzten Konzertblock begleiten
3 Personen
57
Abschluss ankündigen
58
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
59
Garderobe ausgeben
2 Personen
60
Kasse und Eingang schließen
2 Personen

Nachbereitung

61
Geräte ausschalten
2 Personen
62
Instrumente sicher einpacken
3 Personen
63
Getränke und Speisen aufräumen
3 Personen
64
Abfall sammeln
3 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
67
Dekoration entfernen
2 Personen
68
Location reinigen
4 Personen
69
Fundsachen sammeln
2 Personen
70
Materialien zurückbringen
2 Personen
71
Geliehene Instrumente zurückgeben
2 Personen
72
Restbestand einlagern
2 Personen
73
Locationschlüssel zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 4
BühnentreppenAnz. 2
BühnenröckeAnz. 4
StühleAnz. 100
TischeAnz. 10
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 100
AbfallbehälterAnz. 6
KlappischeAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
TrinkgläserAnz. 120
WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierbesteckAnz. 12

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 2
Dynamische MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
DI-BoxenAnz. 3
XLR-KabelAnz. 8
InstrumentenkabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelkanäleAnz. 10
NotenpulteAnz. 6

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 10
LichterkettenAnz. 6
BatterielampenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

Bühnenhintergrund
Folkkonzert-BannerAnz. 2
TischdeckenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 6
WimpelkettenAnz. 6
KreidetafelnAnz. 4
StuhlhussenAnz. 20
KabelbinderAnz. 50

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8

Reinigung

WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Musiker und Programm mindestens 6 Wochen vor dem Konzert. Frage dabei nicht nur die Besetzung ab, sondern auch benötigte Mikrofone, DI-Boxen, Monitore und Instrumentenkabel.
Hole Anmeldungen bis spätestens 10 Tage vor dem Konzert ein. Erfasse dabei Ernährungswünsche getrennt, damit du Cateringmengen und passende Snacks nicht erst beim Einkauf schätzen musst.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Für Bühnenelemente, Lautsprecher, Mischpult, Kabel und Instrumente solltest du mindestens 3 Stunden vor Konzertbeginn Zugang zur Location haben.
Prüfe Genehmigungen und die Reservierung der Location spätestens 4 Wochen vorher. Eine bestätigte Buchung reicht nicht, wenn Ladezone, Bühnenbereich oder Stromanschlüsse vor Ort noch ungeklärt sind.
Kühle Getränke erst nach dem Aufbau, aber mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Drucke Besucherliste und Programmhefte am Vortag und stelle Gläser, Teller sowie Servierbesteck vor dem Eintreffen der Gäste bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Folk-Konzert planen?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Musikerbestätigung. Vier Wochen vor dem Termin sollten Programm, Technik, Genehmigungen und Catering grundsätzlich feststehen.
Wann sollte man die Musiker für ein Folk-Konzert bestätigen?: Bestätige die Musiker möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. Schicke ihnen spätestens 3 Wochen vorher Programm, Ankunftszeit, Ladehinweise und die gesammelten technischen Anforderungen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Folk-Konzerts?: Plane für Bühne, Stühle, Tische, Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone und Instrumente mindestens 3 Stunden Aufbauzeit ein. Für einen Soundcheck sollten zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass frei bleiben.
Wann muss man Getränke und Catering für ein Konzert planen?: Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche bis 10 Tage vorher und lege danach die Mengen fest. Den Einkauf erledigst du idealerweise 1 bis 2 Tage vor dem Konzert; Getränke sollten spätestens 2 Stunden vor dem Einlass gekühlt werden.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.