Cómo organizar un concierto folk sin olvidar lo esencial

Un concierto folk combina música en directo, público sentado y una producción técnica que debe estar lista antes de abrir las puertas. Empieza cerrando la fecha, el recinto y los músicos; después concreta el programa, las inscripciones y las necesidades de sonido. En las semanas previas tendrás que revisar permisos, catering, instrumentos y materiales. El día del concierto, reserva tiempo para descargar, montar el escenario, probar el sonido y recibir a los visitantes sin prisas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Confirmar músicos
3
Elaborar el programa
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Determinar las cantidades del catering
2 personas
8
Confirmar la reserva del recinto
9
Confirmar reserva de instrumentos
10
Recoger las necesidades técnicas
2 personas
11
Imprimir la lista de visitantes
12
Imprimir folletos del programa
13
Enviar información a los músicos
14
Comprobar permisos
15
Comprobar el pronóstico del tiempo
16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
17
Hacer la compra
3 personas
18
Enfriar bebidas
2 personas
19
Preparar aperitivos
3 personas
20
Reunir los materiales
2 personas
21
Cargar los instrumentos musicales
2 personas

Evento

22
Abrir la ubicación
2 personas
23
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
24
Despejar la zona del escenario
2 personas
25
Montar mesas
3 personas
26
Colocar sillas
4 personas
27
Montar el escenario
4 personas
28
Colocar el equipo de sonido
3 personas
29
Conectar los micrófonos
2 personas
30
Preparar los instrumentos
3 personas
31
Colgar la iluminación
3 personas
32
Colgar la decoración
3 personas
33
Montar el buffet de catering
3 personas
34
Preparar café y té
2 personas
35
Montar aperitivos
2 personas
36
Montar el guardarropa
2 personas
37
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
38
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
39
Recibir a los músicos
2 personas
40
Hacer que los músicos entren en calor
2 personas
41
Abrir las puertas
3 personas
42
Recibir a los visitantes
3 personas
43
Repartir folletos del programa
2 personas
44
Recoger el guardarropa
2 personas
45
Dar el discurso de apertura
46
Acompañar el primer bloque del concierto
3 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Reponer los aperitivos
2 personas
49
Anunciar el descanso
50
Recoger la vajilla
2 personas
51
Coordinar el segundo bloque del concierto
3 personas
52
Reponer el bufé de la noche
3 personas
53
Acompañar el tercer bloque del concierto
3 personas
54
Reponer café y té
2 personas
55
Gestionar las preguntas del público
56
Coordinar el último bloque del concierto
3 personas
57
Anunciar el cierre
58
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
59
Entrega del guardarropa
2 personas
60
Cerrar la caja y la entrada
2 personas

Seguimiento

61
Apagar el equipo
2 personas
62
Empaquetar los instrumentos de forma segura
3 personas
63
Recoger bebidas y alimentos
3 personas
64
Recoger la basura
3 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Recoger mesas y sillas
4 personas
67
Retirar la decoración
2 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Recoger objetos perdidos
2 personas
70
Devolver los materiales
2 personas
71
Devolver los instrumentos prestados
2 personas
72
Guardar el stock restante
2 personas
73
Devolver las llaves del recinto

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 4
Escaleras del escenariocant. 2
Faldas de escenariocant. 4
Sillascant. 100
Mesascant. 10
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Perchascant. 100
Papeleracant. 6
Mesas plegablescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cubiertos de serviciocant. 12

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 2
Micrófonos dinámicoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 3
Cables XLRcant. 8
Cables de instrumentoscant. 8
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Canaletas para cablescant. 10
Atriles de músicacant. 6

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 6
Luces decorativascant. 10
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de bateríacant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Telón de fondo del escenario
Banner del concierto folkcant. 2
Mantelescant. 10
Arreglos floralescant. 6
Guirnaldas de banderinescant. 6
Pizarrascant. 4
Fundas para sillascant. 20
Bridascant. 50

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Bandejas de serviciocant. 8

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recinto y los músicos antes de preparar las invitaciones. Pide también las necesidades técnicas de cada formación y envía el programa definitivo con varios días de margen.
Haz las inscripciones con una fecha límite concreta y pregunta por las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Así podrás calcular las cantidades del catering sin comprar a ciegas.
Programa la llegada del equipo antes que la del público. Despeja la zona de carga y descarga, monta el escenario y deja instalados mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos y cableado antes de la prueba de sonido.
No dejes los permisos y la previsión meteorológica para el día anterior. Compruébalos con antelación suficiente para adaptar el uso del recinto o preparar una alternativa si parte del concierto es al aire libre.
Prepara por separado la documentación y la acogida: imprime la lista de visitantes y los folletos del programa, enfría las bebidas y deja aperitivos, vajilla y mesas listos antes de abrir la ubicación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto folk?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar fecha, recinto y músicos. Reserva las últimas 2 semanas para confirmar inscripciones, catering, permisos, instrumentos y necesidades técnicas.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un concierto folk?: Envíalas cuando la fecha, el lugar y el programa provisional estén confirmados, idealmente 4 semanas antes. Fija una fecha límite de inscripción entre 7 y 10 días antes para poder calcular el catering.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el escenario y el sonido?: Reserva como mínimo 3 horas antes de la llegada del público si hay escenario, instrumentos y sistema de sonido. Añade al menos 30 minutos para la prueba de sonido y la comprobación de micrófonos, monitores y cables.
¿Cuántas bebidas y aperitivos hay que preparar por persona?: Para la recepción, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y unos 4 a 6 aperitivos por persona. Ajusta las cantidades según la duración del concierto y las preferencias dietéticas recogidas.

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