Organiser un concert folk, étape par étape

Un concert folk se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et les musiciens, puis le programme, les inscriptions et la technique. Le jour venu, l’installation de la scène et du son doit être terminée avant l’arrivée du public. Prévoyez aussi les besoins alimentaires, les boissons et les informations pratiques pour les artistes. Ce guide vous aide à répartir les préparatifs sur plusieurs semaines et à éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Confirmer les musiciens
3
Établir le programme
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
8
Confirmer la réservation du lieu
9
Confirmer la réservation des instruments
10
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
11
Imprimer la liste des visiteurs
12
Imprimer les programmes
13
Envoyer les informations aux musiciens
14
Vérifier les autorisations
15
Vérifier les prévisions météo
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Faire les courses
3 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer les en-cas
3 personnes
20
Rassembler le matériel
2 personnes
21
Charger les instruments de musique
2 personnes

Événement

22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
24
Dégager la zone du podium
2 personnes
25
Installer les tables
3 personnes
26
Installer les chaises
4 personnes
27
Monter la scène
4 personnes
28
Installer le matériel sonore
3 personnes
29
Brancher les microphones
2 personnes
30
Installer les instruments
3 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
36
Aménager le vestiaire
2 personnes
37
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
38
Effectuer la balance technique
4 personnes
39
Accueillir les musiciens
2 personnes
40
Faire jouer les musiciens
2 personnes
41
Ouvrir les portes
3 personnes
42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Distribuer les programmes
2 personnes
44
Ouvrir le vestiaire
2 personnes
45
Faire le discours d’ouverture
46
Encadrer le premier bloc de concert
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
49
Annoncer la pause
50
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
51
Encadrer le deuxième bloc de concert
3 personnes
52
Réapprovisionner le buffet du soir
3 personnes
53
Accompagner le troisième bloc de concert
3 personnes
54
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
55
Animer les questions du public
56
Animer le dernier bloc de concert
3 personnes
57
Annoncer la clôture
58
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
59
Distribuer le vestiaire
2 personnes
60
Fermer la caisse et l’entrée
2 personnes

Suivi

61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Emballer les instruments en toute sécurité
3 personnes
63
Ranger les boissons et les aliments
3 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Retirer la décoration
2 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
70
Rapporter le matériel
2 personnes
71
Retourner les instruments empruntés
2 personnes
72
Ranger le stock restant
2 personnes
73
Rapporter les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 4
Escaliers de scèneqté 2
Jupes de podiumqté 4
Chaisesqté 100
Tablesqté 10
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 100
Poubellesqté 6
Tables pliantesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à boireqté 120
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Microphones dynamiquesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 3
Câbles XLRqté 8
Câbles d'instrumentsqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 10
Pupitres de musiqueqté 6

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Lampes d'ambianceqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à batterieqté 8
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Fond de scène
Bannière du concert folkqté 2
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Guirlandes de fanionsqté 6
Panneaux en ardoiseqté 4
Housses de chaiseqté 20
Serre-câblesqté 50

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Plateaux de serviceqté 8

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez 6 à 8 semaines avant le concert par la date, le lieu et la confirmation des musiciens. Gardez une date de remplacement si l’événement dépend d’une installation extérieure.
Demandez les besoins techniques de chaque musicien au moins 3 semaines avant : microphones, boîtiers DI, retours, câbles et alimentation électrique ne sont pas toujours fournis par le lieu.
Clôturez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Utilisez le nombre confirmé de visiteurs pour calculer les repas, les verres, les assiettes et les places assises.
Transmettez le programme, les horaires d’arrivée et les informations d’accès aux musiciens 3 à 5 jours avant. Indiquez aussi où charger et décharger les instruments.
Le jour du concert, ouvrez le lieu au moins 4 heures avant le début. Installez d’abord la zone de scène et les tables, puis le système audio, et gardez la zone de chargement libre jusqu’à la fin de l’arrivée du matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert folk ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et les musiciens, de préparer le programme, de recueillir les inscriptions et de régler les besoins techniques.
Quand faut-il confirmer les besoins techniques des musiciens ?: Demandez-les au moins 3 semaines avant le concert. Faites une liste unique avec les microphones, pieds, câbles, boîtiers DI, moniteurs, haut-parleurs et prises nécessaires.
Combien de temps avant faut-il installer la scène et le son ?: Commencez l’installation environ 4 heures avant l’ouverture au public. Réservez ensuite au moins 60 à 90 minutes pour les branchements, les tests de son et les ajustements avec les musiciens.
Quand faut-il acheter les boissons et prévoir le catering ?: Calculez les quantités après la clôture des inscriptions, environ 7 jours avant. Faites les courses 1 à 2 jours avant, puis mettez les boissons au frais et préparez les encas le jour précédent.

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