Zo organiseer je een folkconcert zonder last-minute stress

Begin met de datum, het programma en de locatie; die drie bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Bevestig artiesten vroeg en vraag direct hun technische wensen, reistijd en informatie voor de kleedkamer op. Regel vervolgens vergunningen, auteursrechten, catering en beveiliging voordat je tickets en promotie opent. In de laatste weken draait het om aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers, techniek en een draaiboek waarin ook stroom, podiumindeling en parkeren staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Artiesten bevestigen
3
Locatie en zaal reserveren
4
Vergunningen controleren
5
Auteursrechten registreren
6
Technische wensen opvragen
7
Catering reserveren
8
Beveiliging reserveren
9
Fotograaf reserveren
10
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Online ticketpagina openen
13
Promotieposter verspreiden
2 personen
14
Sociale media aankondiging plaatsen
15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
16
Dieetwensen verzamelen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Draaiboek afdrukken
19
Artiesteninformatie versturen
20
Route- en parkeerinformatie delen
21
Techniek en stroomplan maken
2 personen
22
Podiumindeling uitwerken
2 personen
23
Inkooplijst controleren
2 personen
24
Boodschappen bestellen
25
Tickets en polsbandjes klaarleggen
2 personen
26
Weersverwachting controleren
27
Boodschappen ophalen
2 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
3 personen
30
Locatiesleutels ophalen

Event

31
Zaal openen
2 personen
32
Leveringen ontvangen
2 personen
33
Podium opbouwen
4 personen
34
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
35
Lichtinstallatie plaatsen
2 personen
36
Stroomaansluitingen testen
2 personen
37
Stoelen opstellen
4 personen
38
Tafels opstellen
3 personen
39
Cateringbuffet inrichten
3 personen
40
Bar inrichten
3 personen
41
Decoratie ophangen
3 personen
42
Wegwijzers plaatsen
2 personen
43
Toiletten controleren
2 personen
44
Artiestenkleedkamer inrichten
2 personen
45
Soundcheck uitvoeren
4 personen
46
Instrumenten klaarzetten
3 personen
47
Artiesten ontvangen
2 personen
48
Kassa en entree openen
3 personen
49
Bezoekers ontvangen
4 personen
50
Programma aankondigen
51
Koffie en thee serveren
3 personen
52
Eerste concertset begeleiden
3 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Pauze aankondigen
56
Tweede concertset begeleiden
3 personen
57
Buffet aanvullen
2 personen
58
Avondconcert aankondigen
59
Avondconcert begeleiden
3 personen
60
Publieksvragen begeleiden
61
Afscheidswoord verzorgen
62
Uitgang begeleiden
3 personen
63
Kassa afsluiten
2 personen
64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Instrumenten inpakken
3 personen
66
Bar afsluiten
2 personen

Nazorg

67
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
68
Decoratie verwijderen
2 personen
69
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
70
Lichtapparatuur afbreken
2 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Afval verzamelen
3 personen
73
Zaal schoonmaken
3 personen
74
Toiletten schoonmaken
2 personen
75
Voorraad tellen
76
Geleende materialen verzamelen
2 personen
77
Apparatuur retourneren
2 personen
78
Locatie opleveren
2 personen
79
Gevonden voorwerpen sorteren
80
Artiesten uitbetalen
81
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 8
Podiumtrappenaantal 2
Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Kleedkamertafelsaantal 3
Entreebalie
Barbalie
Afvaltafelaantal 2

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Gitaarkabelsaantal 8
XLR-kabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 12
Gitaarsversterkersaantal 2
Toetsenbordstandaardsaantal 2
Muzieklessenaarsaantal 4
Kassaboxenaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Ticketscannersaantal 2
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Gereedschapskoffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Servies

Herbruikbare glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Karaffenaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Kurkentrekkersaantal 3
Flesopenersaantal 4
Maatbekersaantal 2
IJslepelsaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Bewaarbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4

Decoratie

Podiumachterdoek
Tafelkledenaantal 12
Menustandaardsaantal 8
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 10
Naamkaartjesaantal 30
Entreebord
Menubordenaantal 4
Tafelnummersaantal 12
Vlaggetjesaantal 10
Kabelbindersaantal 100
Gaffertapeaantal 6
Touwaantal 2

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 3
Bezemaantal 3
Dweilaantal 3
Emmersaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 8
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4

Tips

Plan techniek niet pas op de concertdag. Werk per artiest uit hoeveel microfoons, DI-boxen, monitoren, versterkers en aansluitingen nodig zijn en leg het stroomplan vast voordat je kabels en stekkerdozen bestelt.
Vraag artiesten uiterlijk 4 weken vooraf om hun technische wensen, aankomsttijd en kleedkamerbehoefte. Zo kun je podiumdelen, muzieklessenaars, toetsenbordstandaards en kleedkamertafels op tijd klaarzetten.
Open de ticketpagina pas nadat zaalcapaciteit, programma en toegangsregels definitief zijn. Houd de aanmeldingen wekelijks bij en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert voor de catering.
Maak voor bezoekers één routebericht met adres, parkeerinformatie, aanvangstijd en entreeprocedure. Leg tickets en polsbandjes op de dag zelf per uitgiftepunt klaar, zodat de ontvangst niet ophoopt.
Plan minimaal 2 uur voor opbouw en soundcheck, afhankelijk van het aantal acts. Controleer vóór publiek binnenkomt de kabelgoten, podiumtrappen, lichtstatieven, luidsprekers en vrije looppaden; werk die controle af met een geprint draaiboek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een folkconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. In de eerste maand leg je datum, programma, locatie en artiesten vast; daarna volgen vergunningen, auteursrechten, techniek, catering en promotie.
Wanneer moet ik artiesten voor een folkconcert bevestigen?: Bevestig artiesten zodra datum en locatie beschikbaar zijn, idealiter 3 tot 6 maanden voor het concert. Vraag meteen hun technische wensen op en stuur de definitieve artiesteninformatie uiterlijk 2 weken vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een folkconcert?: Reserveer minimaal 2 uur voor podium, geluid en verlichting, plus extra tijd voor meerdere acts of een uitgebreide backline. Plan daarna de soundcheck vóór de deuren opengaan en houd minstens 30 minuten buffer aan.
Wanneer regel je vergunningen en auteursrechten voor een folkconcert?: Controleer vergunningen en registreer auteursrechten zodra datum, programma en locatie vaststaan, bij voorkeur minstens 6 weken vooraf. Wacht niet tot de ticketverkoop: ontbrekende toestemming kan de uitvoering vertragen of blokkeren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.