Cómo organizar un concierto folk sin perder el control
Organizar un concierto folk exige coordinar artistas, sala, permisos y un montaje técnico más preciso que el de una reunión musical informal. Empieza fijando la fecha y el programa, y confirma después a los artistas y la sede. A partir de ahí, trabaja en paralelo las autorizaciones, las entradas, la promoción y las necesidades de sonido e iluminación. Las últimas semanas deben servir para cerrar horarios, voluntarios, catering, aparcamiento y el plan de trabajo del día del concierto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Confirmar a los artistas
- 3
Reservar la sede y la sala
- 4
Comprobar permisos
- 5
Registrar los derechos de autor
- 6
Solicitar necesidades técnicas
- 7
Reservar el catering
- 8
Reservar seguridad
- 9
Reservar fotógrafo
- 10
Diseñar invitaciones
2 personas
- 11
Enviar invitaciones
2 personas
- 12
Abrir la página de entradas en línea
- 13
Distribuir el cartel promocional
2 personas
- 14
Publicar anuncio en redes sociales
- 15
Gestionar inscripciones
2 personas
- 16
Recoger preferencias dietéticas
- 17
Asignar voluntarios
2 personas
- 18
Imprimir el plan de trabajo
- 19
Enviar la información de los artistas
- 20
Compartir información sobre rutas y aparcamiento
- 21
Hacer el plan técnico y eléctrico
2 personas
- 22
Definir la distribución del escenario
2 personas
- 23
Revisar la lista de compras
2 personas
- 24
Pedir la compra
- 25
Preparar entradas y pulseras
2 personas
- 26
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 27
Recoger la compra
2 personas
- 28
Enfriar bebidas
2 personas
- 29
Preparar aperitivos
3 personas
- 30
Recoger las llaves del recinto
Evento
- 31
Abrir la sala
2 personas
- 32
Recibir entregas
2 personas
- 33
Montar el escenario
4 personas
- 34
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 35
Montar la instalación de iluminación
2 personas
- 36
Probar las conexiones eléctricas
2 personas
- 37
Colocar las sillas
4 personas
- 38
Montar mesas
3 personas
- 39
Montar el buffet de catering
3 personas
- 40
Montar la barra
3 personas
- 41
Colgar la decoración
3 personas
- 42
Colocar señalizadores
2 personas
- 43
Comprobar los baños
2 personas
- 44
Montar el camerino de los artistas
2 personas
- 45
Hacer la prueba de sonido
4 personas
- 46
Preparar los instrumentos
3 personas
- 47
Recibir a los artistas
2 personas
- 48
Abrir la taquilla y la entrada
3 personas
- 49
Recibir a los visitantes
4 personas
- 50
Anunciar el programa
- 51
Servir café y té
3 personas
- 52
Acompañar la primera sesión de conciertos
3 personas
- 53
Servir aperitivos
3 personas
- 54
Rellenar las bebidas
2 personas
- 55
Anunciar el descanso
- 56
Coordinar el segundo set del concierto
3 personas
- 57
Reponer el bufé
2 personas
- 58
Anunciar concierto nocturno
- 59
Acompañar el concierto de la noche
3 personas
- 60
Gestionar las preguntas del público
- 61
Dar el discurso de despedida
- 62
Guiar la salida
3 personas
- 63
Cerrar la caja
2 personas
- 64
Apagar el equipo
2 personas
- 65
Empacar instrumentos
3 personas
- 66
Cerrar el bar
2 personas
Seguimiento
- 67
Retirar sillas y mesas
4 personas
- 68
Retirar la decoración
2 personas
- 69
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
- 70
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
- 71
Lavar la vajilla
3 personas
- 72
Recoger la basura
3 personas
- 73
Limpiar la sala
3 personas
- 74
Limpiar los baños
2 personas
- 75
Contar el inventario
- 76
Recoger el material prestado
2 personas
- 77
Devolver el equipo
2 personas
- 78
Entregar la ubicación
2 personas
- 79
Clasificar los objetos perdidos
- 80
Pagar a los artistas
- 81
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 8
- Escaleras del escenariocant. 2
- Sillascant. 120
- Mesascant. 12
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Mesas de vestuariocant. 3
- Mostrador de entrada
- Mostrador del bar
- Mesa de residuoscant. 2
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 4
- Subwooferscant. 2
- Monitores de escenariocant. 4
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Cables de guitarracant. 8
- Cables XLRcant. 12
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Canaletas para cablescant. 12
- Amplificadores de guitarracant. 2
- Soportes para tecladocant. 2
- Atriles de músicacant. 4
- Cajas de cajacant. 2
- Datáfonoscant. 2
- Escáneres de entradascant. 2
- Walkie-talkiescant. 6
- Baterías externascant. 4
- Maletines de herramientascant. 2
- Linternascant. 4
- Bateríascant. 24
Iluminación
- Focos de escenariocant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Luces decorativascant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 150
- Tenedorescant. 150
- Cuchilloscant. 150
- Cucharascant. 100
- Cucharonescant. 8
- Jarrascant. 12
- Bandejas de serviciocant. 8
- Sacacorchoscant. 3
- Abridores de botellascant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Cucharillas para heladocant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Cajas de hielocant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de almacenamientocant. 12
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
- Neverascant. 4
- Termoscant. 6
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
Decoración
- Telón de fondo del escenario
- Mantelescant. 12
- Atriles para menúcant. 8
- Carteles del programacant. 4
- Carteles direccionalescant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 30
- Cartel de entrada
- Carteles del menúcant. 4
- Números de mesacant. 12
- Banderinescant. 10
- Bridascant. 100
- Cinta gaffercant. 6
- Cuerdacant. 2
Catering
- Compras
Limpieza
- Recogedor y escobacant. 3
- Escobacant. 3
- Fregonacant. 3
- Cuboscant. 4
- Papelelerascant. 8
- Guantes de limpiezacant. 8
- Contenedores de basuracant. 4
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y los artistas antes de abrir la venta de entradas. Pide a cada grupo sus necesidades técnicas con al menos 4 semanas de antelación: micrófonos, cajas DI, monitores, amplificadores y soportes pueden cambiar la distribución del escenario.
- Reserva la sala y comprueba los permisos durante el primer mes de planificación. No des por hecho que el local cubre los derechos de autor: regístralos y confirma por escrito qué autorizaciones corresponden al concierto.
- Haz un plan técnico y eléctrico independiente del plano de sillas y mesas. Marca dónde irán la mesa de mezclas, los altavoces, los subwoofers, los focos y los cables, y deja libres los pasos con canaletas para cables.
- Abre la página de entradas y publica la información de rutas y aparcamiento cuando el programa esté confirmado. Recoge las preferencias dietéticas hasta 7 días antes y entrega esa cifra al catering junto con el número previsto de asistentes.
- Asigna voluntarios y prepara el plan de trabajo al menos 3 días antes. El día del concierto, ten listas las entradas, las pulseras y la información de los artistas; también conviene reservar tiempo para una prueba de sonido antes de abrir las puertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto folk?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios artistas, venta de entradas y permisos. Reserva la sala y confirma el programa al inicio; deja las preferencias dietéticas cerradas 7 días antes y el plan de trabajo listo 3 días antes.
- ¿Qué información técnica hay que pedir a los músicos?
- Solicita una lista técnica y la distribución del escenario al menos 4 semanas antes. Debe indicar canales, micrófonos, cajas DI, monitores, amplificadores, soportes, atriles y tomas eléctricas necesarias.
- ¿Cuándo hay que abrir la venta de entradas para un concierto folk?
- Ábrela cuando la fecha, la sala y el programa estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Así puedes promocionar el cartel con datos definitivos y prever catering, sillas y personal.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto folk?
- Para un concierto pequeño, calcula al menos 1 voluntario por cada 50 asistentes, además de la persona responsable de coordinación. Reparte funciones de entradas, pulseras, orientación, apoyo a artistas y cierre, y confirma los turnos 3 días antes.
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