Ein Folk-Konzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Folk-Konzert entscheidet nicht nur das Programm, sondern vor allem die Abstimmung zwischen Künstlern, Saal und Tontechnik. Beginne mit Datum, Programm und Veranstaltungsort, bevor du Einladungen oder Tickets veröffentlichst. Danach folgen Genehmigungen, Urheberrechte, Technik, Catering und Sicherheit. In den letzten Tagen geht es um Helfer, Bühnenaufteilung, Anreiseinformationen und die Kontrolle von Tickets, Armbändern und Einkäufen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Künstler bestätigen
3
Veranstaltungsort und Saal reservieren
4
Genehmigungen prüfen
5
Urheberrechte registrieren
6
Technische Anforderungen erfragen
7
Catering reservieren
8
Sicherheit buchen
9
Fotograf buchen
10
Einladungen gestalten
2 Personen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Online-Ticketseite öffnen
13
Werbeplakat verteilen
2 Personen
14
Social-Media-Ankündigung posten
15
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
16
Ernährungswünsche erfassen
17
Freiwillige einteilen
2 Personen
18
Drehbuch ausdrucken
19
Künstlerinformationen versenden
20
Routen- und Parkinformationen teilen
21
Technik- und Stromplan erstellen
2 Personen
22
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
23
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
24
Einkäufe bestellen
25
Tickets und Armbänder bereitlegen
2 Personen
26
Wettervorhersage prüfen
27
Einkäufe abholen
2 Personen
28
Getränke kühlen
2 Personen
29
Snacks vorbereiten
3 Personen
30
Standortschlüssel abholen

Event

31
Saal öffnen
2 Personen
32
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
33
Bühne aufbauen
4 Personen
34
Musikanlage anschließen
3 Personen
35
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
36
Stromanschlüsse testen
2 Personen
37
Stühle aufstellen
4 Personen
38
Tische aufstellen
3 Personen
39
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
40
Bar einrichten
3 Personen
41
Dekoration aufhängen
3 Personen
42
Wegweiser aufstellen
2 Personen
43
Toiletten kontrollieren
2 Personen
44
Künstlergarderobe einrichten
2 Personen
45
Soundcheck durchführen
4 Personen
46
Instrumente bereitstellen
3 Personen
47
Künstler empfangen
2 Personen
48
Kasse und Eingang öffnen
3 Personen
49
Besucher empfangen
4 Personen
50
Programm ankündigen
51
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
52
Erste Konzertnummer begleiten
3 Personen
53
Snacks servieren
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Pause ankündigen
56
Die zweite Konzert-Session betreuen
3 Personen
57
Buffet auffüllen
2 Personen
58
Abendkonzert ankündigen
59
Abendkonzert betreuen
3 Personen
60
Publikumsfragen betreuen
61
Abschiedsrede halten
62
Ausgang begleiten
3 Personen
63
Kasse abschließen
2 Personen
64
Geräte ausschalten
2 Personen
65
Instrumente einpacken
3 Personen
66
Bar schließen
2 Personen

Nachbereitung

67
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
68
Dekoration entfernen
2 Personen
69
Tonanlage abbauen
3 Personen
70
Lichttechnik abbauen
2 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Abfall sammeln
3 Personen
73
Saal reinigen
3 Personen
74
Toiletten reinigen
2 Personen
75
Bestände zählen
76
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
77
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
78
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
79
Gefundene Gegenstände sortieren
80
Künstler auszahlen
81
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 8
BühnentreppenAnz. 2
StühleAnz. 120
TischeAnz. 12
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
UmkleidetischeAnz. 3
Eingangsbereich
Bar-Theke
AbfalltischAnz. 2

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 4
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
GitarrenkabelAnz. 8
XLR-KabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelkanäleAnz. 12
GitarrenverstärkerAnz. 2
KeyboardständerAnz. 2
NotenpulteAnz. 4
KassenboxenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
TicketscannerAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
WerkzeugkofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
BatterienAnz. 24

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
StimmungsleuchtenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
KaraffenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8
KorkenzieherAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 4
MessbecherAnz. 2
EislöffelAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
KühlboxenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
AufbewahrungsbehälterAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4

Dekoration

Bühnenhintergrund
TischdeckenAnz. 12
MenükartenständerAnz. 8
ProgrammschilderAnz. 4
WegweiserAnz. 10
NamensschilderAnz. 30
Eingangsschild
MenükartenAnz. 4
TischnummernAnz. 12
WimpelAnz. 10
KabelbinderAnz. 100
Gaffa-TapeAnz. 6
SeilAnz. 2

Catering

Einkäufe

Reinigung

Handfeger und KehrblechAnz. 3
BesenAnz. 3
WischmoppAnz. 3
EimerAnz. 4
MülleimerAnz. 8
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallcontainerAnz. 4

Tipps

Bestätige Künstler und Veranstaltungsort zuerst. Frage direkt nach dem technischen Bedarf: benötigte Mikrofone, DI-Boxen, Monitore, Verstärker, Stromanschlüsse und Platz für Instrumente.
Plane die Technik nicht erst am Veranstaltungstag. Erstelle spätestens eine Woche vorher einen Strom- und Kabelplan und lege fest, wo Mischpult, Lautsprecher, Subwoofer und Kabelkanäle stehen.
Öffne die Online-Ticketseite erst, wenn Saal, Programm und Einlasszeiten feststehen. Verschicke Einladungen und veröffentliche Werbung mindestens zwei bis drei Wochen vor dem Konzert.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und reserviere das Catering frühzeitig. Für den Aufbau brauchst du außerdem Helfer mit klaren Schichten für Einlass, Bühne, Bar und Abbau.
Schicke Künstlern und Gästen die wichtigen Informationen gebündelt: Adresse, Route, Parkmöglichkeiten, Ankunftszeit und Ansprechpartner. Lege Tickets und Armbänder am Vortag bereit, statt sie während des Einlasses zu sortieren.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Folk-Konzert organisieren?: Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Programm, Künstlern und Saal. Genehmigungen, Urheberrechte, Technik und Catering solltest du danach ohne längere Verzögerung klären.
Wann sollte man die Technik für ein Folk-Konzert planen?: Frage die Künstler direkt nach der Bestätigung nach ihren technischen Anforderungen. Der vollständige Technik- und Stromplan sollte spätestens eine Woche vor dem Konzert stehen, einschließlich Kabelwegen und Bühnenaufteilung.
Wie lange vorher sollte man Tickets und Einladungen verschicken?: Starte den Ticketverkauf und den Versand der Einladungen etwa zwei bis drei Wochen vor dem Konzert. Teile Routen- und Parkinformationen spätestens einige Tage vor der Veranstaltung mit.
Was muss am Tag vor einem Folk-Konzert vorbereitet werden?: Kontrolliere Einkäufe, Drehbuch, Tickets, Armbänder und die Einteilung der Freiwilligen. Prüfe außerdem, ob Mikrofone, Kabel, Notenpulte und Bühnenzubehör vollständig am Veranstaltungsort bereitliegen.

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