Organiser un concert folk, étape par étape

Un concert folk se prépare d’abord autour de la date, du programme et des artistes, puis se construit avec la salle, les autorisations et la technique. La billetterie et la communication doivent être ouvertes assez tôt pour laisser le temps aux inscriptions. Les oublis les plus coûteux concernent souvent les droits d’auteur, les besoins électriques, l’accueil des artistes et le déroulé du jour J. Utilisez le plan ci-dessous pour avancer dans le bon ordre, sans attendre la dernière semaine pour régler les détails.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer les artistes
3
Réserver le lieu et la salle
4
Vérifier les autorisations
5
Enregistrer les droits d’auteur
6
Demander les besoins techniques
7
Réserver le catering
8
Réserver la sécurité
9
Réserver le photographe
10
Concevoir les invitations
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Ouvrir la page de billetterie en ligne
13
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
14
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
15
Traiter les inscriptions
2 personnes
16
Recueillir les besoins alimentaires
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Imprimer le déroulé
19
Envoyer les informations sur les artistes
20
Partager les informations sur l'itinéraire et le stationnement
21
Préparer le plan technique et électrique
2 personnes
22
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
23
Vérifier la liste d’achats
2 personnes
24
Commander les courses
25
Préparer les billets et les bracelets
2 personnes
26
Vérifier les prévisions météo
27
Récupérer les courses
2 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Préparer les en-cas
3 personnes
30
Récupérer les clés du lieu

Événement

31
Ouvrir la salle
2 personnes
32
Réception des livraisons
2 personnes
33
Monter la scène
4 personnes
34
Raccorder la sonorisation
3 personnes
35
Installer l'éclairage
2 personnes
36
Tester les raccordements électriques
2 personnes
37
Installer les chaises
4 personnes
38
Installer les tables
3 personnes
39
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
40
Aménager le bar
3 personnes
41
Installer la décoration
3 personnes
42
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
2 personnes
44
Aménager la loge des artistes
2 personnes
45
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
46
Installer les instruments
3 personnes
47
Accueillir les artistes
2 personnes
48
Ouvrir la caisse et l'entrée
3 personnes
49
Accueillir les visiteurs
4 personnes
50
Annoncer le programme
51
Servir le café et le thé
3 personnes
52
Accompagner le premier set du concert
3 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Annoncer la pause
56
Encadrer le deuxième set du concert
3 personnes
57
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
58
Annoncer le concert du soir
59
Animer le concert du soir
3 personnes
60
Animer les questions du public
61
Prononcer le mot de clôture
62
Encadrer la sortie
3 personnes
63
Clôturer la caisse
2 personnes
64
Éteindre l’équipement
2 personnes
65
Emballer les instruments
3 personnes
66
Fermer le bar
2 personnes

Suivi

67
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
68
Retirer la décoration
2 personnes
69
Démonter le matériel audio
3 personnes
70
Démonter l’équipement d’éclairage
2 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Rassembler les déchets
3 personnes
73
Nettoyer la salle
3 personnes
74
Nettoyer les toilettes
2 personnes
75
Compter le stock
76
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
77
Retourner le matériel
2 personnes
78
Remettre le lieu en état
2 personnes
79
Trier les objets trouvés
80
Payer les artistes
81
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 8
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Tables de logeqté 3
Bureau d’accueil
Bar de service
Table des déchetsqté 2

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles de guitareqté 8
Câbles XLRqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 12
Amplificateurs de guitareqté 2
Supports de clavierqté 2
Pupitres de musiqueqté 4
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Scanners de billetsqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Boîtes à outilsqté 2
Lampes de pocheqté 4
Pilesqté 24

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Carafesqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 3
Décapsuleursqté 4
Verres doseursqté 2
Cuillères à glaceqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de conservationqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4

Décoration

Fond de scène
Nappesqté 12
Supports de menuqté 8
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 10
Badges nominatifsqté 30
Panneau d’entrée
Panneaux de menuqté 4
Numéros de tableqté 12
Guirlandes de fanionsqté 10
Serre-câblesqté 100
Gafferqté 6
Cordeqté 2

Catering

Courses

Nettoyage

Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Poubellesqté 8
Gants de nettoyageqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4

Conseils

Commencez par confirmer la date, le programme, les artistes et la salle. Faites valider les besoins techniques avant de communiquer, car une scène folk peut nécessiter des microphones, des boîtiers DI, des retours et plusieurs amplificateurs.
Traitez les autorisations et les droits d’auteur dès que le lieu est réservé. Prévoyez cette vérification plusieurs semaines avant le concert, plutôt que de découvrir une formalité manquante après l’ouverture de la billetterie.
Demandez aux artistes une fiche technique et leurs besoins d’accueil, puis transformez-les en plan de scène et en plan électrique. Repérez notamment les emplacements de la table de mixage, des haut-parleurs, des rallonges et des goulottes de câbles.
Ouvrez la billetterie avant la diffusion de l’affiche et suivez les inscriptions chaque semaine. Recueillez en même temps les besoins alimentaires afin de donner au traiteur un nombre de repas et de régimes précis.
Répartissez les bénévoles avant le jour du concert et imprimez le déroulé en plusieurs exemplaires. Préparez aussi les billets et les bracelets à l’avance : le contrôle des entrées ne doit pas dépendre d’une imprimante ou d’un fichier introuvable le soir même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert folk ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un concert avec artistes, billetterie et technique. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer les autorisations, publier les invitations et organiser le matériel sans tout concentrer sur les derniers jours.
Quand ouvrir la billetterie d’un concert folk ?: Ouvrez-la idéalement 6 à 8 semaines avant la date du concert. Vous aurez ainsi plusieurs semaines pour diffuser l’affiche, publier l’annonce sur les réseaux sociaux et ajuster le catering selon les inscriptions.
Quand demander la fiche technique aux artistes ?: Demandez-la dès que les artistes sont confirmés, puis vérifiez-la au plus tard 3 semaines avant le concert. Il faut encore avoir le temps de prévoir les microphones, pieds, câbles, retours, amplificateurs et branchements électriques nécessaires.
Que faut-il préparer la veille d’un concert folk ?: La veille, vérifiez le plan de scène, le plan électrique, le matériel livré, les billets, les bracelets et les exemplaires imprimés du déroulé. Gardez une marge d’au moins 2 heures avant l’ouverture des portes pour les derniers contrôles et l’installation de l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.