Zo organiseer je een folkconcert zonder losse eindjes

Begin met de locatie, begroting en artiesten: die bepalen hoeveel publiek je aankunt, welke techniek nodig is en hoeveel tijd je hebt. Leg daarna het muziekprogramma, vergunningen, verzekering en catering vast. Verzamel technische wensen en dieetwensen ruim vóór de concertdag, zodat je geluidsset, eten en personeel daarop kunt afstemmen. De laatste week draait om bevestigingen, een definitief draaiboek en een controle van alle leveringen, kabels, microfoons en tafels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Artiesten boeken
3
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
4
Begroting vastleggen
5
Vergunningen controleren
6
Verzekering controleren
7
Geluidsset reserveren
8
Catering reserveren
9
Promotietekst schrijven
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Online evenement publiceren
12
Posters verspreiden
3 personen
13
Aanmeldingen verwerken
14
Dieetwensen verzamelen
15
Artiesteninformatie verzamelen
16
Technische wensen controleren
2 personen
17
Definitief draaiboek maken
2 personen
18
Vrijwilligers indelen
19
Programma afdrukken
2 personen
20
Artiestencontracten controleren
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Locatie openen
2 personen
25
Leveringen aannemen
2 personen
26
Zaal en entree controleren
2 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Podiumzone vrijmaken
3 personen
29
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
30
Microfoons aansluiten
2 personen
31
Instrumenten klaarzetten
3 personen
32
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
33
Decoratie ophangen
2 personen
34
Bar en buffet inrichten
3 personen
35
Programma's klaarleggen
2 personen

Event

36
Artiesten ontvangen
2 personen
37
Entree bemannen
2 personen
38
Garderobe beheren
2 personen
39
Bezoekers verwelkomen
2 personen
40
Koffie en thee serveren
2 personen
41
Dranken serveren
3 personen
42
Hapjes serveren
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Buffet bijvullen
2 personen
45
Optredens aankondigen
46
Artiesten begeleiden
47
Techniek tijdens optredens bedienen
2 personen
48
Publieksruimte controleren
2 personen
49
Laatste optreden afronden
2 personen
50
Artiesten uitzwaaien
2 personen
51
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

52
Apparatuur afkoppelen
3 personen
53
Meubilair terugplaatsen
4 personen
54
Afval verzamelen
3 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Zaal schoonmaken
4 personen
57
Toiletten schoonmaken
2 personen
58
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
59
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
60
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 10
Klaptafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengtafel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 2
DI-boxenaantal 3
XLR-kabelsaantal 8
Instrumentkabelsaantal 6
Stroomhaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6

Decoratie

Podiumachtergrondenaantal 2
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Menustandaardsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Scharenaantal 4
Dozen voor restantenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en artiesten eerst en zet daarna pas de promotie uit. Plan minimaal 6 tot 8 weken voor het concert een definitieve beslissing over programma, capaciteit en begroting.
Vraag artiesten uiterlijk 3 weken vooraf naar hun bezetting, instrumenten, DI-boxen, microfoons en monit orwensen. Zo kun je controleren of mengtafel, XLR-kabels, statieven en stroomvoorziening passen bij het programma.
Maak de publieksinformatie concreet: vermeld aanvangstijd, programma, catering en bereikbaarheid. Verwerk aanmeldingen wekelijks en sluit het verzamelen van dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert af.
Maak het draaiboek niet alleen voor het podium. Zet er ook in wanneer de locatie opengaat, wanneer leveringen binnenkomen, wie de artiesten ontvangt en wie garderobe, catering en techniek aanspreekt.
Test op de dag zelf alle microfoons en kabels vóór de zaal opengaat en leg gaffer tape, stroomhaspels en verlengkabels klaar. Tel stoelen, drinkglazen, kopjes en servies na ontvangst van de leveringen, niet pas tijdens de pauze.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een folkconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, artiesten en begroting. Houd minimaal 3 weken over voor promotie, technische afstemming en het definitieve programma.
Hoeveel drank moet je inkopen voor een folkconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel koffie en thee apart en baseer de cateringbestelling op het aantal definitieve aanmeldingen, inclusief dieetwensen.
Wanneer moet je de techniek voor een folkconcert controleren?: Vraag technische informatie uiterlijk 3 weken vooraf op en controleer de volledige geluidsset opnieuw bij levering. Test microfoons, DI-boxen, luidsprekers, kabels en stroom vóór de deuren opengaan.
Wanneer maak je het definitieve draaiboek voor een folkconcert?: Maak een eerste versie ongeveer 2 weken vooraf en rond die uiterlijk 3 dagen voor het concert af. Neem tijden, contactpersonen, vrijwilligers, leveringen, soundcheck, pauze en afsluiting op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.