Cómo organizar un concierto folk sin perder el control

Organizar un concierto folk requiere coordinar artistas, sonido, permisos y público en un orden concreto. Empieza por reservar el lugar, fijar el presupuesto y contratar a los músicos antes de anunciar la fecha. Después confirma las necesidades técnicas, prepara el programa y organiza las inscripciones, la comida y el equipo de voluntarios. Las mayores dificultades suelen aparecer cuando faltan datos técnicos, contratos revisados o tiempo para recibir las entregas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Contratar artistas
3
Preparar el programa musical
2 personas
4
Fijar el presupuesto
5
Comprobar permisos
6
Comprobar el seguro
7
Reservar el equipo de sonido
8
Reservar el catering
9
Escribir texto promocional
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Publicar evento en línea
12
Distribuir carteles
3 personas
13
Gestionar inscripciones
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Recopilar información de los artistas
16
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
17
Elaborar el plan definitivo
2 personas
18
Asignar voluntarios
19
Imprimir el programa
2 personas
20
Comprobar los contratos de los artistas
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Abrir la ubicación
2 personas
25
Recibir las entregas
2 personas
26
Comprobar la sala y la entrada
2 personas
27
Colocar mesas y sillas
4 personas
28
Despejar la zona del escenario
3 personas
29
Montar el equipo de sonido
3 personas
30
Conectar los micrófonos
2 personas
31
Preparar los instrumentos
3 personas
32
Realizar la prueba de sonido
4 personas
33
Colgar la decoración
2 personas
34
Montar el bar y el buffet
3 personas
35
Preparar los programas
2 personas

Evento

36
Recibir a los artistas
2 personas
37
Atender la entrada
2 personas
38
Gestionar el guardarropa
2 personas
39
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
40
Servir café y té
2 personas
41
Servir las bebidas
3 personas
42
Servir aperitivos
3 personas
43
Rellenar las bebidas
2 personas
44
Reponer el bufé
2 personas
45
Anunciar las actuaciones
46
Acompañar a los artistas
47
Operar la técnica durante las actuaciones
2 personas
48
Inspeccionar el área de público
2 personas
49
Cerrar la última actuación
2 personas
50
Despedir a los artistas
2 personas
51
Guiar al público hacia la salida
2 personas

Seguimiento

52
Desconectar el equipo
3 personas
53
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
54
Recoger la basura
3 personas
55
Lavar la vajilla
3 personas
56
Limpiar la sala
4 personas
57
Limpiar los baños
2 personas
58
Devolver el equipo de sonido
2 personas
59
Guardar el stock sobrante
2 personas
60
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 110
Mesascant. 10
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 2
Perchascant. 120

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 8

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 4
Soportes para altavocescant. 2
Cajas DIcant. 3
Cables XLRcant. 8
Cables de instrumentoscant. 6
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 4

Iluminación

Focos LED de obracant. 6
Cables alargadorescant. 6

Decoración

Fondos de escenariocant. 2
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 10
Atriles para menúcant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Tijerascant. 4
Cajas para sobrascant. 12

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Aspiradora
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar y el presupuesto antes de publicar el concierto. Reserva también a los artistas y pide por escrito sus horarios, formación e instrumentos para evitar cambios de última hora.
Solicita las necesidades técnicas de cada artista con varias semanas de margen. Comprueba si necesitan micrófonos, cajas DI, soportes, cables XLR o cables de instrumentos, y compáralo con el equipo de sonido reservado.
No anuncies el programa hasta confirmar contratos, permisos y seguro. Deja al menos 7 días para revisar la información de los artistas y corregir el texto promocional, las invitaciones y los carteles.
Planifica la llegada del público y la del equipo por separado. Prepara sillas, mesas, percheros y vasos reutilizables, y asigna voluntarios concretos para recibir entregas, abrir el lugar y gestionar las inscripciones.
Haz la compra y enfría las bebidas antes del día del concierto. Para el servicio de café, comprueba con antelación las máquinas de café, las tazas, los platos y los cubiertos, además de las preferencias dietéticas registradas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto folk?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar y los artistas, comprobar permisos y seguro, cerrar el sonido y dar tiempo a la promoción y a las inscripciones.
¿Cuándo hay que confirmar el equipo de sonido para un concierto folk?: Resérvalo al contratar a los artistas y confirma los detalles técnicos al menos 3 semanas antes. El plan debe incluir altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cajas DI, cables y regletas necesarias.
¿Cuándo se debe publicar el programa musical?: Publica el programa cuando los contratos de los artistas y sus horarios estén confirmados, idealmente 3 o 4 semanas antes. Así evitas modificar carteles, invitaciones y publicaciones en línea.
¿Qué hay que revisar el día antes del concierto folk?: El día anterior revisa la lista de la compra, las entregas, las inscripciones, las preferencias dietéticas y el plan definitivo. Deja bebidas frías, imprime el programa y confirma con cada responsable su horario de llegada.

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