Ein Folk-Konzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Folk-Konzert entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob Musik, Technik und Bewirtung zusammenpassen. Starte mit Budget, Location und Künstlern, bevor du Werbung veröffentlichst. Danach klärst du Genehmigungen, Verträge, technische Anforderungen und Anmeldungen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Lieferungen, gekühlte Getränke, einen klaren Ablauf und eingeteilte Helfer.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Künstler buchen
3
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
4
Budget festlegen
5
Genehmigungen prüfen
6
Versicherung prüfen
7
Soundanlage reservieren
8
Catering reservieren
9
Werbetext schreiben
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Online-Event veröffentlichen
12
Poster verteilen
3 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Künstlerinformationen sammeln
16
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
17
Endgültigen Ablaufplan erstellen
2 Personen
18
Freiwillige einteilen
19
Programm drucken
2 Personen
20
Künstlerverträge prüfen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Location öffnen
2 Personen
25
Lieferungen annehmen
2 Personen
26
Saal und Eingang kontrollieren
2 Personen
27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
28
Bühnenbereich freimachen
3 Personen
29
Tonanlage aufbauen
3 Personen
30
Mikrofone anschließen
2 Personen
31
Instrumente bereitstellen
3 Personen
32
Soundcheck durchführen
4 Personen
33
Dekoration aufhängen
2 Personen
34
Bar und Buffet einrichten
3 Personen
35
Programme bereitlegen
2 Personen

Event

36
Künstler empfangen
2 Personen
37
Eingang besetzen
2 Personen
38
Garderobe verwalten
2 Personen
39
Besucher begrüßen
2 Personen
40
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
41
Getränke servieren
3 Personen
42
Snacks servieren
3 Personen
43
Getränke nachfüllen
2 Personen
44
Buffet nachfüllen
2 Personen
45
Auftritte ankündigen
46
Künstler betreuen
47
Technik während der Auftritte bedienen
2 Personen
48
Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
49
Finalen Auftritt abschließen
2 Personen
50
Artiesten verabschieden
2 Personen
51
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

52
Geräte abkoppeln
3 Personen
53
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
54
Abfall sammeln
3 Personen
55
Geschirr abwaschen
3 Personen
56
Saal reinigen
4 Personen
57
Toiletten reinigen
2 Personen
58
Soundanlage zurückgeben
2 Personen
59
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
60
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
TischeAnz. 10
KlappischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 120

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherstativeAnz. 2
DI-BoxenAnz. 3
XLR-KabelAnz. 8
InstrumentenkabelAnz. 6
KabeltrommelnAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 4

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Dekoration

BühnenhintergründeAnz. 2
GirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 10
MenükartenständerAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
ScherenAnz. 4
Kartons für RestpostenAnz. 12

Reinigung

BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Staubsauger
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Location, Künstler und Soundanlage möglichst in dieser Reihenfolge: Erst muss feststehen, wie viel Platz und welche technische Ausstattung gebraucht werden. Prüfe die technischen Anforderungen jedes Acts spätestens zwei Wochen vor dem Konzert.
Lege den endgültigen Ablaufplan nicht erst am Veranstaltungstag fest. Plane Einlass, Umbauten, Pausen und Soundcheck mit konkreten Uhrzeiten und gib den Helfern eine gedruckte Version.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und übermittle die Gesamtzahl dem Catering spätestens eine Woche vorher. Einzelne Sonderwünsche gehen sonst leicht zwischen Einkauf und Ausgabe verloren.
Kläre vor dem Druck der Programme, ob Künstlernamen, Reihenfolge und Beginnzeiten endgültig sind. Ein falscher Programmzettel ist nach dem Druck nur schwer zu korrigieren.
Plane beim Aufbau mehr als Lautsprecher und Mikrofone ein: DI-Boxen, XLR- und Instrumentenkabel, Kabeltrommeln, Verlängerungen und Gaffer Tape werden häufig zu spät geprüft. Öffne die Location mindestens drei Stunden vor dem Einlass für Aufbau und Soundcheck.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Folk-Konzert organisieren?: Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Location, Künstlern und Budget. Genehmigungen, Verträge und Technik sollten spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wann sollte man die Künstler für ein Folk-Konzert buchen?: Buche die Künstler, sobald Termin und Budget feststehen, am besten mindestens drei Monate vorher. Prüfe danach sofort Vertrag, technische Anforderungen und benötigte Instrumentenanschlüsse.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Folk-Konzert?: Plane mindestens drei Stunden für Möbel, Bühne, Lautsprecher, Mikrofone, Kabel und Beleuchtung ein. Für mehrere Acts oder einen aufwendigen Soundcheck sind vier bis fünf Stunden realistischer.
Wann muss man die Getränke für ein Folk-Konzert kühlen?: Stelle die Getränke mindestens sechs Stunden vor dem Einlass kalt, bei großen Mengen besser am Vorabend. Kontrolliere am Veranstaltungstag zusätzlich Gläser, Kaffeemaschinen und die Ausgabe, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Starte diesen Plan in Lizzt

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