Organiser un concert folk, du premier accord au dernier rappel

Un concert folk se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme une rencontre musicale. Commence par réserver le lieu et les artistes, fixer le budget et vérifier les autorisations avant d’annoncer la date. Ensuite, coordonne la sonorisation, le catering, les inscriptions et la communication. Les dernières heures servent surtout à contrôler les contrats, les besoins techniques, les livraisons et l’installation de la salle.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Réserver des artistes
3
Établir le programme musical
2 personnes
4
Fixer le budget
5
Vérifier les autorisations
6
Vérifier l’assurance
7
Réserver le matériel de sonorisation
8
Réserver le catering
9
Rédiger le texte promotionnel
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier l'événement en ligne
12
Distribuer les affiches
3 personnes
13
Traiter les inscriptions
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Rassembler les informations sur les artistes
16
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
17
Établir le planning définitif
2 personnes
18
Répartir les bénévoles
19
Imprimer le programme
2 personnes
20
Vérifier les contrats des artistes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Recevoir les livraisons
2 personnes
26
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Dégager la zone du podium
3 personnes
29
Installer le matériel sonore
3 personnes
30
Brancher les microphones
2 personnes
31
Installer les instruments
3 personnes
32
Effectuer la vérification du son
4 personnes
33
Installer la décoration
2 personnes
34
Installer le bar et le buffet
3 personnes
35
Préparer les programmes
2 personnes

Événement

36
Accueillir les artistes
2 personnes
37
Tenir l'entrée
2 personnes
38
Gérer le vestiaire
2 personnes
39
Accueillir les visiteurs
2 personnes
40
Servir le café et le thé
2 personnes
41
Servir les boissons
3 personnes
42
Servir des amuse-bouches
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
45
Annoncer les spectacles
46
Accompagner les artistes
47
Gérer la technique pendant les prestations
2 personnes
48
Vérifier l’espace public
2 personnes
49
Clore la dernière prestation
2 personnes
50
Dire au revoir aux artistes
2 personnes
51
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes

Suivi

52
Débrancher l’équipement
3 personnes
53
Remettre le mobilier en place
4 personnes
54
Rassembler les déchets
3 personnes
55
Faire la vaisselle
3 personnes
56
Nettoyer la salle
4 personnes
57
Nettoyer les toilettes
2 personnes
58
Retourner le matériel audio
2 personnes
59
Ranger le stock restant
2 personnes
60
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 10
Tables pliantesqté 4
Portantsqté 2
Cintresqté 120

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 2
Boîtiers DIqté 3
Câbles XLRqté 8
Câbles d'instrumentsqté 6
Enrouleurs électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Rallongesqté 6

Décoration

Fond de scèneqté 2
Guirlandesqté 8
Nappesqté 10
Supports de menuqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 4
Caisses pour les restesqté 12

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloque le budget avant de confirmer les réservations : distingue les cachets, la sonorisation, le catering, la communication et une marge pour les imprévus. Cette répartition évite de découvrir trop tard qu’un poste essentiel n’est pas financé.
Demande aux artistes leurs besoins techniques au moins 2 semaines avant le concert. Fais préciser les microphones, pieds, boîtiers DI, câbles, retours et branchements nécessaires, puis compare ces informations avec le matériel réservé.
Établis le planning définitif quelques jours avant l’événement et donne une heure précise à chaque bénévole. Prévois séparément l’ouverture du lieu, l’arrivée des livraisons, les balances, l’accueil du public et le rangement.
Ne garde pas les informations alimentaires pour le dernier moment : collecte-les pendant les inscriptions et transmets le récapitulatif au catering au plus tard 5 jours avant le concert. Prévois aussi les tasses, verres réutilisables et couverts nécessaires au service.
Refroidis les boissons avant l’ouverture et vérifie les rallonges, multiprises, enrouleurs et ruban gaffer avant l’arrivée des musiciens. Un test électrique et sonore de 30 minutes permet de repérer les câbles trop courts ou les prises mal réparties.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert folk ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Les artistes, le lieu, les autorisations et la sonorisation doivent être confirmés avant de lancer les invitations et la communication.
Quand réserver la sonorisation pour un concert folk ?: Réserve-la dès que le lieu et les artistes sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le concert. Vérifie les besoins techniques définitifs au moins 2 semaines avant la date.
Quand faut-il vérifier les autorisations et l’assurance ?: Fais cette vérification avant toute annonce publique, idéalement 6 semaines à l’avance. Certaines démarches prennent plusieurs semaines et peuvent modifier la capacité d’accueil ou les horaires.
Quand préparer le planning du jour du concert ?: Finalise-le 3 à 5 jours avant l’événement, après confirmation des livraisons et des besoins des artistes. Envoie ensuite les horaires à chaque bénévole et responsable, avec une heure d’arrivée précise.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.