Zo organiseer je een filmwedstrijd

Begin een filmwedstrijd niet met de locatie of de promotie, maar met duidelijke spelregels. Leg vast wie mag meedoen, hoe lang films mogen zijn, welke bestandsformaten je accepteert en hoe de jury beoordeelt. Daarna regel je jury, locatie en techniek, open je de inschrijving en plan je controles in voor ontbrekende of niet-afspeelbare films. Op de wedstrijddag draait alles om een geteste afspeelvolgorde, een strak tijdschema en een aparte route voor jury- en publieksstemmen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
2
Juryleden vastleggen
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Projector en scherm reserveren
5
Inschrijfformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotie online plaatsen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Filminzendingen controleren
2 personen
11
Ontbrekende films opvragen
12
Films technisch testen
2 personen
13
Programma en tijdschema maken
2 personen
14
Juryformulieren voorbereiden
15
Publieksstemmen voorbereiden
16
Prijzen en certificaten regelen
2 personen
17
Presentatieteksten schrijven
18
Naamkaartjes maken
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Films op afspeelcomputer zetten
2 personen
22
Afspeelvolgorde testen
2 personen
23
Catering gekoeld opslaan
2 personen

Event

24
Locatie openen
2 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
26
Projectiescherm opbouwen
2 personen
27
Projector aansluiten
2 personen
28
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
29
Licht en bewegwijzering plaatsen
2 personen
30
Registratietafel inrichten
2 personen
31
Jurytafel klaarzetten
2 personen
32
Films en back-up controleren
2 personen
33
Hapjes en dranken klaarzetten
3 personen
34
Briefing voor vrijwilligers geven
2 personen
35
Bezoekers registreren
3 personen
36
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
37
Opening presenteren
38
Films aankondigen
39
Films afspelen
2 personen
40
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
41
Pauzehapjes serveren
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Publieksstemmen uitdelen
2 personen
44
Stemmen tellen
2 personen
45
Prijsuitreiking presenteren
2 personen
46
Netwerkborrel serveren
3 personen
47
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

48
Apparatuur uitschakelen
2 personen
49
Afval verzamelen
3 personen
50
Servies verzamelen
3 personen
51
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
52
Locatie schoonmaken
4 personen
53
Apparatuur veilig inpakken
2 personen
54
Apparatuur retourneren
2 personen
55
Uitslagen publiceren
56
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 10
Jurytafel
Registratietafel

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Afspeelcomputer
Speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
USB-sticksaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Ledstripsaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 40

Keuken

Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 3
Plakbandrollenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 80
Programmaflyersaantal 80
Bewegwijzeringsbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Prijzenaantal 4
Certificatenaantal 15

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Stel het wedstrijdreglement op voordat je het inschrijfformulier en de uitnodigingen maakt. Zet daarin ook een uiterste inzenddatum en minimaal twee toegestane bestandsformaten, zodat je niet vlak voor de vertoning nog regels hoeft uit te leggen.
Plan de technische controle niet op de wedstrijddag. Test elke film uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf op de afspeelcomputer, met de beamer, het scherm en de speakers; vraag ontbrekende inzendingen dezelfde dag nog op.
Maak het programma pas nadat je weet hoeveel films volledig en technisch bruikbaar zijn. Reserveer per film niet alleen de speelduur, maar ook ongeveer 2 minuten voor aankondiging, wisselen en applaus.
Bereid juryformulieren en publieksstemmen afzonderlijk voor. Leg bij de registratietafel naamkaartjes en stembriefjes klaar en geef de jury een eigen tafel, zodat publieksstemmen niet tussen de beoordelingsformulieren raken.
Regel de praktische opbouw met een korte openingschecklist. Controleer bij het openen van de locatie stroom, HDMI-kabels, verlengkabels, stekkerdozen, microfoon en reservekopieën op USB-sticks voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een filmwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Gebruik de eerste 2 weken voor het reglement, de jury en de locatie; plan de inschrijfperiode daarna en houd de laatste 3 tot 5 dagen vrij voor filmcontroles en het definitieve programma.
Hoe test je films voor een filmwedstrijd?: Zet elke inzending uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd op dezelfde afspeelcomputer waarop je de vertoning doet. Controleer beeld, geluid, ondertiteling en bestandsformaat via de beamer en speakers, en test daarna de volledige afspeelvolgorde.
Hoeveel tijd moet je per film rekenen tijdens een filmwedstrijd?: Neem naast de speelduur ongeveer 2 minuten per film op voor de aankondiging, het starten van het bestand en het applaus. Bij 10 films van 8 minuten is dat bijvoorbeeld circa 100 minuten zonder pauze.
Wanneer maak je het tijdschema van een filmwedstrijd?: Maak een voorlopig schema zodra de inschrijving sluit, maar pas het definitieve programma aan nadat alle films technisch zijn gecontroleerd. Deel het definitieve schema uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf met jury, presentator en techniek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.