Organiser un concours de films sans rater la projection

Un concours de films se prépare d’abord sur le papier, puis se sécurise avec des essais techniques. Commence par fixer le règlement, les critères du jury et le calendrier des inscriptions avant de réserver la salle et le matériel. Les derniers jours servent surtout à vérifier les fichiers, établir l’ordre de passage et préparer les votes. Le jour J, prévois une équipe distincte pour l’accueil, la projection et le jury afin d’éviter les interruptions.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir le règlement du concours
2 personnes
2
Définir les membres du jury
2 personnes
3
Réserver le lieu
4
Réserver le projecteur et l'écran
5
Créer le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier la promotion en ligne
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Vérifier les candidatures de films
2 personnes
11
Demander les films manquants
12
Tester techniquement les films
2 personnes
13
Établir le programme et le planning
2 personnes
14
Préparer les formulaires du jury
15
Préparer le vote du public
16
Prévoir les prix et les certificats
2 personnes
17
Rédiger les textes de présentation
18
Créer des badges nominatifs
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Mettre les films sur l’ordinateur de lecture
2 personnes
22
Tester l’ordre de passage
2 personnes
23
Stocker le catering au frais
2 personnes

Événement

24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Monter l’écran de projection
2 personnes
27
Brancher le projecteur
2 personnes
28
Raccorder la sonorisation
2 personnes
29
Installer l’éclairage et la signalisation
2 personnes
30
Installer la table d'inscription
2 personnes
31
Préparer la table du jury
2 personnes
32
Vérifier les films et la sauvegarde
2 personnes
33
Préparer les snacks et les boissons
3 personnes
34
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
35
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
36
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
37
Présenter l’ouverture
38
Annoncer les films
39
Diffuser des films
2 personnes
40
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
41
Servir les en-cas de pause
3 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Distribuer les bulletins de vote du public
2 personnes
44
Compter les votes
2 personnes
45
Animer la remise des prix
2 personnes
46
Servir le cocktail réseau
3 personnes
47
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

48
Éteindre l’équipement
2 personnes
49
Rassembler les déchets
3 personnes
50
Rassembler la vaisselle
3 personnes
51
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
52
Nettoyer le lieu
4 personnes
53
Emballer le matériel en toute sécurité
2 personnes
54
Retourner le matériel
2 personnes
55
Publier les résultats
56
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 10
Table du jury
Table d'inscription

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur de lecture
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Clés USBqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 4
Bandes LEDqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 80
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 40

Cuisine

Glacièresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 3
Rouleaux de ruban adhésifqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 80
Flyers du programmeqté 80
Panneaux de signalisationqté 8
Nappesqté 10
Prixqté 4
Certificatsqté 15

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant la projection. Demande dès le formulaire le titre, la durée, le format du fichier et les besoins alimentaires des participants.
Teste chaque film 7 à 10 jours avant l’événement sur l’ordinateur de lecture, avec le vidéoprojecteur, l’écran et les haut-parleurs prévus. Un fichier qui fonctionne sur l’ordinateur d’un candidat peut échouer le jour J.
Prépare le programme après avoir vérifié toutes les candidatures. Garde une marge de 10 à 15 minutes entre deux blocs pour les présentations, les changements de fichier et les éventuels problèmes techniques.
Donne au jury ses formulaires avant l’ouverture des portes et sépare clairement le vote du public. Prévois une table d’inscription, des badges nominatifs et des panneaux de signalisation pour réduire les questions à l’accueil.
Installe le matériel et teste l’ordre de passage au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifie les câbles HDMI, les rallonges, les multiprises, le microphone et le niveau sonore, puis conserve une copie des films sur au moins une clé USB.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de films ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Il faut du temps pour rédiger le règlement, ouvrir les inscriptions, réunir le jury, réserver la salle et tester les films avant la projection.
Quand faut-il tester les films inscrits ?: Teste les films 7 à 10 jours avant l’événement, puis refais un contrôle rapide le jour même. Demande immédiatement tout fichier manquant ou illisible afin d’éviter une modification de dernière minute.
Combien de temps avant la séance faut-il arriver sur place ?: Ouvre le lieu environ 2 heures avant l’accueil du public. Ce délai permet d’installer les tables et les chaises, de brancher le matériel, de vérifier le son et de tester l’ordre de passage.
Comment organiser le vote du public pendant un concours de films ?: Prépare un formulaire distinct du vote du jury et explique les règles avant la première projection. Prévois au moins 10 minutes à la fin pour recueillir les votes et les compter sans interrompre la remise des prix.

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