Filmwettbewerb organisieren: So gehst du vor
Ein Filmwettbewerb steht und fällt mit klaren Regeln, geprüften Einreichungen und einer stabilen Technik. Lege zuerst Kategorien, Fristen, Bewertung und den Ablauf fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Filmprüfung, Juryvorbereitung und die Planung von Raum, Programm und Verpflegung. Besonders am Veranstaltungstag brauchst du einen getesteten Abspielcomputer, eine feste Reihenfolge und genügend Zeit für Aufbau und Registrierung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
- 2
Jurymitglieder erfassen
2 Personen
- 3
Location reservieren
- 4
Projektor und Leinwand reservieren
- 5
Anmeldeformular erstellen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Werbung online stellen
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Filmeinreichungen prüfen
2 Personen
- 11
Fehlende Filme anfordern
- 12
Filme technisch testen
2 Personen
- 13
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
- 14
Juryformulare vorbereiten
- 15
Publikumsabstimmung vorbereiten
- 16
Preise und Zertifikate organisieren
2 Personen
- 17
Präsentationstexte schreiben
- 18
Namensschilder erstellen
- 19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Filme auf den Wiedergaberechner laden
2 Personen
- 22
Abspielreihenfolge testen
2 Personen
- 23
Catering gekühlt lagern
2 Personen
Event
- 24
Location öffnen
2 Personen
- 25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 26
Projektionsleinwand aufbauen
2 Personen
- 27
Projektor anschließen
2 Personen
- 28
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 29
Beleuchtung und Beschilderung anbringen
2 Personen
- 30
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 31
Jurytisch vorbereiten
2 Personen
- 32
Filme und Backup prüfen
2 Personen
- 33
Snacks und Getränke bereitstellen
3 Personen
- 34
Einweisung für Freiwillige geben
2 Personen
- 35
Besucher registrieren
3 Personen
- 36
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 37
Eröffnung präsentieren
- 38
Filme ankündigen
- 39
Filme abspielen
2 Personen
- 40
Jurybewertungen sammeln
2 Personen
- 41
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 42
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 43
Publikumsstimmen verteilen
2 Personen
- 44
Stimmen zählen
2 Personen
- 45
Preisverleihung moderieren
2 Personen
- 46
Netzwerk-Getränke servieren
3 Personen
- 47
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 48
Geräte ausschalten
2 Personen
- 49
Abfall sammeln
3 Personen
- 50
Geschirr sammeln
3 Personen
- 51
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 52
Location reinigen
4 Personen
- 53
Ausrüstung sicher verpacken
2 Personen
- 54
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 55
Ergebnisse veröffentlichen
- 56
Teilnehmer verabschieden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- TischeAnz. 10
- Jurytisch
- Registrierungstisch
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Abspielcomputer
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofonAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- HDMI-KabelAnz. 3
- USB-SticksAnz. 4
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- LED-StreifenAnz. 4
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 80
- WeingläserAnz. 60
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 40
Küche
- KühlboxenAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ServiertablettsAnz. 6
- ScherenAnz. 3
- KlebebandrollenAnz. 6
Dekoration
- NamensschilderAnz. 80
- ProgrammflyerAnz. 80
- WegweiserAnz. 8
- TischdeckenAnz. 10
- PreiseAnz. 4
- ZertifikateAnz. 15
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Wettbewerbsreglement vor dem Anmeldeformular fest: Definiere Einreichungsfrist, maximale Filmlänge, erlaubte Formate, Bewertungskriterien und den Umgang mit verspäteten Beiträgen.
- Plane die Filmprüfung nicht erst am Veranstaltungstag. Fordere fehlende Dateien spätestens 7 Tage vor dem Wettbewerb an und teste jeden Film vollständig auf dem vorgesehenen Abspielcomputer.
- Erstelle den Zeitplan erst, wenn die Zahl und Länge der Filme feststeht. Rechne zusätzlich mindestens 10 Minuten für Begrüßung, Jurywechsel, Publikumsabstimmung und Preisvergabe ein.
- Teste Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon, Mischpult und HDMI-Kabel gemeinsam mit dem Abspielcomputer. Lege mindestens einen zweiten USB-Stick mit den Filmen und Präsentationstexten bereit.
- Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn. Stelle Registrierungstisch, Jurytisch und Sitzplätze auf, bringe Wegweiser an und lagere Catering sowie gekühlte Getränke erst danach übersichtlich ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Filmwettbewerb organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten zwei Wochen sollten Reglement, Jury, Location und Technikreservierung stehen; danach können Anmeldung und Einladungen starten.
- Wie viel Zeit braucht man für die technische Prüfung der Filme?
- Plane pro Film mindestens 15 Minuten für Dateiprüfung, Bild, Ton und Abspielbarkeit ein. Alle Filme sollten spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung getestet sein, damit fehlende oder fehlerhafte Dateien noch nachgereicht werden können.
- Wie erstellt man den Zeitplan für einen Filmwettbewerb?
- Addiere die Laufzeiten aller Filme und ergänze pro Beitrag etwa 5 Minuten für Ansage, Wechsel und kurze Übergänge. Für Registrierung, Begrüßung, Jurywertung, Publikumsabstimmung und Preisvergabe solltest du insgesamt mindestens 45 bis 60 Minuten reservieren.
- Wann sollte man die Juryformulare und Preise vorbereiten?
- Bereite Juryformulare mindestens 7 Tage vorher vor und prüfe, ob jede Kategorie eindeutig bewertet werden kann. Preise und Zertifikate sollten spätestens 2 Tage vor dem Wettbewerb vollständig beschriftet und in der richtigen Reihenfolge bereitliegen.
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