Cómo organizar un concurso de cine sin perder el control

Un concurso de cine necesita más que una sala y un proyector. Empieza por fijar las reglas, el jurado y las fechas de inscripción; después controla las entregas y prueba cada película antes del evento. El día del concurso, el orden de reproducción, las votaciones y la presentación deben estar preparados por escrito. Así evitas descubrir archivos incompatibles, premios sin entregar o cambios de última hora durante las proyecciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
2
Definir el jurado
2 personas
3
Reservar el lugar
4
Reservar proyector y pantalla
5
Crear el formulario de inscripción
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Publicar la promoción en línea
2 personas
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Comprobar las entregas de películas
2 personas
11
Solicitar películas faltantes
12
Probar técnicamente las películas
2 personas
13
Crear el programa y el horario
2 personas
14
Preparar los formularios del jurado
15
Preparar las votaciones del público
16
Gestionar premios y certificados
2 personas
17
Escribir los textos de presentación
18
Hacer tarjetas con nombres
19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
20
Hacer la compra
2 personas
21
Poner las películas en el ordenador de reproducción
2 personas
22
Probar el orden de reproducción
2 personas
23
Guardar el catering en frío
2 personas

Evento

24
Abrir la ubicación
2 personas
25
Colocar mesas y sillas
4 personas
26
Montar la pantalla de proyección
2 personas
27
Conectar el proyector
2 personas
28
Conectar el equipo de sonido
2 personas
29
Colocar iluminación y señalización
2 personas
30
Montar la mesa de registro
2 personas
31
Preparar la mesa del jurado
2 personas
32
Comprobar las películas y la copia de respaldo
2 personas
33
Preparar aperitivos y bebidas
3 personas
34
Dar briefing a los voluntarios
2 personas
35
Registrar a los visitantes
3 personas
36
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
37
Presentar la apertura
38
Anunciar las películas
39
Reproducir películas
2 personas
40
Recopilar las evaluaciones del jurado
2 personas
41
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
42
Rellenar las bebidas
2 personas
43
Repartir las papeletas del público
2 personas
44
Contar los votos
2 personas
45
Presentar la entrega de premios
2 personas
46
Servir el cóctel de networking
3 personas
47
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

48
Apagar el equipo
2 personas
49
Recoger la basura
3 personas
50
Recoger la vajilla
3 personas
51
Desmontar mesas y sillas
4 personas
52
Limpiar el lugar
4 personas
53
Empaquetar el equipo de forma segura
2 personas
54
Devolver el equipo
2 personas
55
Publicar los resultados
56
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 70
Mesascant. 10
Mesa del jurado
Mesa de registro

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Ordenador de reproducción
Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables HDMIcant. 3
Memorias USBcant. 4

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Tiras LEDcant. 4

Vajilla

Vasoscant. 80
Copas de vinocant. 60
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Tazas de cafécant. 40

Cocina

Neveras portátilescant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas de serviciocant. 6
Tijerascant. 3
Rollos de cinta adhesivacant. 6

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 80
Folletos del programacant. 80
Carteles de señalizacióncant. 8
Mantelescant. 10
Premioscant. 4
Certificadoscant. 15

Limpieza

Papeleracant. 6
Recogedor y escobacant. 2
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra el reglamento antes de abrir las inscripciones. Define la duración máxima, el formato de entrega, los criterios de valoración, las fechas límite y qué ocurre si falta una película o incumple las condiciones.
Pide las películas con margen y comprueba cada archivo al menos 7 días antes. Reproduce imagen y sonido completos en el ordenador previsto; no des por hecho que un archivo que abre también funcionará con el proyector y los altavoces.
Prepara el programa cuando conozcas las entregas definitivas. Reserva entre 10 y 15 minutos de margen por cada bloque para presentaciones, cambios de archivo, votaciones y posibles retrasos.
Separa las votaciones del jurado y del público. Ten los formularios impresos o preparados antes de abrir la sala y explica en menos de 2 minutos cómo se puntúa y cuándo deben entregarse.
Haz una prueba técnica completa el mismo día, como mínimo 2 horas antes de recibir al público. Comprueba proyector, pantalla, ordenador, HDMI, sonido, micrófono, regletas y cables alargadores; deja también una copia de seguridad en una memoria USB.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de cine?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Dedica las primeras 2 semanas al reglamento, el jurado y la reserva del lugar; deja al menos 7 días para comprobar todas las películas y cerrar el programa.
¿Cuándo hay que pedir las películas a los participantes?: Fija una fecha de entrega entre 10 y 14 días antes del concurso. Así tendrás tiempo para reclamar archivos faltantes, probarlos técnicamente y pedir una nueva versión si el sonido o la imagen fallan.
¿Cuánto tiempo se necesita para preparar la sala?: Reserva al menos 2 horas antes de la llegada del público. En ese tiempo coloca mesas y sillas, prepara el registro, conecta proyector y sonido, prueba el orden de reproducción y deja listas las votaciones.
¿Cuántas copias de las películas conviene tener?: Guarda una copia principal en el ordenador de reproducción y otra copia de seguridad en una memoria USB. Comprueba ambas antes del evento y conserva los archivos con nombres numerados para evitar reproducirlos en el orden equivocado.

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