Zo organiseer je een filmvertoning met Q&A

Begin niet met de uitnodiging, maar met de filmrechten, zaal en technische eisen. Daarna leg je het Q&A-panel en de moderator vast, zodat je het programma realistisch kunt plannen. Controleer vervolgens capaciteit, aanmeldingen, catering en publieksinformatie. Op de dag zelf draait veel om testen: film- en ondertitelbestanden, geluid, microfoons en de overgang naar de vragenronde. Een reservekopie en een duidelijke tijdsbewaker voorkomen de meest voorkomende vertragingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Film en vertoningsrechten vastleggen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Q&A-panel samenstellen
4
Moderator voor Q&A vastleggen
5
Technische eisen bij film opvragen
6
Programma en tijdschema opstellen
7
Ticketprijs en capaciteit bepalen
2 personen
8
Aanmeldformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Evenement online aankondigen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Panelinformatie verzamelen
14
Vragen voor Q&A voorbereiden
2 personen
15
Techniek en back-up reserveren
16
Cateringhoeveelheden berekenen
17
Cateringboodschappenlijst maken
18
Bewegwijzering ontwerpen
19
Programma afdrukken
20
Bezoekerslijst controleren
21
Bevestiging naar bezoekers sturen
22
Film- en ondertitelbestanden controleren
2 personen
23
Presentatie voor Q&A testen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Houdbare catering klaarzetten
26
Koelproducten controleren
27
Sleutels en toegang regelen

Event

28
Zaal openen
2 personen
29
Techniek naar de zaal brengen
2 personen
30
Stoelen in theateropstelling zetten
4 personen
31
Tafels voor ontvangst opstellen
2 personen
32
Q&A-tafel en stoelen plaatsen
2 personen
33
Projector en scherm opstellen
2 personen
34
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
35
Microfoons voor Q&A instellen
2 personen
36
Film vanaf back-up testen
2 personen
37
Licht tijdens film testen
38
Bewegwijzering ophangen
2 personen
39
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
42
Hapjes op schalen leggen
2 personen
43
Programma's klaarleggen
44
Panelleden ontvangen
45
Panelmicrofoons kort instrueren
46
Bezoekers ontvangen en registreren
3 personen
47
Laatkomers naar hun plaats begeleiden
48
Openingswoord verzorgen
49
Filmvertoning starten
50
Film en zaal technisch bewaken
2 personen
51
Pauzedranken bijvullen
2 personen
52
Pauzehapjes serveren
2 personen
53
Q&A-tafel gereedmaken
2 personen
54
Q&A begeleiden
3 personen
55
Publieksvragen met microfoon begeleiden
2 personen
56
Afsluiting en bedankwoord verzorgen
57
Naborrel openen
2 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Hapjes en koffie serveren
3 personen
60
Bezoekers en panelleden uitzwaaien
2 personen

Nazorg

61
Gevonden voorwerpen verzamelen
62
Restanten veilig verpakken
2 personen
63
Servies en glazen afwassen
2 personen
64
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
65
Techniek uitschakelen en inpakken
2 personen
66
Stoelen en tafels terugzetten
4 personen
67
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
68
Zaal en foyer schoonmaken
3 personen
69
Toiletten controleren en schoonmaken
2 personen
70
Apparatuur en materialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven catering opruimen
72
Bezoekersbedankje versturen
73
Panelleden nabericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Receptietafelsaantal 3
Q&A-tafel
Panelstoelenaantal 5
Tafelkledenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Filmscherm
Laptopsaantal 2
Mediaspelersaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 3
HDMI-kabelsaantal 3
Audiokabelsaantal 4
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
USB-sticksaantal 2
Reservebatterijenaantal 12
Gaffer tapeaantal 3
Kabelgotenaantal 12
Pauzeklok

Verlichting

Staande lampenaantal 4
LED-spotsaantal 4
Noodverlichtingaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 90
Wijnglazenaantal 70
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Servettenhoudersaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Openersaantal 4
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 16

Decoratie

Filmdoekdecoratieaantal 2
Tafeldecoratiesaantal 8
Themapostersaantal 6
Plakgumaantal 4
Naamkaartjesaantal 10
Pennenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de technische eisen van de film vroeg op en test film, ondertitels, beeldverhouding en geluid uiterlijk één volledige werkdag vooraf. Neem de bestanden mee op twee USB-sticks en controleer beide kopieën op de gebruikte laptop of mediaspeler.
Plan de Q&A niet als losse bijzaak. Reserveer een moderator, verzamel panelinformatie en bereid vooraf minimaal 8 tot 10 vragen voor, zodat het gesprek niet stilvalt als het publiek weinig vragen stelt.
Maak het tijdschema met vaste overgangsmomenten: ontvangst, start film, korte pauze, Q&A en afsluiting. Plan minstens 15 minuten tussen het verwachte einde van de film en de start van de vragenronde voor het wisselen van microfoons en panelopstelling.
Bereken catering op basis van de bevestigde bezoekerslijst en niet alleen op basis van de zaalcapaciteit. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en zet houdbare producten vooraf klaar, zodat je op de dag zelf minder hoeft te improviseren.
Loop de zaal vóór opening door alsof je bezoeker bent: controleer bewegwijzering, zichtlijnen naar het scherm, kabels, noodverlichting en de werking van alle microfoons. Leg kabels vast met gaffer tape of kabelgoten en houd reservebatterijen bij de hand.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een filmvertoning met Q&A?: Reken voor de filmduur plus 30 tot 45 minuten voor de Q&A en ongeveer 30 minuten voor ontvangst en afronding. Een film van 120 minuten vraagt daardoor al snel om een programma van 3 tot 3,5 uur.
Wanneer moet ik de filmrechten regelen?: Leg de film- en vertoningsrechten vast voordat je tickets verkoopt of uitnodigingen verstuurt. Regel dit bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken voor de vertoning, zodat je tijd houdt voor voorwaarden, ondertitels en technische bestanden.
Hoeveel vragen moet ik voorbereiden voor een Q&A?: Bereid minimaal 8 tot 10 inhoudelijke vragen voor een Q&A van 30 tot 45 minuten. Kies daarnaast 3 korte vervolgvragen per panellid, zodat de moderator kan doorvragen wanneer antwoorden kort blijven.
Wanneer test je de techniek voor een filmvertoning?: Doe een volledige test uiterlijk één werkdag vooraf en herhaal een korte controle 60 tot 90 minuten voor de deuren openen. Test dan niet alleen de beamer, maar ook speakers, mengpaneel, microfoons, HDMI- en audiokabels en het back-upbestand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.