Cómo organizar una proyección de película con coloquio

Organiza la proyección en este orden: confirma los derechos, reserva una sala adecuada y define el formato del coloquio antes de abrir las inscripciones. Después cierra los requisitos técnicos de la película, el programa, el aforo y la atención al público. La sesión de preguntas y respuestas necesita un moderador, preguntas preparadas y una prueba completa, no solo micrófonos sobre una mesa. Reserva tiempo para revisar subtítulos, copias de seguridad y la lista final de asistentes.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Gestionar los derechos de filmación y proyección
2
Reservar la sede y la sala
3
Montar el panel de preguntas y respuestas
4
Fijar moderador para las preguntas y respuestas
5
Solicitar los requisitos técnicos para la película
6
Elaborar el programa y el horario
7
Determinar el precio de la entrada y la capacidad
2 personas
8
Publicar el formulario de inscripción
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Anunciar el evento en línea
11
Gestionar inscripciones
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Recopilar información del panel
14
Preparar preguntas para la sesión de preguntas y respuestas
2 personas
15
Reservar técnica y respaldo
16
Calcular las cantidades de catering
17
Hacer la lista de compras de catering
18
Diseñar la señalización
19
Imprimir el programa
20
Comprobar la lista de visitantes
21
Enviar la confirmación a los visitantes
22
Comprobar los archivos de película y subtítulos
2 personas
23
Probar la presentación para la sesión de preguntas y respuestas
24
Hacer la compra
2 personas
25
Preparar catering no perecedero
26
Comprobar los productos refrigerados
27
Gestionar llaves y acceso

Evento

28
Abrir la sala
2 personas
29
Llevar el equipo técnico al salón
2 personas
30
Colocar las sillas en disposición teatral
4 personas
31
Montar las mesas de recepción
2 personas
32
Colocar la mesa y las sillas de preguntas y respuestas
2 personas
33
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
34
Conectar el equipo de sonido
2 personas
35
Configurar los micrófonos para preguntas y respuestas
2 personas
36
Probar la película desde la copia de respaldo
2 personas
37
Probar la iluminación durante la película
38
Colgar señalización
2 personas
39
Montar el mostrador de recepción
2 personas
40
Enfriar las bebidas
2 personas
41
Preparar café y té
2 personas
42
Poner los aperitivos en bandejas
2 personas
43
Preparar los programas
44
Recibir a los panelistas
45
Dar una breve instrucción a los micrófonos del panel
46
Recibir y registrar a los visitantes
3 personas
47
Acompañar a los que llegan tarde a su sitio
48
Dar el discurso de apertura
49
Iniciar la proyección
50
Supervisar técnicamente la película y la sala
2 personas
51
Reponer las bebidas del descanso
2 personas
52
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
53
Preparar la mesa de preguntas y respuestas
2 personas
54
Dirigir la sesión de preguntas y respuestas
3 personas
55
Guiar las preguntas del público con micrófono
2 personas
56
Encargarse del cierre y las palabras de agradecimiento
57
Abrir la charla posterior
2 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Servir aperitivos y café
3 personas
60
Despedir a los visitantes y a los panelistas
2 personas

Seguimiento

61
Recoger objetos perdidos
62
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
63
Lavar la vajilla y los vasos
2 personas
64
Recoger y separar la basura
2 personas
65
Apagar y recoger el equipo técnico
2 personas
66
Volver a colocar sillas y mesas
4 personas
67
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
68
Limpiar la sala y el foyer
3 personas
69
Comprobar y limpiar los baños
2 personas
70
Devolver el equipo y los materiales
2 personas
71
Recoger el catering sobrante
72
Enviar agradecimiento a los visitantes
73
Enviar un mensaje de seguimiento a los panelistas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesas de recepcióncant. 3
Mesa de preguntas y respuestas
Sillas del panelcant. 5
Mantelescant. 4

Equipo

Proyector
Pantalla de cine
Portátilescant. 2
Reproductores multimediacant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 3
Cables HDMIcant. 3
Cables de audiocant. 4
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 6
Memorias USBcant. 2
Baterías de repuestocant. 12
Cinta gaffercant. 3
Canaletas para cablescant. 12
Reloj de pausa

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Focos LEDcant. 4
Iluminación de emergenciacant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 90
Copas de vinocant. 70
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Porta-servilletascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Abrebotellascant. 4
Jarras medidorascant. 2
Acumuladores de fríocant. 16

Decoración

Decoración del telón de cinecant. 2
Decoraciones de mesacant. 8
Pósters temáticoscant. 6
Masilla adhesivacant. 4
Tarjetas de nombrecant. 10
Bolígrafoscant. 20

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonascant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Fregaderoscant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Rollos de toallacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Empieza por los derechos de exhibición y la sala: confirma por escrito qué versión de la película puedes proyectar y si permite subtítulos. Hazlo antes de anunciar fecha, precio o formulario de inscripción.
Programa el coloquio como una segunda parte del evento. Fija la duración, el número de participantes del panel y un moderador; prepara preguntas de arranque para evitar que los primeros minutos queden en silencio.
Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: reproduce el archivo desde el portátil previsto, comprueba subtítulos, imagen, sonido y conexiones HDMI, y guarda una copia en una memoria USB.
Calcula el acceso con el aforo real de la sala, no solo con el número de sillas. Envía la confirmación a los inscritos unos días antes e incluye hora de llegada, programa y cualquier indicación sobre el catering.
Prepara la recepción antes de que llegue el público: lista de visitantes, señalización, programa impreso y mesa de registro. Lleva baterías de repuesto, cables adicionales, cinta gaffer y regletas; suelen faltar cuando aparece el primer problema técnico.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que gestionar los derechos de una película?: Empieza al menos 6 u 8 semanas antes de la proyección. La autorización puede determinar la fecha, la copia disponible, los subtítulos y las condiciones de uso, así que conviene resolverla antes de publicar el evento.
¿Cuánto debe durar una sesión de preguntas y respuestas?: Reserva entre 30 y 45 minutos para el coloquio, además del tiempo de presentación y cierre. Con cuatro o cinco participantes, el moderador puede limitar cada intervención a 2 o 3 minutos para dejar espacio al público.
¿Cuándo hay que hacer la prueba técnica de la película?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y otra comprobación breve el mismo día. Revisa el archivo, los subtítulos, el sonido, el proyector, la pantalla y la copia de seguridad, no solo que el portátil se encienda.
¿Cuándo enviar la confirmación a los asistentes?: Envíala entre 3 y 5 días antes del evento, cuando ya estén cerrados el horario y la sala. Incluye la hora de apertura, el programa, las instrucciones de llegada y, si corresponde, la información sobre preferencias dietéticas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.