Eine Filmvorführung mit Q&A zuverlässig organisieren

Bei einer Filmvorführung mit anschließender Fragerunde hängen Ablauf und Stimmung an mehreren Schnittstellen: Vorführrechte, Saal, Technik und Panel müssen früh zusammenpassen. Beginne deshalb mit Film, Termin und Veranstaltungsort, bevor du Einladungen verschickst. Danach legst du Kapazität, Ticketpreis, Zeitplan und Anmeldung fest. Plane für den Q&A-Teil nicht nur Fragen, sondern auch Mikrofone, Sitzordnung und eine verantwortliche Moderation ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Film- und Vorführrechte sichern
2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
3
Q&A-Panel zusammenstellen
4
Moderator für Q&A festlegen
5
Technische Anforderungen für den Film erfragen
6
Programm und Zeitplan erstellen
7
Ticketpreis und Kapazität festlegen
2 Personen
8
Anmeldeformular veröffentlichen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Veranstaltung online ankündigen
11
Anmeldungen bearbeiten
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Informationen zum Panel sammeln
14
Fragen für das Q&A vorbereiten
2 Personen
15
Technik und Backup reservieren
16
Cateringmengen berechnen
17
Catering-Einkaufsliste erstellen
18
Beschilderung entwerfen
19
Programm drucken
20
Besucherliste prüfen
21
Bestätigung an die Besucher senden
22
Film- und Untertiteldateien prüfen
2 Personen
23
Präsentation für Q&A testen
24
Einkaufen gehen
2 Personen
25
Lagerfähiges Catering bereitstellen
26
Kühlprodukte kontrollieren
27
Schlüssel und Zugang organisieren

Event

28
Saal öffnen
2 Personen
29
Technik in den Saal bringen
2 Personen
30
Stühle in Theaterbestuhlung aufstellen
4 Personen
31
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
32
Q&A-Tisch und Stühle aufstellen
2 Personen
33
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
34
Musikanlage anschließen
2 Personen
35
Mikrofone für die Q&A einrichten
2 Personen
36
Film von der Sicherung testen
2 Personen
37
Licht während des Films testen
38
Beschilderung anbringen
2 Personen
39
Empfangstheke einrichten
2 Personen
40
Getränke kalt stellen
2 Personen
41
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
42
Häppchen auf Platten anrichten
2 Personen
43
Programme bereitlegen
44
Panelteilnehmer empfangen
45
Podiumsmikrofone kurz einweisen
46
Besucher empfangen und registrieren
3 Personen
47
Verspätete zu ihren Plätzen begleiten
48
Eröffnungsrede halten
49
Filmvorführung starten
50
Film und Saal technisch überwachen
2 Personen
51
Pausengetränke nachfüllen
2 Personen
52
Pausensnacks servieren
2 Personen
53
Q&A-Tisch vorbereiten
2 Personen
54
Q&A moderieren
3 Personen
55
Publikumsfragen mit Mikrofon moderieren
2 Personen
56
Abschluss und Dankesrede übernehmen
57
After-Party eröffnen
2 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Snacks und Kaffee servieren
3 Personen
60
Besucher und Podiumsteilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

61
Fundsachen sammeln
62
Reste sicher verpacken
2 Personen
63
Geschirr und Gläser abwaschen
2 Personen
64
Abfall sammeln und trennen
2 Personen
65
Technik ausschalten und verpacken
2 Personen
66
Stühle und Tische zurückstellen
4 Personen
67
Dekoration und Wegweiser entfernen
2 Personen
68
Saal und Foyer reinigen
3 Personen
69
Toiletten prüfen und reinigen
2 Personen
70
Ausrüstung und Materialien zurückgeben
2 Personen
71
Übriges Catering aufräumen
72
Dankeschön an Besucher senden
73
Nachricht an die Podiumsteilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
EmpfangstischeAnz. 3
Q&A-Tisch
PolsterstühleAnz. 5
TischdeckenAnz. 4

Ausstattung

Beamer
Leinwand
LaptopsAnz. 2
MedienplayerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 3
AudiokabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
USB-SticksAnz. 2
ErsatzbatterienAnz. 12
Gaffer TapeAnz. 3
KabelkanäleAnz. 12
Pausenuhr

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
LED-SpotsAnz. 4
NotbeleuchtungAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 90
WeingläserAnz. 70
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
ServiettenhalterAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 4
MessbecherAnz. 2
KühlelementeAnz. 16

Dekoration

Filmleinwand-DekorationAnz. 2
TischdekorationenAnz. 8
ThemenposterAnz. 6
KleberAnz. 4
NamensschilderAnz. 10
StifteAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischsetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
SpülbeckenAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4
HandtuchrollenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Sichere die Vorführrechte und frage die technischen Anforderungen des Films mindestens 6 Wochen vor dem Termin ab. Kläre dabei Dateiformat, Untertitel, Tonspur und zulässige Vorführumgebung.
Teste Filmdatei, Untertitel, Präsentation und Ton spätestens 2 Stunden vor Einlass im tatsächlichen Saal. Spiele die Datei zusätzlich von einem zweiten Laptop oder USB-Stick ab, statt nur auf eine Quelle zu vertrauen.
Plane für das Q&A etwa 30 bis 45 Minuten und bestimme eine Moderation mit klarer Zeitverantwortung. Bereite mindestens 8 bis 10 Einstiegsfragen vor, damit die Diskussion auch bei einem zurückhaltenden Publikum beginnt.
Schließe die Anmeldung 24 bis 48 Stunden vor der Veranstaltung und prüfe dann Besucherliste, Ernährungswünsche und Sitzplatzkapazität. Sende den Angemeldeten spätestens am Vortag eine Bestätigung mit Einlasszeit, Adresse und Ablauf.
Rechne Getränke und Catering getrennt für Film, Pause und Q&A. Stelle haltbare Vorräte mindestens 2 Tage vorher bereit und kontrolliere am Veranstaltungstag, ob Tassen, Gläser, Teller und Besteck zur geplanten Personenzahl passen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Filmvorführung mit Q&A planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Vorführrechte, Saal, Panel und technische Anforderungen können sonst den Termin blockieren oder kurzfristige Zusatzkosten verursachen.
Wie lang sollte ein Q&A nach einem Film sein?: Plane normalerweise 30 bis 45 Minuten ein. Bei mehr als 100 Gästen solltest du zusätzlich Fragen sammeln oder eine zweite Mikrofonlösung vorsehen, damit möglichst viele zu Wort kommen.
Wann sollte ich die Technik für eine Filmvorführung testen?: Führe einen vollständigen Test spätestens 2 Stunden vor dem Einlass durch. Prüfe Bild, Ton, Untertitel, HDMI-Verbindung, Lautsprecher, Funkmikrofone und die Ersatzdatei unter realen Bedingungen.
Wie viele Fragen brauche ich für ein Film-Q&A?: Bereite mindestens 8 bis 10 Fragen vor, auch wenn du nur 30 Minuten eingeplant hast. Sortiere sie nach Film, Entstehung und Publikumsperspektive und lasse Raum für spontane Nachfragen.

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