Organiser une projection de film avec une séance de questions-réponses

Une projection avec séance de questions-réponses se prépare dans un ordre précis : sécuriser le film et ses droits, confirmer la salle, puis verrouiller la technique et les intervenants. Prévoyez un modérateur, un programme minuté et un test complet des fichiers, des sous-titres et des micros avant l’ouverture des portes. Les inscriptions, les besoins alimentaires et l’accueil du public doivent être suivis séparément. Ce plan vous aide à coordonner les 73 tâches sans laisser les vérifications techniques au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Finaliser le film et les droits de projection
2
Réserver le lieu et la salle
3
Composer le panel de questions-réponses
4
Définir un modérateur pour les questions-réponses
5
Demander les exigences techniques pour le film
6
Établir le programme et le planning
7
Définir le prix du billet et la capacité
2 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Annoncer l'événement en ligne
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Collecter les informations du panel
14
Préparer les questions pour la session Q&R
2 personnes
15
Réserver la technique et la solution de secours
16
Calculer les quantités de catering
17
Faire la liste des courses du traiteur
18
Concevoir la signalétique
19
Imprimer le programme
20
Vérifier la liste des participants
21
Envoyer la confirmation aux visiteurs
22
Vérifier les fichiers du film et des sous-titres
2 personnes
23
Tester la présentation pour les questions-réponses
24
Faire les courses
2 personnes
25
Préparer la restauration longue conservation
26
Contrôler les produits réfrigérés
27
Organiser les clés et l’accès

Événement

28
Ouvrir la salle
2 personnes
29
Apporter le matériel technique dans la salle
2 personnes
30
Disposer les chaises en configuration théâtre
4 personnes
31
Installer les tables d'accueil
2 personnes
32
Installer la table et les chaises du Q&A
2 personnes
33
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
34
Raccorder la sonorisation
2 personnes
35
Configurer les microphones pour le Q&A
2 personnes
36
Tester le film à partir de la sauvegarde
2 personnes
37
Tester l’éclairage pendant le film
38
Installer la signalétique
2 personnes
39
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
43
Préparer les programmes
44
Accueillir les membres du panel
45
Briefer brièvement les micros de pupitre
46
Accueillir et enregistrer les visiteurs
3 personnes
47
Accompagner les retardataires à leur place
48
Faire le discours d’ouverture
49
Lancer la projection du film
50
Assurer le suivi technique du film et de la salle
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
52
Servir les en-cas de pause
2 personnes
53
Préparer la table de questions-réponses
2 personnes
54
Animer le Q&A
3 personnes
55
Animer les questions du public avec le micro
2 personnes
56
Préparer la clôture et le discours de remerciement
57
Ouvrir l’après-soirée
2 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Servir des amuse-bouches et du café
3 personnes
60
Saluer les visiteurs et les panélistes
2 personnes

Suivi

61
Rassembler les objets trouvés
62
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
63
Laver la vaisselle et les verres
2 personnes
64
Collecter et trier les déchets
2 personnes
65
Couper et emballer le matériel technique
2 personnes
66
Remettre les chaises et les tables en place
4 personnes
67
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
68
Nettoyer la salle et le foyer
3 personnes
69
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
70
Retourner le matériel et les fournitures
2 personnes
71
Ranger la nourriture restante du catering
72
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
73
Envoyer un message de suivi aux panélistes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tables de réceptionqté 3
Table de questions-réponses
Chaises de panelqté 5
Nappesqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Lecteurs multimédiasqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Câbles HDMIqté 3
Câbles audioqté 4
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Clés USBqté 2
Piles de rechangeqté 12
Ruban gafferqté 3
Goulottes de câblesqté 12
Horloge de pause

Éclairage

Lampadairesqté 4
Projecteurs LEDqté 4
Éclairage de secoursqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 90
Verres à vinqté 70
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Porte-serviettesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Ouvre-bouteillesqté 4
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 16

Décoration

Décoration de toile de fondqté 2
Décorations de tableqté 8
Affiches thématiquesqté 6
Colle repositionnableqté 4
Badges nominatifsqté 10
Stylosqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le film et les droits de projection : demandez aussi les exigences de format, de résolution, de son et de sous-titres. Faites vérifier les fichiers sur l’ordinateur et le lecteur qui seront utilisés le jour même.
Bloquez la salle avant d’annoncer l’événement, puis fixez la capacité et le prix du billet. Gardez une marge de temps pour l’installation du vidéoprojecteur, de l’écran, des haut-parleurs et des câbles avant l’arrivée du public.
Constituez le panel et désignez le modérateur au moins une semaine avant la séance. Préparez les premières questions et testez le déroulé de la Q&R pour éviter une discussion trop longue ou des prises de parole désordonnées.
Envoyez la confirmation aux inscrits après traitement des réservations et vérifiez la liste à l’entrée. Recueillez les besoins alimentaires avant de calculer le catering, puis prévoyez les quantités séparément pour l’accueil et la pause.
Préparez une solution technique de secours : câbles HDMI et audio supplémentaires, piles neuves, clés USB avec les fichiers et un second ordinateur si possible. Fixez les câbles avec du ruban gaffer et gardez l’éclairage de secours accessible sans gêner la projection.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une projection de film avec Q&R ?: Prévoyez au minimum 4 semaines pour confirmer les droits, la salle, le panel et la communication. Réservez la dernière semaine aux inscriptions, au programme final et aux tests techniques.
Quand faut-il tester le film et les sous-titres ?: Faites un premier contrôle dès réception des fichiers, puis un test complet 48 à 72 heures avant la séance. Vérifiez encore le fichier final sur le matériel installé dans la salle le jour de l’événement.
Combien de temps prévoir pour la séance de questions-réponses ?: Réservez généralement 30 à 45 minutes après la projection, selon le nombre d’intervenants. Préparez 5 à 8 questions de départ pour relancer la discussion si le public reste silencieux.
Quand envoyer les invitations et la confirmation d’inscription ?: Diffusez l’annonce et le formulaire dès que la salle, le film et le panel sont confirmés, idéalement 3 semaines avant. Envoyez la confirmation finale 3 à 5 jours avant, avec l’horaire, l’accès et les informations pratiques.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.