Zo organiseer je een filmfestival zonder technische verrassingen

Begin niet met de uitnodiging, maar met het programma en de vertoningsrechten. Leg daarna de locatie, projectie en planning vast, zodat je weet hoeveel films, stoelen en medewerkers nodig zijn. Test bestanden, ondertiteling, projector, scherm en geluid ruim vóór de eerste bezoekers binnenkomen. Met een strak draaiboek houd je vertoningen, ontvangst, catering en publieksbegeleiding op één lijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Filmprogramma samenstellen
2 personen
2
Filmbestanden verzamelen
2 personen
3
Vertoningsrechten controleren
4
Locatie reserveren
5
Projector en scherm reserveren
6
Catering bestellen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Programma online publiceren
11
Bewegwijzering ontwerpen
12
Naambadges voorbereiden
2 personen
13
Toegangskaarten printen
14
Presentatieteksten schrijven
15
Filmintroducties voorbereiden
2 personen
16
Technische test plannen
17
Filmformaten controleren
2 personen
18
Ondertiteling controleren
19
Vrijwilligers inplannen
20
Draaiboek printen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Filmback-ups maken
24
Apparatuur ophalen
2 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Zaal controleren
2 personen
27
Tafels opstellen
3 personen
28
Stoelen opstellen
4 personen
29
Projectiescherm opbouwen
2 personen
30
Projector aansluiten
2 personen
31
Geluid aansluiten
2 personen
32
Technische test uitvoeren
2 personen
33
Licht instellen
2 personen
34
Entreebalie inrichten
2 personen
35
Cateringbuffet inrichten
3 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Hapjes voorbereiden
3 personen
38
Bewegwijzering ophangen
2 personen
39
Programma's klaarleggen
40
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

41
Entreegasten verwelkomen
3 personen
42
Aanmeldingen afvinken
2 personen
43
Programma's uitdelen
2 personen
44
Openingswoord verzorgen
45
Eerste film starten
46
Filmvertoning begeleiden
2 personen
47
Pauzebuffet openen
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Publieksvragen verzamelen
51
Filmmakers ontvangen
2 personen
52
Panelgesprek begeleiden
2 personen
53
Tweede film aankondigen
54
Tweede film starten
55
Tweede vertoning begeleiden
2 personen
56
Avondbuffet klaarzetten
3 personen
57
Avondhapjes serveren
3 personen
58
Derde film aankondigen
59
Derde film starten
60
Derde vertoning begeleiden
2 personen
61
Publieksstemming verzamelen
2 personen
62
Publieksprijs bekendmaken
63
Afsluitend woord verzorgen
64
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

65
Overgebleven eten koelen
2 personen
66
Servies verzamelen
3 personen
67
Afval sorteren
3 personen
68
Apparatuur uitschakelen
2 personen
69
Projector veilig opbergen
2 personen
70
Geluidssystemen afbouwen
2 personen
71
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
72
Zaal schoonmaken
4 personen
73
Toiletten controleren
74
Decoratie verwijderen
2 personen
75
Geleende materialen verzamelen
2 personen
76
Locatie afsluiten
2 personen
77
Apparatuur retourneren
2 personen
78
Overgebleven catering opslaan
79
Herbruikbare materialen reinigen
2 personen
80
Locatiesleutels retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Entreetafel
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
USB-sticksaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Laptopstandaardsaantal 2

Verlichting

LED-panelenaantal 4
Staande lampenaantal 4
Lichtfiltersaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 6
Serveertraysaantal 8
Afwasteiltjesaantal 3

Decoratie

Filmklappersaantal 2
Filmrol decoratieaantal 4
Rode loper
Kurkentrekkeraantal 4
Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Fotowand
Filmsterrenaantal 30

Schoonmaak

Stofzuiger
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Afvalbakkenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Printmateriaal

Programmafoldersaantal 140
Toegangskaartenaantal 140
Naambadgesaantal 30
Badgehoudersaantal 30
Stiftenaantal 12
Pennenaantal 30
A4-papieraantal 2
Stembriefjesaantal 150
Pijlbordenaantal 12
Plakbandaantal 6
Kleefgumaantal 4

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Batterijenaantal 12
Kabelmattenaantal 8
Antislipmattenaantal 6
Branddekensaantal 2

Tips

Plan het programma eerst op blokken en pauzes. Reken per film niet alleen de speelduur, maar ook 10 tot 15 minuten voor een introductie, wissel of korte vertraging.
Controleer vertoningsrechten voordat je filmbestanden definitief verzamelt. Bewaar per film ook een back-up op een tweede USB-stick of laptop; een enkele kopie is geen werkbaar plan.
Doe de technische test uiterlijk 3 dagen vooraf op dezelfde projector, het scherm en de speakers die je op de festivaldag gebruikt. Controleer daarbij HDMI-kabels, adapters, beeldverhouding, geluidsniveau en ondertiteling.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor het festival. Print toegangskaarten en naambadges daarna op basis van de actuele lijst en houd bij de entree een extra set blanco exemplaren klaar.
Open de locatie minimaal 2 uur vóór de eerste vertoning. Gebruik die tijd voor stoelen, buffettafels, bewegwijzering, licht, kabels en microfoons; leg kabels vast met gaffer tape zodat bezoekers niet struikelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een filmfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd om het programma samen te stellen, vertoningsrechten te controleren, de locatie en apparatuur te reserveren en uitnodigingen te versturen.
Hoeveel tijd moet je reserveren voor een technische test van een filmfestival?: Plan minimaal 2 uur voor de volledige test en doe die uiterlijk 3 dagen vooraf. Test elke film op het juiste formaat, inclusief ondertiteling, beeld, geluid en eventuele HDMI-adapters.
Hoeveel drankjes heb je nodig voor een filmfestival?: Reken tijdens het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de resterende programmaduur. Zet water klaar bij de entree en controleer vooraf hoeveel glazen, koffiekopjes en servies beschikbaar zijn.
Wanneer moet je de catering voor een filmfestival bestellen?: Bestel de catering uiterlijk 7 dagen vooraf, zodra het aantal aanmeldingen en de dieetwensen grotendeels bekend zijn. Bevestig het definitieve aantal en de bezorgtijd nogmaals 2 dagen voor het festival.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.