Organiser un festival du film, étape par étape

Un festival du film se prépare d’abord comme un projet de programmation, puis comme une séance technique et un accueil du public. Commence par définir les films, l’ordre des projections et le lieu avant d’annoncer la date. Vérifie ensuite les droits de projection, les formats vidéo et les sous-titres : un fichier inutilisable découvert le jour J peut bloquer tout le programme. Les inscriptions, le catering, la signalétique et les bénévoles viennent après cette base.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Composer le programme de films
2 personnes
2
Rassembler les fichiers vidéo
2 personnes
3
Vérifier les droits de projection
4
Réserver le lieu
5
Réserver le projecteur et l'écran
6
Commander le catering
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Publier le programme en ligne
11
Concevoir la signalétique
12
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
13
Imprimer les billets d’entrée
14
Rédiger les textes de présentation
15
Préparer les introductions de film
2 personnes
16
Planifier un test technique
17
Vérifier les formats vidéo
2 personnes
18
Vérifier les sous-titres
19
Planifier les bénévoles
20
Imprimer le déroulé
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Créer des copies de sauvegarde du film
24
Récupérer l'équipement
2 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Vérifier la salle
2 personnes
27
Installer les tables
3 personnes
28
Installer les chaises
4 personnes
29
Monter l’écran de projection
2 personnes
30
Brancher le projecteur
2 personnes
31
Brancher le son
2 personnes
32
Effectuer un test technique
2 personnes
33
Régler l’éclairage
2 personnes
34
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
35
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Préparer les en-cas
3 personnes
38
Installer la signalétique
2 personnes
39
Préparer les programmes
40
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

41
Accueillir les invités à l'entrée
3 personnes
42
Cocher les inscriptions
2 personnes
43
Distribuer les programmes
2 personnes
44
Faire le discours d’ouverture
45
Lancer le premier film
46
Animer la projection du film
2 personnes
47
Ouvrir le buffet de pause
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Recueillir les questions du public
51
Accueillir les cinéastes
2 personnes
52
Animer le débat
2 personnes
53
Annoncer le deuxième film
54
Lancer le deuxième film
55
Superviser la deuxième projection
2 personnes
56
Mettre en place le buffet du soir
3 personnes
57
Servir les en-cas du soir
3 personnes
58
Annoncer le troisième film
59
Lancer le troisième film
60
Animer la troisième projection
2 personnes
61
Recueillir les votes du public
2 personnes
62
Annoncer le prix du public
63
Préparer le mot de clôture
64
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

65
Réfrigérer les restes
2 personnes
66
Rassembler la vaisselle
3 personnes
67
Trier les déchets
3 personnes
68
Éteindre l’équipement
2 personnes
69
Ranger le projecteur en toute sécurité
2 personnes
70
Démonter les systèmes sonores
2 personnes
71
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
72
Nettoyer la salle
4 personnes
73
Vérifier les toilettes
74
Retirer la décoration
2 personnes
75
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
76
Fermer le lieu
2 personnes
77
Retourner le matériel
2 personnes
78
Stocker la restauration restante
79
Nettoyer le matériel réutilisable
2 personnes
80
Restituer les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 10
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Tabouretsqté 6

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Clés USBqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Supports pour ordinateur portableqté 2

Éclairage

Panneaux LEDqté 4
Lampadairesqté 4
Filtres de lumièreqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Bacs à vaisselleqté 3

Décoration

Clap de tournageqté 2
Décor de pelliculeqté 4
Tapis rouge
Tire-bouchonqté 4
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Mur photo
Stars de cinémaqté 30

Nettoyage

Aspirateur
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Poubellesqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Matériel d'impression

Brochures du programmeqté 140
Billets d'entréeqté 140
Badges nominatifsqté 30
Porte-badgesqté 30
Marqueursqté 12
Stylosqté 30
Papier A4qté 2
Bulletins de voteqté 150
Panneaux indicateursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Pâte adhésiveqté 4

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Pilesqté 12
Passe-câblesqté 8
Tapis antidérapantsqté 6
Couvertures anti-feuqté 2

Conseils

Fixe la programmation avant d’envoyer les invitations. Pour chaque film, note la durée, le format, la langue, les sous-titres et le temps prévu pour l’introduction afin d’obtenir un déroulé réaliste.
Demande les autorisations de projection au moins 4 semaines avant l’événement. Ne te contente pas de vérifier qu’un fichier vidéo est disponible : conserve aussi une confirmation écrite des droits.
Organise un test technique complet 7 à 10 jours avant le festival, avec le projecteur, l’écran, les câbles HDMI, les adaptateurs, le son et chaque format vidéo utilisé. Teste également les sous-titres sur le matériel réel.
Ferme les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement pour traiter les besoins alimentaires et préparer les badges, les billets et le plan de salle. Prévois une liste séparée pour les personnes inscrites mais non encore accueillies.
Prépare deux copies de sauvegarde de chaque film et garde-les sur des clés USB différentes. Le jour J, ouvre le lieu au moins 2 heures avant la première projection pour installer l’accueil, tester le son et afficher la signalétique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du film ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines pour un petit festival, et davantage si les droits de projection ou plusieurs séances doivent être négociés. Le programme, le lieu et les autorisations doivent être sécurisés au moins 4 semaines avant la date.
Quand vérifier les droits de projection d’un film ?: Vérifie-les avant de publier le programme, puis confirme les autorisations au plus tard 4 semaines avant l’événement. Garde les accords avec les fichiers du film et prépare un remplacement si un droit n’est pas obtenu.
Quand faire le test technique pour un festival du film ?: Fais un premier test 7 à 10 jours avant le festival, puis un contrôle rapide le jour même. Vérifie chaque film, les sous-titres, le projecteur, l’écran, le son, les câbles et les adaptateurs avec le matériel qui sera réellement utilisé.
À quelle heure ouvrir le lieu le jour d’un festival du film ?: Ouvre le lieu au moins 2 heures avant la première projection. Ce délai permet d’installer la table d’accueil, les badges et les billets, de placer les chaises, de tester la technique et de régler les derniers problèmes d’inscription.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.