So organisierst du ein Filmfestival
Ein Filmfestival steht und fällt mit drei Dingen: einem stimmigen Programm, geklärten Vorführrechten und einem Techniktest, der nicht erst am Veranstaltungstag stattfindet. Beginne mit Filmauswahl und Termin, reserviere danach Location, Projektor und Leinwand. Anschließend folgen Anmeldungen, Catering, Beschilderung und die Einteilung der Helfer. Plane außerdem Zeit für Untertitel, Filmformate und Back-ups ein – diese Punkte werden bei der Vorbereitung besonders häufig zu spät geprüft.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Filmprogramm zusammenstellen
2 Personen
- 2
Filmdateien sammeln
2 Personen
- 3
Aufführungsrechte überprüfen
- 4
Location reservieren
- 5
Projektor und Leinwand reservieren
- 6
Catering bestellen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Programm online veröffentlichen
- 11
Beschilderung entwerfen
- 12
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 13
Eintrittskarten drucken
- 14
Präsentationstexte schreiben
- 15
Filmeinführungen vorbereiten
2 Personen
- 16
Technischen Test planen
- 17
Filmformate prüfen
2 Personen
- 18
Untertitel überprüfen
- 19
Freiwillige einplanen
- 20
Ablaufplan ausdrucken
- 21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
2 Personen
- 23
Film-Back-ups erstellen
- 24
Equipment abholen
2 Personen
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Saal kontrollieren
2 Personen
- 27
Tische aufstellen
3 Personen
- 28
Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Projektionsleinwand aufbauen
2 Personen
- 30
Projektor anschließen
2 Personen
- 31
Ton anschließen
2 Personen
- 32
Technischen Test durchführen
2 Personen
- 33
Licht einstellen
2 Personen
- 34
Eingangstresen einrichten
2 Personen
- 35
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 36
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 37
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 38
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 39
Programme bereitlegen
- 40
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 41
Einlassgäste begrüßen
3 Personen
- 42
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 43
Programme ausgeben
2 Personen
- 44
Eröffnungsrede halten
- 45
Ersten Film starten
- 46
Filmvorführung begleiten
2 Personen
- 47
Pausenbuffet eröffnen
3 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Snacks servieren
3 Personen
- 50
Publikumsfragen sammeln
- 51
Filmemacher empfangen
2 Personen
- 52
Podiumsgespräch begleiten
2 Personen
- 53
Zweiten Film ankündigen
- 54
Zweiten Film starten
- 55
Zweite Vorführung begleiten
2 Personen
- 56
Abendbuffet vorbereiten
3 Personen
- 57
Abendhäppchen servieren
3 Personen
- 58
Den dritten Film ankündigen
- 59
Dritten Film starten
- 60
Dritte Vorführung betreuen
2 Personen
- 61
Publikumsabstimmung sammeln
2 Personen
- 62
Publikumspreis bekanntgeben
- 63
Abschlusswort halten
- 64
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 65
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
- 66
Geschirr sammeln
3 Personen
- 67
Abfall trennen
3 Personen
- 68
Geräte ausschalten
2 Personen
- 69
Projektor sicher verstauen
2 Personen
- 70
Soundsysteme abbauen
2 Personen
- 71
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 72
Saal reinigen
4 Personen
- 73
Toiletten kontrollieren
- 74
Dekoration entfernen
2 Personen
- 75
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
- 76
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 77
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 78
Übrig gebliebenes Catering einlagern
- 79
Wiederverwendbare Materialien reinigen
2 Personen
- 80
Locationschlüssel zurückgeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 120
- TischeAnz. 10
- BuffetischeAnz. 3
- Empfangstisch
- HockerAnz. 6
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- LaptopsAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- Mischpult
- USB-SticksAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
- LaptopständerAnz. 2
Beleuchtung
- LED-PanelsAnz. 4
- StehlampenAnz. 4
- LichtfilterAnz. 4
Geschirr
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 120
- LöffelAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- ServierschalenAnz. 10
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 8
- SpülbeckenAnz. 3
Dekoration
- FilmklappenAnz. 2
- Filmrollen-DekorationAnz. 4
- Roter Teppich
- KorkenzieherAnz. 4
- TischdeckenAnz. 10
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Fotowand
- FilmstarsAnz. 30
Reinigung
- Staubsauger
- BesensetsAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Druckmaterial
- ProgrammhefteAnz. 140
- EintrittskartenAnz. 140
- NamensschilderAnz. 30
- BadgehalterAnz. 30
- StifteAnz. 12
- StifteAnz. 30
- A4-PapierAnz. 2
- StimmzettelAnz. 150
- WegweiserAnz. 12
- KlebebandAnz. 6
- KlebestiftAnz. 4
Sicherheit
- TaschenlampenAnz. 4
- BatterienAnz. 12
- KabelmattenAnz. 8
- Rutschfeste MattenAnz. 6
- LöschdeckenAnz. 2
Tipps
- Stelle das Filmprogramm zuerst zusammen und sammle anschließend alle Filmdateien an einem zentralen Ort. Prüfe für jeden Film Format, Ton und Untertitel mindestens 7 Tage vor der Vorführung.
- Kläre die Aufführungsrechte, bevor du das Programm online veröffentlichst oder Einladungen verschickst. Bewahre die Bestätigungen gesammelt auf, damit am Veranstaltungstag niemand suchen muss.
- Plane den technischen Test nicht nur mit Projektor und Leinwand, sondern auch mit Laptop, HDMI-Kabeln, Adaptern, Lautsprechern und Mikrofonen. Spiele jeden Film vollständig oder zumindest die kritischen Übergänge mit dem tatsächlichen Equipment an.
- Lege Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor dem Festival fest, bevor du Catering und Geschirr endgültig bestellst. Rechne die Sitzplätze anhand der bestätigten Gäste und stelle am Empfang einen eigenen Tisch für Namensschilder und Eintrittskarten bereit.
- Erstelle für den Veranstaltungstag einen Ablaufplan mit Uhrzeiten für Aufbau, Einlass, Filmeinführungen, Vorführungen und Pausen. Lege mindestens zwei Film-Back-ups auf getrennten USB-Sticks an und bestimme pro Aufgabe eine verantwortliche Person.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Filmfestival organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Filmprogramm, Aufführungsrechte und Location brauchen am längsten; Technik, Catering und Einladungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wann muss man die Aufführungsrechte für Filme klären?
- Kläre die Rechte, bevor das Programm veröffentlicht wird, am besten 6 bis 8 Wochen vor dem Festival. Plane zusätzlich mindestens 5 Werktage für Rückfragen oder fehlende Unterlagen ein.
- Wann sollte der Techniktest für ein Filmfestival stattfinden?
- Führe den vollständigen Techniktest 3 bis 7 Tage vorher mit den geplanten Filmdateien durch. Prüfe dabei Bild, Ton, Untertitel, HDMI-Adapter, Lautsprecher und Mikrofone; am Veranstaltungstag bleibt dann nur noch ein kurzer Funktionstest.
- Wie viele Back-ups braucht man für ein Filmfestival?
- Lege mindestens zwei vollständige Back-ups auf getrennten USB-Sticks an und bewahre sie getrennt vom Hauptlaptop auf. Teste beide spätestens am Vortag, damit defekte oder inkompatible Dateien noch ersetzt werden können.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!