Checklist voor een designmarkt organiseren
Een designmarkt organiseren vraagt vooral om strakke afstemming tussen standhouders, leveranciers en bezoekersstromen. Begin met deelnemers, vergunningen en reserveringen; werk daarna de plattegrond, communicatie en kassaprocedure uit. In de laatste week controleer je materialen, printwerk, leveringstijden en boodschappen. Denk niet alleen aan marktkramen, maar ook aan kledingrekken, displaykubussen, verlichting of decoratie en een duidelijke route voor opbouw en afbouw.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Leveranciers selecteren
2 personen
Deelnemers bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotiebeelden maken
2 personen
Sociale berichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Leverancierslijst bijwerken
Standhouders informeren
2 personen
Plattegrond uitwerken
2 personen
Standnummers toewijzen
Reserveringen maken
Leveringstijden afspreken
Vergunningen controleren
Verzekeringspapieren klaarleggen
Betaalwijze bepalen
2 personen
Kassaprocedure vastleggen
2 personen
Contactlijst afdrukken
Naamkaartjes ontwerpen
Routeborden ontwerpen
Printwerk voorbereiden
Standhoudersbrief afdrukken
Materialen inventariseren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Pakketten per stand maken
3 personen
Printmateriaal sorteren
2 personen
Kassa's testen
2 personen
Weersverwachting controleren
Event
Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Kledingrekken plaatsen
3 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Koffiepunt inrichten
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Standhouders ontvangen
4 personen
Standhouders naar stands wijzen
3 personen
Standinrichting controleren
3 personen
Prijslijsten controleren
2 personen
Kassa's klaarzetten
2 personen
Entreebalie bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepunt schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Rondgang langs stands maken
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Standhouders laten afbouwen
4 personen
Kassa's afsluiten
2 personen
Nazorg
Standmaterialen verzamelen
4 personen
Tenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Kledingrekken terugzetten
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Verlichting loskoppelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval scheiden
2 personen
Geleende spullen tellen
2 personen
Materialen verpakken
3 personen
Leveranciersspullen retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Verloren voorwerpen sorteren
Gevonden voorwerpen registreren
Standhouders informeren over vondsten
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 8
- Marktkramenaantal 24
- Tafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 40
- Kledingrekkenaantal 12
- Displaykubussenaantal 24
- Presentatieplankenaantal 36
- Barkrukkenaantal 8
- Transportkarrenaantal 4
- Kassatafelsaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 80
- Bordenaantal 100
- Gebaksbordjesaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Koffielepelsaantal 80
- Serveerbladenaantal 12
Decoratie
- Tafelkledenaantal 24
- Stoffen achterwandenaantal 12
- Vlaggenlijnenaantal 16
- Bloemstukkenaantal 12
- Krijtbordenaantal 24
- Houders voor prijskaartenaantal 48
- Spiegelsaantal 8
- Slingersaantal 12
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelkastenaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Betaalterminalsaantal 3
- Verlengsnoerenaantal 12
- Stekkerdozenaantal 12
- Oplaadstationsaantal 2
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 16
- Ledspotsaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 12
Keuken
- Thermoskannenaantal 8
- Waterkannenaantal 8
- IJsblokjesbakkenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Keukentangenaantal 6
- Serveerschalenaantal 16
- Opscheplepelsaantal 8
- Afwasteiltjesaantal 4
Schoonmaak
- Stofzuigersaantal 2
- Bezemsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Printmateriaal
- Standnummerbordenaantal 24
- Routebordenaantal 12
- Programmaflyersaantal 500
- Plattegrondenaantal 400
- Naamkaartjesaantal 40
- Prijskaartjesaantal 200
- Registratieformulierenaantal 100
Kantoorartikelen
- Klembordenaantal 8
- Balpennenaantal 30
- Watervaste stiftenaantal 24
- Plakbandaantal 12
- Dubbelzijdige tapeaantal 8
- Scharenaantal 8
- Nietmachinesaantal 4
- Nietjesaantal 8
- Etikettenaantal 300
- Contantgeldbakjesaantal 4
Veiligheid
- Kabelmattenaantal 20
- Afzetpalenaantal 12
- Afzetlintaantal 6
- Werkhandschoenenaantal 12
- Zaklampenaantal 6
- Regencapesaantal 20
Afval
- Afvalbakkenaantal 12
- Papiercontainersaantal 4
- Glasbakkenaantal 4
- Kratten voor retourgoedaantal 12
Tips
- Bevestig standhouders uiterlijk twee weken vooraf en vraag meteen hun afmetingen, stroombehoefte en aankomsttijd. Daarmee voorkom je dat de plattegrond op de opbouwdag opnieuw moet worden gemaakt.
- Plan de plattegrond vóór je standnummers toewijst. Houd ruimte vrij voor looppaden, kassatafels, transportkarren en eventuele partytenten; een extra doorgang van ongeveer 1,2 meter voorkomt opstoppingen.
- Leg de betaal- en kassaprocedure minstens één week vooraf vast. Test iedere betaalwijze, wijs per kassatafel een verantwoordelijke aan en leg de contactlijst en instructies geprint klaar.
- Controleer het printwerk drie dagen voor de markt: routeborden, naamkaartjes, prijskaarthouders en de standhoudersbrief. Neem reservepapier, tape en stiften mee voor last-minute wijzigingen.
- Maak de materiaalcontrole niet alleen op aantallen, maar ook op gebruik. Tel bijvoorbeeld tafels, klapstoelen, kledingrekken, herbruikbare bekers en koffiekopjes apart en plan voor elk zwaar onderdeel een transportkar of tweede persoon.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een designmarkt organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 10 weken vooraf met leveranciers, vergunningen en standhouders. Verstuur uitnodigingen en promotiebeelden ongeveer 4 tot 6 weken voor de markt en maak de definitieve plattegrond in de laatste 2 weken.
- Wat moet ik regelen voor standhouders op een designmarkt?
- Bevestig per standhouder de deelname, standafmetingen, aankomsttijd, betaalafspraken en eventuele dieetwensen. Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf de standhoudersbrief met standnummer, route, opbouwtijd en contactgegevens.
- Wanneer maak je de plattegrond van een designmarkt?
- Maak een eerste plattegrond zodra de deelnemerslijst voor ongeveer 80 procent vaststaat, meestal 3 weken vooraf. Bevries de definitieve indeling 7 dagen voor de markt, zodat routeborden en standnummers op tijd kunnen worden gedrukt.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een designmarkt?
- Reserveer minimaal 3 uur voor de opbouw van marktkramen, tafels, kledingrekken, displaykubussen en kassatafels. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor een controle van bewegwijzering, betaalpunten, servies en looppaden voordat bezoekers binnenkomen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!