Cómo organizar un festival de cine sin fallos de última hora

Organizar un festival de cine requiere coordinar películas, permisos, público y tecnología en un orden concreto. Empieza por cerrar el programa y comprobar los derechos de exhibición; después reserva el espacio y el equipo necesario. Durante las semanas previas, gestiona inscripciones, catering, señalización y voluntarios. La última semana debe centrarse en probar los vídeos, revisar subtítulos, preparar copias de seguridad y dejar claro quién hace cada tarea el día del festival.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Organizar el programa de cine
2 personas
2
Recopilar archivos de vídeo
2 personas
3
Revisar los derechos de exhibición
4
Reservar el lugar
5
Reservar proyector y pantalla
6
Pedir el catering
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Publicar el programa en línea
11
Diseñar la señalización
12
Preparar acreditaciones
2 personas
13
Imprimir las entradas
14
Escribir los textos de presentación
15
Preparar las introducciones de la película
2 personas
16
Planificar una prueba técnica
17
Comprobar formatos de vídeo
2 personas
18
Revisar los subtítulos
19
Programar voluntarios
20
Imprimir el plan de trabajo
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Hacer la compra
2 personas
23
Crear copias de seguridad de las películas
24
Recoger el equipo
2 personas
25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Comprobar la sala
2 personas
27
Montar mesas
3 personas
28
Colocar las sillas
4 personas
29
Montar la pantalla de proyección
2 personas
30
Conectar el proyector
2 personas
31
Conectar el sonido
2 personas
32
Realizar prueba técnica
2 personas
33
Ajustar la iluminación
2 personas
34
Montar el mostrador de entrada
2 personas
35
Montar el buffet de catering
3 personas
36
Enfriar las bebidas
2 personas
37
Preparar aperitivos
3 personas
38
Colgar señalización
2 personas
39
Preparar los programas
40
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

41
Dar la bienvenida a los invitados de entrada
3 personas
42
Marcar las inscripciones
2 personas
43
Repartir programas
2 personas
44
Dar el discurso de apertura
45
Empezar la primera película
46
Coordinar la proyección de la película
2 personas
47
Abrir el buffet del descanso
3 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Recoger preguntas del público
51
Recibir a los cineastas
2 personas
52
Moderación del panel de debate
2 personas
53
Anunciar la segunda película
54
Empezar la segunda película
55
Acompañar la segunda función
2 personas
56
Preparar el bufé de la noche
3 personas
57
Servir los aperitivos de la noche
3 personas
58
Anunciar la tercera película
59
Iniciar la tercera película
60
Acompañar la tercera proyección
2 personas
61
Recoger la opinión del público
2 personas
62
Anunciar el premio del público
63
Pronunciar las palabras de cierre
64
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

65
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
66
Recoger la vajilla
3 personas
67
Clasificar residuos
3 personas
68
Apagar el equipo
2 personas
69
Guardar el proyector de forma segura
2 personas
70
Desmontar los sistemas de sonido
2 personas
71
Retirar sillas y mesas
4 personas
72
Limpiar la sala
4 personas
73
Comprobar los baños
74
Retirar la decoración
2 personas
75
Recoger el material prestado
2 personas
76
Cerrar el recinto
2 personas
77
Devolver el equipo
2 personas
78
Guardar la catering sobrante
79
Limpiar materiales reutilizables
2 personas
80
Devolver las llaves del recinto

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 10
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de entrada
Taburetescant. 6

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilescant. 2
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Mesa de mezclas
Memorias USBcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4
Soportes para portátilescant. 2

Iluminación

Paneles LEDcant. 4
Lámparas de piecant. 4
Filtros de luzcant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Cuencos de serviciocant. 12
Bandejas de servircant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Cubetas para lavarcant. 3

Decoración

Claquetascant. 2
Decoración de rollo de películacant. 4
Alfombra roja
Sacacorchoscant. 4
Mantelescant. 10
Arreglos floralescant. 6
Photowall
Estrellas de cinecant. 30

Limpieza

Aspiradora
Sets de escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Papeleracant. 6
Paños de microfibracant. 12

Catering

Compras

Material impreso

Folletos del programacant. 140
Entradascant. 140
Credencialescant. 30
Portabadgescant. 30
Rotuladorescant. 12
Bolígrafoscant. 30
Papel A4cant. 2
Papeletascant. 150
Carteles direccionalescant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Masilla adhesivacant. 4

Seguridad

Linternascant. 4
Bateríascant. 12
Alfombrillas para cablescant. 8
Alfombrillas antideslizantescant. 6
Mantas ignífugascant. 2

Consejos

Cierra el programa antes de publicar invitaciones. Comprueba los derechos de exhibición de cada película y reúne los archivos de vídeo con suficiente antelación para no descubrir problemas cuando ya estén impresas las entradas.
Haz una prueba técnica completa al menos 7 días antes. Reproduce cada archivo en el portátil que usarás, revisa el formato, los subtítulos, el sonido y las conexiones HDMI; guarda además una copia de seguridad en una memoria USB.
Reserva el espacio, el proyector, la pantalla y los altavoces como un único bloque. Prevé cables alargadores, regletas, adaptadores HDMI y cinta gaffer: suelen olvidarse y son imprescindibles para montar una instalación segura.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes. Con esa cifra puedes ajustar el catering, preparar acreditaciones y entradas, y organizar la mesa de entrada sin improvisar.
Asigna voluntarios por franjas horarias y entrega un plan de trabajo impreso el mismo día. Abre el lugar con al menos 2 horas de margen para colocar sillas, probar la imagen y el sonido, preparar la señalización y resolver incidencias antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cine?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para cerrar el programa, revisar derechos y reservar el espacio y el equipo. Reserva la última semana para la prueba técnica, las copias de seguridad y la coordinación de voluntarios.
¿Cuándo hay que hacer la prueba técnica de un festival de cine?: Haz una prueba completa al menos 7 días antes y otra comprobación breve el día del festival. Reproduce todas las películas, verifica subtítulos, sonido, proyector, pantalla, micrófonos y conexiones.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones y pedir el catering?: Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes, incluyendo las preferencias dietéticas. Pide el catering con ese recuento confirmado y deja margen para preparar mesas, platos, vasos y cubiertos.
¿Cuánto tiempo antes hay que abrir el lugar para un festival de cine?: Abre el lugar al menos 2 horas antes de la llegada del público. Ese tiempo permite montar el equipo, colocar la señalización, probar la proyección, preparar acreditaciones y revisar la mesa de entrada.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.