LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Filmfestival organiseren: checklist en planning

Een filmfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen films kiezen en een projector neerzetten. Je moet vertoningsrechten, filmformaten en ondertiteling controleren, terwijl locatie, catering en bezoekersregistratie op elkaar aansluiten. Begin met het programma en werk daarna toe naar techniek, communicatie en de filmdag zelf. Plan uiterlijk enkele dagen vooraf een volledige technische test en maak meerdere back-ups van alle filmbestanden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Filmprogramma samenstellen

    2 personen

  • Filmbestanden verzamelen

    2 personen

  • Vertoningsrechten controleren

  • Locatie reserveren

  • Projector en scherm reserveren

  • Catering bestellen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Programma online publiceren

  • Bewegwijzering ontwerpen

  • Naambadges voorbereiden

    2 personen

  • Toegangskaarten printen

  • Presentatieteksten schrijven

  • Filmintroducties voorbereiden

    2 personen

  • Technische test plannen

  • Filmformaten controleren

    2 personen

  • Ondertiteling controleren

  • Vrijwilligers inplannen

  • Draaiboek printen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Filmback-ups maken

  • Apparatuur ophalen

    2 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Zaal controleren

    2 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Projectiescherm opbouwen

    2 personen

  • Projector aansluiten

    2 personen

  • Geluid aansluiten

    2 personen

  • Technische test uitvoeren

    2 personen

  • Licht instellen

    2 personen

  • Entreebalie inrichten

    2 personen

  • Cateringbuffet inrichten

    3 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Bewegwijzering ophangen

    2 personen

  • Programma's klaarleggen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

Event

  • Entreegasten verwelkomen

    3 personen

  • Aanmeldingen afvinken

    2 personen

  • Programma's uitdelen

    2 personen

  • Openingswoord verzorgen

  • Eerste film starten

  • Filmvertoning begeleiden

    2 personen

  • Pauzebuffet openen

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Publieksvragen verzamelen

  • Filmmakers ontvangen

    2 personen

  • Panelgesprek begeleiden

    2 personen

  • Tweede film aankondigen

  • Tweede film starten

  • Tweede vertoning begeleiden

    2 personen

  • Avondbuffet klaarzetten

    3 personen

  • Avondhapjes serveren

    3 personen

  • Derde film aankondigen

  • Derde film starten

  • Derde vertoning begeleiden

    2 personen

  • Publieksstemming verzamelen

    2 personen

  • Publieksprijs bekendmaken

  • Afsluitend woord verzorgen

  • Bezoekers uitgeleiden

    3 personen

Nazorg

  • Overgebleven eten koelen

    2 personen

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Afval sorteren

    3 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Projector veilig opbergen

    2 personen

  • Geluidssystemen afbouwen

    2 personen

  • Stoelen en tafels opruimen

    4 personen

  • Zaal schoonmaken

    4 personen

  • Toiletten controleren

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Geleende materialen verzamelen

    2 personen

  • Locatie afsluiten

    2 personen

  • Apparatuur retourneren

    2 personen

  • Overgebleven catering opslaan

  • Herbruikbare materialen reinigen

    2 personen

  • Locatiesleutels retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 120
  • Tafelsaantal 10
  • Buffettafelsaantal 3
  • Entreetafel
  • Krukkenaantal 6

Apparatuur

  • Projector
  • Projectiescherm
  • Laptopsaantal 2
  • HDMI-kabelsaantal 3
  • HDMI-adaptersaantal 3
  • Speakersaantal 2
  • Microfoonsaantal 2
  • Mengpaneel
  • USB-sticksaantal 3
  • Verlengsnoerenaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Gaffer tapeaantal 4
  • Laptopstandaardsaantal 2

Verlichting

  • LED-panelenaantal 4
  • Staande lampenaantal 4
  • Lichtfiltersaantal 4

Servies

  • Waterglazenaantal 120
  • Wijnglazenaantal 80
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Bordenaantal 120
  • Dessertbordjesaantal 120
  • Vorkenaantal 120
  • Messenaantal 120
  • Lepelsaantal 120
  • Opscheplepelsaantal 12
  • Serveerkommenaantal 12
  • Serveerschalenaantal 10

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Koelboxenaantal 4
  • Thermoskannenaantal 6
  • Snijplankenaantal 4
  • Koksmesaantal 4
  • Tangenaantal 6
  • Serveertraysaantal 8
  • Afwasteiltjesaantal 3

Decoratie

  • Filmklappersaantal 2
  • Filmrol decoratieaantal 4
  • Rode loper
  • Kurkentrekkeraantal 4
  • Tafelkledenaantal 10
  • Bloemstukkenaantal 6
  • Fotowand
  • Filmsterrenaantal 30

Schoonmaak

  • Stofzuiger
  • Bezemsetsaantal 2
  • Dweilenaantal 2
  • Emmersaantal 3
  • Afvalbakkenaantal 6
  • Microvezeldoekenaantal 12

Catering

  • Boodschappen

Printmateriaal

  • Programmafoldersaantal 140
  • Toegangskaartenaantal 140
  • Naambadgesaantal 30
  • Badgehoudersaantal 30
  • Stiftenaantal 12
  • Pennenaantal 30
  • A4-papieraantal 2
  • Stembriefjesaantal 150
  • Pijlbordenaantal 12
  • Plakbandaantal 6
  • Kleefgumaantal 4

Veiligheid

  • Zaklampenaantal 4
  • Batterijenaantal 12
  • Kabelmattenaantal 8
  • Antislipmattenaantal 6
  • Branddekensaantal 2

Tips

  • Plan de technische test minimaal 3 dagen vooraf. Test elke film vanaf de laptop waarop je hem vertoont, inclusief beeldverhouding, geluid, ondertiteling, HDMI-kabels en adapters.
  • Controleer vertoningsrechten voordat je het programma publiceert. Leg per film vast welke toestemming geldt en bewaar de bestanden op minstens 2 verschillende USB-sticks of andere opslaglocaties.
  • Maak de bezoekersstroom vooraf concreet: zet een entree- en buffettafel klaar, print toegangskaarten en naambadges en hang bewegwijzering op bij de ingang, zaal en toiletten.
  • Plan vrijwilligers per tijdsblok van 2 tot 3 uur. Wijs vooraf iemand aan voor ontvangst, iemand voor techniek en iemand die het programma bewaakt; zo blijft de vertoning doorgaan als een taak uitloopt.
  • Houd bij catering rekening met het volledige programma, niet alleen met de pauze. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf en zet waterglazen, servies en opscheplepels klaar voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmfestival organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het programma, de locatie en de vertoningsrechten. Reserveer projector, scherm en geluidsapparatuur zodra de datum vaststaat.
Wanneer moet ik de vertoningsrechten voor films regelen?
Regel de rechten voordat je uitnodigingen verstuurt of het programma online publiceert, bij voorkeur uiterlijk 6 weken vooraf. Controleer daarna opnieuw of alle afgesproken films en versies kloppen.
Hoeveel tijd kost een technische test voor een filmfestival?
Plan minimaal 2 uur voor een programma van maximaal 5 films en voeg per extra film ongeveer 20 minuten toe. Test beeld, geluid, ondertiteling, aansluitingen en een back-upbestand op dezelfde locatie.
Wanneer moet ik dieetwensen en aanmeldingen verzamelen?
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 5 dagen voor het festival. Geef het definitieve aantal bezoekers en speciale maaltijden daarna door aan de cateraar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!