Zo organiseer je een filmfestival zonder losse eindjes

Begin niet met posters of kaartverkoop, maar met de festivaldatum, het programma en de locatie. Controleer daarna per film de vertoningsrechten en test alle bestanden, ondertitels en aansluitingen ruim voor de eerste bezoekers komen. Werk vervolgens het schema, de publieksinformatie, catering en vrijwilligersbezetting uit. Op de dag zelf draait veel om doorstroming: ontvangst, bewegwijzering, zaalwissels, pauzes en een reserveplan voor techniek moeten vooraf duidelijk zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum vastleggen
2 personen
2
Programma en films selecteren
3 personen
3
Filmrechten controleren
2 personen
4
Vertoningsschema opstellen
2 personen
5
Locatie en zalen reserveren
2 personen
6
Projectieapparatuur reserveren
7
Catering reserveren
8
Programmatekst schrijven
2 personen
9
Poster en flyer ontwerpen
10
Online inschrijving openen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Flyers verspreiden
3 personen
13
Aanmeldingen verwerken
14
Dieetwensen verzamelen
15
Vrijwilligers werven
2 personen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Toegankelijkheid controleren
2 personen
18
Nooduitgangen controleren
2 personen
19
Filmtrailers verzamelen
20
Film- en ondertitelbestanden testen
2 personen
21
Presentatieteksten voorbereiden
22
Naambadges voorbereiden
2 personen
23
Bewegwijzering ontwerpen
24
Publieksinformatie versturen
25
Boodschappenlijst controleren
2 personen
26
Voorraad kantoorartikelen controleren
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Filmbestanden lokaal opslaan
2 personen
29
Apparatuur naar locatie brengen
3 personen
30
Zaalindeling uitzetten
3 personen
31
Tafels opstellen
3 personen
32
Stoelen opstellen
5 personen
33
Projectiescherm plaatsen
2 personen
34
Projector aansluiten
2 personen
35
Geluid aansluiten
2 personen
36
Verlichting instellen
2 personen
37
Filmprogramma klaarzetten
2 personen
38
Technische doorloop uitvoeren
3 personen
39
Cateringruimte inrichten
3 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Koffiepunt inrichten
2 personen
42
Hapjes klaarzetten
3 personen
43
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
44
Programmafolders neerleggen
2 personen
45
Bewegwijzering ophangen
2 personen
46
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

47
Registratiebalie bemannen
3 personen
48
Bezoekers ontvangen
4 personen
49
Programmafolders uitdelen
2 personen
50
Filmfestival openen
2 personen
51
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
52
Eerste film starten
2 personen
53
Projectie tijdens film bewaken
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Koffie en thee serveren
2 personen
56
Hapjes serveren
3 personen
57
Pauzeruimte netjes houden
2 personen
58
Tweede film aankondigen
59
Tweede film starten
2 personen
60
Publieksvragen begeleiden
2 personen
61
Derde film aankondigen
62
Derde film starten
2 personen
63
Toiletten tussendoor controleren
2 personen
64
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen
65
Filmfestival afsluiten
2 personen
66
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

67
Apparatuur uitschakelen
2 personen
68
Overgebleven catering koelen
2 personen
69
Servies verzamelen
3 personen
70
Afval sorteren
3 personen
71
Zaal opruimen
5 personen
72
Tafels en stoelen stapelen
4 personen
73
Apparatuur inpakken
3 personen
74
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
75
Toiletten schoonmaken
2 personen
76
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
77
Locatie opleveren
2 personen
78
Gehuurde apparatuur retourneren
3 personen
79
Restanten opruimen
2 personen
80
Gevonden voorwerpen registreren
81
Bezoekers informeren over gevonden voorwerpen
82
Facturen en bonnetjes archiveren
83
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 170
Klaptafelsaantal 14
Ontvangstbalie
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopaantal 2
Externe harde schijfaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Pauzeklok

Servies

Glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Mokkenaantal 50
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 14
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Dienbladenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Afwasteilenaantal 8

Decoratie

Filmfestivalpostersaantal 12
Programmapostersaantal 8
Rode loper
Filmklapper
Filmrollen als decoratieaantal 4
Tafelkledenaantal 14
Themalampenaantal 6
Fotowand

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg eerst de speelduur, pauzes en zaalcapaciteit vast. Plan per zaal enkele minuten wisseltijd, zodat een uitlopende presentatie niet meteen het hele schema verschuift.
Controleer filmrechten zodra de selectie voorlopig is. Wacht niet tot de flyer klaar is: zonder toestemming kan een film alsnog uit het programma vallen.
Test film- en ondertitelbestanden minstens 1 week vooraf op de daadwerkelijke laptop, projector, kabels en geluidsinstallatie. Neem de bestanden ook mee op een externe harde schijf.
Maak vrijwilligersdiensten van 2 tot 3 uur en wijs per zaal één verantwoordelijke aan. Die persoon bewaakt starttijden, microfoons, pauzeklok en publieksvragen.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week voor het festival en stuur publieksinformatie enkele dagen vooraf. Vermeld daarin zaalindeling, bereikbaarheid, toegankelijkheid en wanneer bezoekers hun naambadge ophalen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een filmfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Dan heb je tijd om films te selecteren, rechten te controleren, zalen en projectieapparatuur te reserveren en vrijwilligers te werven.
Wanneer moet je filmrechten voor een festival regelen?: Controleer de rechten direct na de voorlopige filmselectie en rond ze minimaal 6 tot 8 weken voor het festival af. Zo houd je tijd over om een vervangende film te kiezen als toestemming ontbreekt.
Hoeveel tijd moet je tussen films plannen?: Plan meestal 15 tot 30 minuten tussen twee vertoningen in dezelfde zaal. Reken extra tijd als bezoekers moeten wisselen van zaal, de projector opnieuw moet worden ingesteld of er een presentatie voor de film is.
Wanneer moet je de techniek van een filmfestival testen?: Doe een volledige test minimaal 1 week vooraf en herhaal de controle op de opbouwdag. Test elke film, ondertiteling, HDMI-adapter, microfoon en geluidsniveau met de apparatuur die je daadwerkelijk gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.