Organiser un festival du film sans rater les étapes clés

Un festival du film se prépare d’abord sur le papier, puis dans les salles. Commencez par fixer la date, choisir le programme et vérifier les droits de diffusion avant de communiquer. Réservez ensuite les lieux, le matériel de projection et les prestations nécessaires, puis ouvrez les inscriptions. Les derniers jours servent surtout aux tests techniques, à l’accueil des bénévoles et à la transmission des informations pratiques au public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du festival
2 personnes
2
Sélectionner le programme et les films
3 personnes
3
Vérifier les droits de diffusion du film
2 personnes
4
Établir le planning des représentations
2 personnes
5
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
6
Réserver le matériel de projection
7
Réserver le catering
8
Rédiger le texte du programme
2 personnes
9
Concevoir l’affiche et le flyer
10
Ouvrir les inscriptions en ligne
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Distribuer les flyers
3 personnes
13
Traiter les inscriptions
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Recruter des bénévoles
2 personnes
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
18
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
19
Rassembler les bandes-annonces
20
Tester les fichiers vidéo et de sous-titres
2 personnes
21
Préparer les textes de présentation
22
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
23
Concevoir la signalétique
24
Envoyer les informations au public
25
Vérifier la liste des courses
2 personnes
26
Vérifier le stock de fournitures de bureau
27
Faire les courses
3 personnes
28
Enregistrer les fichiers vidéo localement
2 personnes
29
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
30
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
31
Installer les tables
3 personnes
32
Installer les chaises
5 personnes
33
Installer l’écran de projection
2 personnes
34
Brancher le projecteur
2 personnes
35
Brancher le son
2 personnes
36
Régler l’éclairage
2 personnes
37
Préparer le programme de films
2 personnes
38
Réaliser la répétition technique
3 personnes
39
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Mettre en place le point café
2 personnes
42
Préparer les en-cas
3 personnes
43
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
44
Déposer les brochures du programme
2 personnes
45
Installer la signalétique
2 personnes
46
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

47
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
48
Accueillir les visiteurs
4 personnes
49
Distribuer les programmes
2 personnes
50
Ouvrir le festival de cinéma
2 personnes
51
Accompagner le public à la salle
3 personnes
52
Lancer le premier film
2 personnes
53
Surveiller la projection pendant le film
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Servir des amuse-bouches
3 personnes
57
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
58
Annoncer le deuxième film
59
Lancer le deuxième film
2 personnes
60
Animer les questions du public
2 personnes
61
Annoncer le troisième film
62
Lancer le troisième film
2 personnes
63
Vérifier les toilettes entre-temps
2 personnes
64
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
65
Clôturer le festival du film
2 personnes
66
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

67
Éteindre l’équipement
2 personnes
68
Refroidir le catering restant
2 personnes
69
Rassembler la vaisselle
3 personnes
70
Trier les déchets
3 personnes
71
Ranger la salle
5 personnes
72
Empiler les tables et les chaises
4 personnes
73
Emballer le matériel
3 personnes
74
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
75
Nettoyer les toilettes
2 personnes
76
Retirer la signalétique
2 personnes
77
Remettre le lieu en état
2 personnes
78
Retourner le matériel loué
3 personnes
79
Ranger les restes
2 personnes
80
Enregistrer les objets trouvés
81
Informer les visiteurs des objets trouvés
82
Classer les factures et les reçus
83
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tables pliantesqté 14
Accueil
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Disque dur externeqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Passe-câblesqté 12
Horloge de pause

Vaisselle

Verresqté 180
Tasses à caféqté 100
Tassesqté 50
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 14
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Plateauxqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Bacs à vaisselleqté 8

Décoration

Affiches du festival de cinémaqté 12
Affiches du programmeqté 8
Tapis rouge
Clap de cinéma
Bobines de film en décorationqté 4
Nappesqté 14
Lampes thématiquesqté 6
Mur photo

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balai et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Vérifiez les droits de diffusion avant de publier l’affiche ou d’ouvrir les inscriptions. Pour chaque film, conservez une confirmation écrite et contrôlez les conditions d’utilisation.
Bloquez les salles dès que le planning des représentations est défini. Prévoyez les temps d’installation, de pause et de sortie du public, pas seulement la durée des films.
Testez chaque fichier vidéo et chaque piste de sous-titres au moins 7 jours avant la première séance. Faites l’essai avec l’ordinateur, le projecteur, les câbles HDMI, les adaptateurs et les haut-parleurs réellement prévus.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par postes, avec un responsable identifiable pour l’accueil, la salle et la technique. Envoyez les consignes finales 48 heures avant le festival.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le nombre définitif au catering 3 à 5 jours avant l’événement. Préparez aussi les badges, la signalétique et les informations d’accès avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du film ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois pour un festival avec plusieurs séances. Ce délai permet de sécuriser les droits de diffusion, réserver les salles et le matériel, préparer la communication et recruter les bénévoles.
Quand faut-il vérifier les droits de diffusion d’un film ?: Vérifiez-les avant toute annonce publique, donc généralement 8 à 12 semaines avant le festival. Certains ayants droit demandent plusieurs échanges avant de confirmer l’autorisation et les conditions de projection.
Quand tester le projecteur et les fichiers vidéo ?: Effectuez un test complet au moins 7 jours avant la première séance, puis une vérification rapide le jour même. Contrôlez l’image, le son, les sous-titres, les câbles, les adaptateurs et une solution de secours sur disque dur externe.
Quand envoyer les informations pratiques aux spectateurs ?: Envoyez un premier message après l’inscription, puis un rappel 3 à 5 jours avant le festival. Indiquez les horaires, l’adresse, l’accès aux salles, les conditions d’accueil et l’heure recommandée d’arrivée.

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