So organisierst du ein Filmfestival

Ein Filmfestival gelingt nicht allein durch eine gute Filmauswahl. Du brauchst früh Klarheit über Rechte, Räume, Technik und den zeitlichen Ablauf. Beginne mit Datum, Programm und Veranstaltungsort; danach folgen Anmeldung, Kommunikation und Helferplanung. In den letzten zwei Wochen testest du jede Film- und Untertiteldatei, prüfst die Projektion vor Ort und verschickst die wichtigsten Publikumsinformationen. So erkennst du technische und organisatorische Lücken, bevor das erste Publikum eintrifft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Festivaldatum festlegen
2 Personen
2
Programm und Filme auswählen
3 Personen
3
Filmrechte prüfen
2 Personen
4
Ablaufplan erstellen
2 Personen
5
Location und Räume reservieren
2 Personen
6
Projektionsausrüstung reservieren
7
Catering reservieren
8
Programmtext schreiben
2 Personen
9
Plakat und Flyer gestalten
10
Online-Anmeldung öffnen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Flyer verteilen
3 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
16
Freiwillige einteilen
2 Personen
17
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
18
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
19
Filmtrailer sammeln
20
Film- und Untertiteldateien testen
2 Personen
21
Präsentationstexte vorbereiten
22
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
23
Beschilderung entwerfen
24
Publikumsinformationen versenden
25
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
26
Bestand an Büromaterial prüfen
27
Einkaufen gehen
3 Personen
28
Filmdateien lokal speichern
2 Personen
29
Ausrüstung zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
30
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
31
Tische aufstellen
3 Personen
32
Stühle aufstellen
5 Personen
33
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
34
Projektor anschließen
2 Personen
35
Ton anschließen
2 Personen
36
Beleuchtung einrichten
2 Personen
37
Filmprogramm bereitstellen
2 Personen
38
Technische Generalprobe durchführen
3 Personen
39
Cateringbereich einrichten
3 Personen
40
Getränke kalt stellen
2 Personen
41
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
42
Snacks bereitstellen
3 Personen
43
Empfangstheke einrichten
2 Personen
44
Programmhefte auslegen
2 Personen
45
Beschilderung anbringen
2 Personen
46
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

47
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
48
Besucher empfangen
4 Personen
49
Programmhefte verteilen
2 Personen
50
Filmfestival eröffnen
2 Personen
51
Publikum in den Saal begleiten
3 Personen
52
Ersten Film starten
2 Personen
53
Projektion während des Films überwachen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
56
Snacks servieren
3 Personen
57
Pausenraum ordentlich halten
2 Personen
58
Zweiten Film ankündigen
59
Zweiten Film starten
2 Personen
60
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
61
Den dritten Film ankündigen
62
Dritten Film starten
2 Personen
63
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
64
Letzte Besucher begleiten
3 Personen
65
Filmfestival abschließen
2 Personen
66
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

67
Geräte ausschalten
2 Personen
68
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
69
Geschirr sammeln
3 Personen
70
Abfall trennen
3 Personen
71
Raum aufräumen
5 Personen
72
Tische und Stühle stapeln
4 Personen
73
Geräte einpacken
3 Personen
74
Cateringbereich reinigen
3 Personen
75
Toiletten reinigen
2 Personen
76
Beschilderung entfernen
2 Personen
77
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
78
Gemietete Geräte zurückgeben
3 Personen
79
Reste aufräumen
2 Personen
80
Fundgegenstände registrieren
81
Besucher über Fundsachen informieren
82
Rechnungen und Belege archivieren
83
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 170
KlappischeAnz. 14
Empfangstresen
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
LaptopAnz. 2
Externe FestplatteAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
Pausenuhr

Geschirr

GläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 100
TassenAnz. 50
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierschalenAnz. 14
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
TablettsAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
SpülwannenAnz. 8

Dekoration

Filmfestival-PosterAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 8
Roter Teppich
Filmklappe
Filmrrollen als DekorationAnz. 4
TischdeckenAnz. 14
ThemenlampenAnz. 6
Fotowand

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichterkettenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre die Filmrechte, bevor du Programmtexte, Plakate oder Flyer veröffentlichst. Plane für jeden ausgewählten Film einen eigenen Nachweis ein und halte fest, welche Vorführbedingungen gelten.
Reserviere Projektor, Leinwand, Laptop, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone sowie HDMI-Kabel und Adapter frühzeitig. Teste jede Datei einschließlich Untertiteln mindestens 7 Tage vor dem Festival auf genau dem Gerät, das später eingesetzt wird.
Lege den Ablauf mit Einlass, Begrüßung, Filmstart und Pausen minutengenau fest. Eine Pausenuhr hilft besonders dann, wenn mehrere Filme, Präsentationen oder Gespräche hintereinander stattfinden.
Schließe die Anmeldung spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Festival für die erste Cateringplanung ab. Erfasse Ernährungswünsche separat und rechne Sitzplätze, Gläser, Tassen, Teller und Besteck nach der erwarteten Besucherzahl zuzüglich etwa 10 Prozent Reserve.
Plane die Freiwilligen nicht nur für den Einlass ein. Du brauchst zusätzlich Personen für Saal, Technik, Wegweisung und Pausen; gib allen spätestens 48 Stunden vorher Schicht, Treffpunkt und Notfallkontakt schriftlich durch.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Filmfestival organisieren?: Beginne mindestens 3 bis 6 Monate vorher mit Datum, Programm, Filmrechten und Location. Technik, Catering und Freiwillige solltest du spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin verbindlich planen.
Wann muss ich die Filmrechte für ein Festival klären?: Kläre die Rechte, bevor du einen Film öffentlich ankündigst oder Anmeldungen öffnest. Rechne für Rückfragen und Freigaben mit mindestens 4 Wochen Vorlauf, bei mehreren Rechteinhabern länger.
Wie viele Helfer braucht ein Filmfestival?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für die Gesamtkoordination, eine für die Technik und je eine Person für Einlass, Saal und Wegweisung pro Schicht ein. Bei Pausen oder parallelen Räumen brauchst du pro zusätzlichem Bereich mindestens eine weitere Person.
Wann sollte man die Filmdateien und Untertitel testen?: Teste alle Dateien mindestens 7 Tage vor dem Festival auf Projektor, Laptop und Lautsprechern vor Ort. Wiederhole den Test am Veranstaltungstag mit der tatsächlichen Verkabelung und halte eine zweite Kopie auf einer externen Festplatte bereit.

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